lunes, 27 de julio de 2015

Reportes Contabilidad de mayor utilidad: Reportes Cámaras

·         Contabilidad > Reportes > Reportes cámaras



En la carpeta de “Reportes Cámaras” se encuentra un resumen de algunos de los reportes más usados por los usuarios.

1.      Auxiliar contable”.
Forma que permite la consulta relacionando varios parámetros, permitiendo clasificar los comprobantes asentados o los de cualquier estado.

2.      Ejecución presupuestal por centros de costos entre periodos”.
En sus parámetros de búsqueda permite consultar por fondos y en rango de periodos, escoger el tipo, y un rango de centro de costos. Refleja el centro de costos, el nombre del mismo, el presupuestado, el aprobado, saldo anterior ejecutado, ejecutado, el porcentaje de ejecución y el saldo por ejecutar; totalizando el presupuestado y el ejecutado.

3.      Estado de resultado P y G”.
Refleja la clase, grupo, cuenta y subcuenta, el saldo anterior y final en un periodo determinado.

4.      Resumen de movimientos bancarios entre fechas”.
Refleja el nombre de la cuenta, la sucursal, el fondo, número de cuenta, ingresos, egresos y el saldo total entre fechas.

5.      P y G a corte de periodo (no acumulado)”.
Refleja el estado financiero de la empresa en un periodo determinado, permitiendo al usuario consultar por fondo y escoger el nivel. A diferencia del “P y G a corte periodo”, este reporte permite consultar un mes especifico sin tener en cuenta los saldos de los meses anteriores y de esta forma mostrar solo lo correspondiente al periodo de consulta.

6.    “Balance general cámaras.”
Refleja la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Mostrando de forma más detallada lo correspondiente al informe, tal como: la clase, la cuenta, movimiento débito y crédito. Cabe aclarar que para que este estado financiero muestre los saldos iniciales es necesario colocar como fecha inicial “201415” y así mismo traiga las cuentas de patrimonio.

sábado, 25 de julio de 2015

Descargar informe en excel de Diario contable por periodo

En la contabilidad por lo general la información se busca consolidada o resumida. En aquellos casos en los que se requiera el detalle de los movimientos, el reporte de Libro Diario* resulta una herramienta útil para obtener dicha información. Sin embargo, dependiendo de la cuenta y el mes que se intente consultar, algunas veces la cantidad de registros que puede devolver el sistema ascienden a cientos de miles de registros. Este tipo de consultas requieren de una gran cantidad de tiempo y recursos del sistema por lo que se puede obtener una respuesta como la siguiente:


Para poder afrontar este tipo de requerimientos se ha habilitado la opción de exportar a excel la información solicitada.

La ruta para acceder a la opción es: Contabilidad > Reportes > Reportes Cámaras > Movimiento diario por periodo


En la pantalla se podrán especificar rangos de periodos y cuentas.

Al darle en el botón "Descargar Información" el informe se generará (de haber movimientos para la cuenta en el periodo) y al terminar se descargará automáticamente el archivo de excel.


(*) Contabilidad > Reportes > Libros > Libros oficiales > Libro Diario

viernes, 24 de julio de 2015

Nuevo Reporte Nómina: Certificado Laboral

Este documento podrá ser utilizado como un soporte en el que se hace constar el tiempo por el que ha estado inscrito el empleado en la empresa, el cargo desempeñado, el tipo de contrato y el salario devengado.


La ruta para generar este certificado es la siguiente: 

















Al ingresar a la ruta se le generará un documento como el siguiente:




jueves, 23 de julio de 2015

Forzar impuestos para causaciones con orden

Al causar un documento en el JSP7 desde el módulo de proveedores se puede escoger si la transacción tiene asociado una orden o no. Cuando se aplica una orden los impuestos son calculados automáticamente por el Motor de impuestos del JSP7 que identifica cuáles son las cuentas, valores y bases de los impuestos involucrados basándose una gran cantidad de parámetros como los artículos de la orden, las actividades del proveedor y su prioridad tributaria, así como los descuentos de tesorería. Todos estos parámetros debe estar creados de manera correcta para que el motor de impuestos pueda resolver la información contable perfectamente. Es una labor común en los primeros meses de montaje del JSP7, que se necesite afinar los parámetros que puedan estar afectando algún cálculo de un impuesto.

Hasta ahora el cálculo del Motor de impuestos era obligatorio para todas las causaciones con orden, de manera no se tuvieran nunca en cuenta los impuestos que se escogieran manualmente; sin embargo, con la idea de volver más dinámico el proceso, se ha habilitado la posibilidad de forzar el uso de estos impuestos sobre los del Motor de impuestos.

Esta opción tiene que habilitarse por un usuario administrador en la ruta: Proveedores > Administración > Definición de parámetros.




Una vez habilitada la opción, en la ventana de Impuestos de la pantalla de grabación de facturas y cuentas de cobro, aparecerá una nueva opción:



El siguiente video muestra un ejemplo de su uso:



Esta opción es muy útil cuando por alguna razón sea necesario que dejen de aplicarse retenciones o que se apliquen impuestos diferentes a los previstos al realizar la orden.

Se debe aclarar que en todo caso no se debe abusar de esta opción, un gran beneficio del JSP7 radica en el uso de las plantillas que arman automáticamente el comprobante. Es altamente recomendable que la labor de afinación de parámetros se haga para que no se degraden las contabilizaciones a un procedimiento manual.

viernes, 17 de julio de 2015

Nuevo Reporte Tesorería: Comprobantes de egresos entre fechas

Este reporte revela los comprobantes de egreso de una empresa organizado por fondos entre fechas; muestra la fecha del comprobante, el número del egreso, el número de cheque, una breve descripción, el beneficiario y el valor del egreso.



Para generar este reporte se acceder a la siguiente ruta:

Tesorería > Reportes > R. Egresos > Comprobantes de egresos entre fecha


Al ingresar a la ruta se encuentra con la siguiente forma:


En donde debe insertar la fecha inicial, la fecha final y el estado del comprobante que según el caso puedes ser (A) Asentado, (G) Grabado o (X) Anulado; al llenar todos los campos le da clic en el botón verde generar y le muestra un reporte como el siguiente:


miércoles, 15 de julio de 2015

Nuevo Reporte Sistema: Listado de nits

Este nuevo reporte muestra todos los NITS que han sido creados por la empresa, identifica si su naturaleza es NIT o Cédula de Ciudadanía, indica el número de identificación, dígito, nombre, dirección, teléfono, país, ciudad y si este se encuentra o no activo.

Para acceder a este reporte debe ingresar por la siguiente ruta:


Sistema > Reportes > R. listado De Nits


Al generar el reporte se encuentra con lo revelado en la siguiente imagen:


martes, 14 de julio de 2015

Nuevo Reporte Presupuesto: Movimiento de presupuesto detallado

Este reporte revela los movimientos presupuestales de una empresa entre periodos a un rango de cuentas. Dicho reporte muestra de manera detallada la clase, el número, la secuencia del comprobante, la cuenta, el centro de costo, el NIT, el nombre del NIT, los requerimientos de las cuentas, el saldo (sea débito o crédito), la descripción del detalle, tipo de ejecución(C: contable, O: por una orden), la fecha, proyecto y el rubro.


La ruta que debe seguir para generar este reporte es la que se muestra a continuación:

Presupuesto privado > Reportes > R. Movimiento de presupuesto detallado


Al ingresar a la ruta le aparece forma que se muestra a continuación:


Para acceder a la generación del  reporte debe llenar los campos que aparecen en la anterior forma, estos campos son el código de la empresa, el periodo inicial, el periodo final, la clase a la cual pertenece el comprobante ya sea (01) ingresos, (02) egresos, (03) cuentas por pagar, (04) distribución de nómina, etc. Según sea el caso, se debe indicar la cuenta inicial y la cuenta final.

El reporte generado es como se muestra a continuación:


Nuevo Reporte Nómina: Acumulado por contratos

Este nuevo reporte revela los conceptos que han sido pagados a un empleado entre dos periodos; muestra el código, el concepto, la cantidad de horas, los devengados y las deducciones realizadas a los empleados.

La ruta para acceder a este reporte es:

Nómina > Reportes > Pagos por contrato espec > Acumulados por contrato 


Se encontrara con la forma mostrada a continuación:


En la cual debe llenar cada uno de los campos en ella requeridos, al terminar de llenar los campos le da click en el botón generar donde le muestra el siguiente reporte:





martes, 7 de julio de 2015

Guía de pantallas del Proceso de solicitud de compras y servicios

La siguiente guía no pretende hacer una explicación detallada de todas las pantallas involucradas sino ser una fuente de referencia del paso a paso de un proceso de compras y el pago de sus facturas. 




Pasos para realizar el proceso de compras:

1. Proceso de solicitud

1.1. Grabación Solicitud*:


Gestión de compras > Actualizaciones > Solicitudes internas > Grabación de solicitudes


1.2. Grabación de Requisiciones*:

Gestión de compras > Actualizaciones > Requisiciones > Generar requisición  

1.3. Aprobación de Requisiciones**:


Gestión de compras > Actualizaciones > Requisiciones > Aprobación de requisiciones


1.4. Se hace la generación automática de la orden:


1.4.1. Si es orden de compra*:


Gestión de compras > Actualizaciones > Ordenes de compra > Generación automática


1.4.1.1. Recibo de Mercancía: 


Gestión de compras > Actualizaciones > Recibos de mercancía > Recibos de mcia 


1.4.2. Si es orden de trabajo*:   


Gestión de compras > Actualizaciones > Ordenes de compra > Ordenes de trabajo > Generación automática ot 



2. Proceso de Gestión de Documentos para facturas:

2.1. Radicar documentos:


Gestión de compras > Actualizaciones > Flujo de gestión documental > Registro documental


2.2. Administración de gestiones:

Gestión de compras > Actualizaciones > Flujo gestión documental > Gestión documental

2.3. Si es de trabajo tienen Recibo de Satisfacción***: 



Gestión de compras > Actualizaciones > Seguimiento de solicitudes > Recibos  de Satisfacción por facturas 


2.4. Grabación de facturas****: 

Proveedores > Actualizaciones > Grabación de documentos > Facturas


2.5. Orden de Pago: 


Tesorería > Movimientos > Ordenes de pago > Grabación 


2.6. Comprobante de Egreso****:


Tesorería > Movimientos > Comprobantes > Egresos 

(*) Estos documentos pueden tener proceso de firmas aprobatorias.
 Las firmas se realizan en la ruta:  Gestión de compras > Actualizaciones > Notificación de autorización  > Gestión de autorización 

(**) Sólo si se parametrizaron usuarios aprobadores de requisiciones para el tipo de adquisición de la solicitud.

(***) La gestión debe estar en la instancia del recibo de satisfacción parametrizada en: Gestión de compras > Administración > Parámetros Flow > Parámetros de gestión > 
Parámetros de gestión de pago.
La persona que realiza el recibo de satisfacción puede ser el jefe de área del área de la solicitud y el encargado de compras parametrizado en: Gestión de compras > Administración > Parámetros generales

(****) Es necesario que la gestión se encuentre en la instancia adecuada.

sábado, 4 de julio de 2015

Apropiación presupuestal de los Otrosi


En el JSP7 la apropiación o tránsito de los rubros ocurre al momento de realizar una orden en compras. Esto indica que las órdenes de compra, trabajo y contratación son los equivalentes en el sistema a los documentos de disponibilidad presupuestal.

Al igual como ocurre con un contrato los otrosi también pueden apropiar dineros de un rubro por medio de una orden de contrato. El proceso para crear un otrosi y generar su orden de contrato en el JSP7 es el siguiente:

1. Crear una solicitud de tipo Acta de contrato. Las solicitudes se pueden realizar en la ruta: Gestión de compra > Actualizaciones > Solicitudes internas > Grabación de solicitudes.
Esta solicitud es exactamente igual a una solicitud normal con la diferencia de que cuando se escoge el tipo Acta de contrato se abrirá una ventana en la que se puede escoger el acta que se desea realizar. Allí se escoge la opción "otrosi" y abajo se digita el contrato.




Note que esta solicitud también puede tener proceso de firmas aprobatorias.

2. Generar otrosi. Una vez aprobada la solicitud del otrosi se puede realizar la modificación del contrato en la ruta: Contratación > Actualizaciones > Ejecución > Modificaciones.

En esta pantalla se especifica qué tipo de cambios se realizarán y se digita el contrato.



El otrosi dentro del sistema es otro contrato que referencia al contrato inicial.

3. Grabar orden de contrato. Una vez grabado el otrosi y si este modificó el valor se puede realizar una nueva orden de contrato en la ruta: Gestión de compras > Actualizaciones > Órdenes de contrato > Generación automática OCTR.
Al buscar en el campo del proceso de selección la lista de ayuda mostrará una 'S' en la columna de 'otrosi':



Este proceso se diferencia de una grabación de orden normal sólo en que muestra el valor del otrosi; pero por lo demás tanto la distribución presupuestal como el proceso de firmas aprobatorias se mantienen igual.


miércoles, 1 de julio de 2015

Error 723 en la generación de Comprobantes Contables de Nómina


Si cuando se generara un comprobante contable de nómina por medio de interfaz se presenta el siguiente mensaje de error al momento de guardar: “723 SP7.-723: La cuenta ----- no tiene rubro que ejecutar con el centro de costo ------ y proyecto , corresponde a que algún empleado no ha sido asociado al proyecto presupuestal.

Usted puede verificar cuáles empleados no están asociados al proyecto presupuestal ingresando a la siguiente opción:



Al ingresar a la forma

 
Si al presionar F9 no le muestra un listado de empleados es debido a que todos los empleados están relacionados al proyecto presupuestal, de lo contrario si se encuentra con una imagen como la siguiente, deberá relacionar a cada empleado con dicho proyecto presupuestal


Y relacionar a los empleados, para que queden de esta manera: