Administración de leyendas de factura de ventas

Al generar una factura de ventas es necesario incluir información útil para el cliente que le permitan causar la factura correctamente. Este texto depende de cada cámara y puede incluir números de resoluciones de la DIAN así como números de ordenanzas de cada municipio relacionadas al ICA, entre otra información.

Para incluir estos textos en el cuerpo de las factura se dispone de dos espacios parametrizables (Leyendas 1 y 2 de la siguiente imagen):

Ambas leyendas se parametrizan en la ruta:

Gestión de ventas > Administración > Leyenda de facturas

Al ingresar a la opción de leyenda de factura se encontrará con los espacios para digitar ambas leyendas:

Nuevo reporte Activos fijos: Historial de custodios por activos fijos

Este nuevo reporte le permite consultar los custodios que se le han sido asignados a un determinado activo fijo, la ruta para generar este reporte es la siguiente:

Al ingresar a la ruta se encontrará una pantalla como la que se muestra a continuación en la que deberá llenar el campo empresa y el código del activo fijo.

El reporte generado es como el que se muestra a continuación: 

Reportes Contabilidad de mayor utilidad: Movimientos

Los Siguientes son los reportes de mayor utilidad para obtener información de los movimientos contables:

 ·   Contabilidad > Reportes > Movimiento.

En la carpeta “Movimiento” los reportes más usados son:

1.       De una cuenta entre dos fechas.

2.       De una cuenta por fecha.

3.       Detallado por cuenta entre fechas.

4.       De un Nit.

5.       De un Nit por periodo.

Los reportes del 1 al 3 son utilizados mayormente para:

• Conciliar cajas.
• Ver los ingresos (o cualquier movimiento de una clase especifica o todas) realizados entre fechas o diariamente.

1.Reporte “De una cuenta entre dos fechas”.

Este reporte refleja los movimientos de una cuenta por una clase específica o todas, entre dos fechas; lo que quiere decir que puede consultar en un rango de días, por ejemplo:

Muestra el Nit y nombre, discrimina el saldo anterior de cada uno de los Nit, la fecha, la clase, el número del comprobante, el detalle, el movimiento débito o crédito y el saldo actual.

2.        Reporte “De una cuenta por fecha”.

Es un resumen diario de una cuenta específica, refleja el saldo al día anterior, los débitos y créditos y el saldo actual total del día que se consulte.

3. Reporte “Detallado por cuenta entre fechas”.

Refleja los mismos datos y movimientos que el anterior con la diferencia que No muestra el saldo anterior discriminado por Nit, sino que lo acumula por cuenta. También se puede consultar por rango de días.

4.  Reporte “De un nit”.

Permite consultar el movimiento de un Nit entre un rango de cuentas en un periodo determinado, mostrando el periodo, la clase, el número del comprobante, la fecha específica, la cuenta, el fondo, el documento, centro de costos (si lo tiene) y el movimiento débito o crédito. 

5. Reporte “De un nit por periodo”.

A diferencia del anterior éste lo puede consultar entre periodos; refleja el periodo, la clase, el número del comprobante, la fecha específica, centro de costos (si lo tiene) el fondo, la observación o descripción (si la tiene) y el movimiento débito o crédito.

Recomendación: Cuentas contables asociadas a tipo de adquisición

En un proceso de solicitud existe siempre un paso en el que se especifican las cuentas contables que se verán afectadas por la operación. A este paso en el sistema se le conoce como la Firma Presupuestal pues además de la contabilidad se verifica la disponibilidad de los rubros. Sin embargo, en algunos casos elegir las cuentas entre todo el plan de cuentas no resulta una buena práctica (que además podría llevar a errores). Por tanto y para facilitar el trabajo, antes de la firma presupuestal el proceso se va filtrando a través de dos parametrizaciones: los Tipos de Adquisición(*) y la Relación de Familias de artículos a Cuentas contables(**).

Los tipos de adquisición se ingresan en la grabación de solicitudes y existen para que el usuario pueda identificar su requerimiento sin necesitar de conocer el detalle contable y sin conocer nada de artículos de almacén. Como se puede ver en la siguiente imagen, para cada tipo de adquisición se agregan cuentas padre:

En este sentido la relación entre tipos de adquisición y las cuentas mayores es una equivalencia que funciona como un filtro para que las cuentas en la firma presupuestal no se escojan de todo el plan de cuentas sino sólo de los hijos de las cuentas mayores asociadas. Por ejemplo, si al tipo de adquisición "20" se le asocia las cuentas "5195" y "5135", las cuentas contables que saldrán en la firma presupuestal serán las hijas detalle de estas dos cuentas "Diversos" y "Servicios".

Por tanto es inteligente que las cuentas mayores no se escojan tan arriba del plan de cuentas pues mientras más arriba se empieza a apuntar a más cuentas. Es importante considerar no dejar asociadas cuentas de nivel 1, 2 y 3, sino 4 y de ser posible 5 y 6 solamente. Para esto por ejemplo, se pueden crear más tipos de adquisición. Por ejemplo, en el caso del tipo de adquisición "20", en lugar de usar 2 cuentas mayores se puede crear un nuevo tipo de adquisición que tome uno de las dos.

(*) Gestión de compras > Administración > Tipos de compra
(**) Almacén > Administración > Asociación de cuentas a artículos.

Presupuesto: Sobre los tránsitos negativos

Algunas veces al consultar el estado de un rubro se puede encontrar que tiene un tránsito negativo. Esto no se trata de un error del sistema sino del producto de malas prácticas al momento de contabilizar facturas, como por ejemplo, incluir cuentas de gasto a las contabilizaciones de facturas con orden (muy común en los primeros meses del año 2015). Este documento explica cómo consultar los valores apartados y los ejecutados del rubro para analizar si el saldo negativo es correcto.

Hay que recordar que el tránsito es la suma de todos los valores apartados por las órdenes que usaron un rubro concreto menos todas las ejecuciones que se hayan hecho a esas órdenes.

1-Consultar las apropiaciones: Para saber cuál es el valor apartado por las órdenes se usa la Consulta General de Presupuesto(*), se consulta por rubro y centro de costos y se da clic en el botón "Ver órdenes":

Es importante ubicarse en el registro del rubro detalle para que salgan las órdenes que buscamos. La consulta que se abre muestra los valores apropiados y ejecutados:

Es importante hacer notar que la consulta trae todas las órdenes pero para el cálculo se le debe descontar el valor de las órdenes anuladas y rechazadas (estados X y C respectivamente) a la suma del valor total.

2-Ahora se consulta la ejecución por órdenes del rubro. Esto se hace en la consulta de Ejecución por rubro entre periodos(**):

Es importante marcar que sólo se tengan en cuenta los movimientos de tipo orden. El total se debe restar a la apropiación calculada anteriormente. En el ejemplo de las pantallas el valor total de las órdenes es $21'977.240; pero se le deben descontar $120.000 por las órdenes anuladas y rechazadas, lo que da un valor apropiado de $21'857.240; por último si a este valor se descuentan los $16'192.671 de la ejecución por órdenes se obtienen los $5'664.569 que aparecen en la primera consulta como el tránsito.

Cuando el valor de las ejecuciones supera a la apropiación es necesario barrer los movimientos de esta pantalla para poder determinar en cuál comprobante se realizaron cambios de rubros o centros de costos. Este inconveniente se puede resolver de diversas formas, siendo las dos más comunes el Traslado de tránsito presupuestal y la causación parcial por notas. El Traslado de tránsito presupuestal es la opción más recomendable pero es necesario saber cuál rubro se ejecutó en lugar del correcto. La causación parcial por notas es la opción usada cuando no se pueda determinar el o los comprobantes con el problema, e implica causar algunos valores por contabilidad (de manera que no afecten el tránsito).

(*) Presupuesto > Consultas > Consulta general de presupuesto
(**) Presupuesto > Consultas > Ejecución por rubro entre periodos

Índice Temático de Vídeos

El siguiente índice organiza por módulos los temas de la parametrización y procesos de los  módulos contenidos en los videos del canal de Youtube.

1. Contabilidad

1.1. Clases de comprobante 

1.2. Tablero: formas de afectar la contabilidad (Asientos)

1.3. Plan de cuentas

1.4. Cuentas comprobante de cierre

1.5. Grabación de un comprobante inicial

1.6. Periodos contables

1.7. Continuación de grabación de comprobantes
1.8. Consulta de comprobante contable

2. Presupuesto

2.1. Definición de colores y ambientes presupuestales
2.2. Modificación de rubros presupuestales
2.3. Definición de proyectos presupuestales

2.4. Proceso de Grabación de presupuesto
2.4.1. Grabación de presupuesto anual
2.4.2. Aprobación del presupuesto anual
2.4.3. Reversión del presupuesto

2.5. Relación de rubros y cuentas contables
2.5.1. Relación de rubros y cuentas cuando la relación es directa
2.5.2. Relación de rubros y cuentas cuando la relación es correlativa

3. Tesorería

3.1. Parámetros iniciales
3.1.1. Entidades bancarias 
3.1.2. Sucursales bancarias 
3.1.3. Definición de chequeras 
3.1.4. Saldos iniciales de bancos 

3.2. Ejemplos de plantillas y su función en la interfaz contable

3.3. Proceso de pagos generales
3.3.1. Órdenes de pago (generales, reembolsos de caja menor y de nomina) 
3.3.2. Aprobación de ordenes de pago 
3.3.3. Comprobante de egreso 

3.4. Caja menor
3.4.1. Parámetros de caja menor 
3.4.2. Conceptos de caja menor 
3.4.3. Usuarios que aprueban los vales de caja menor 
3.4.4. Apertura de caja menor 
3.4.5. Grabación (comprobantes de caja menor)
3.4.6. Inicialización de la caja menor con un reembolso

4. Gestión de compras

4.1. Parámetros iniciales
4.1.1. Tipos de solicitudes
4.1.2. Áreas de trabajo
4.1.3. Relación entre áreas y jefes de áreas
4.1.4. Tipos de adquisición o compras
4.1.5. Parámetros generales

4.2. Tablero: solicitudes, requisiciones , órdenes (proceso general)

4.3. Parámetros del Workflow
4.3.1. Definición de firmas por fuentes
4.3.2. Usuarios por rangos de valores
4.3.3. Continuación definición de firmas por fuente
4.3.4. Imágenes de firmas por usuarios
4.3.5. Parámetros correo electrónico
4.3.6. Asociación de cuentas a artículos de mayor

4.4. Proceso de solicitud
4.4.1. Grabación de solicitudes
4.4.2. Grabación de requisiciones
4.4.3. Actualización de artículos
4.4.4. Generación automática de órdenes de compra o de trabajo

4.5. Parámetros de flujos de gestiones
4.5.1. Tableros: tipo de gestión
4.5.2. Tipos de gestión
4.5.3. Definición de instancias de gestiones de pago
4.5.4. Tablero: estados de una gestión dentro de una instancia
4.5.5. Secuencia de instancias por tipo de gestiones
4.5.6. Asignar usuarios a instancias
4.5.7. Parámetros generales de flujos de gestiones
4.5.8. Documentos a realizar recibos de satisfacción

4.6. Proceso de gestión
4.6.1. Registro documental (registro de gestión)
4.6.2. Gestión documental (administración de instancias)

4.7. Consultas importantes
4.7.1. Consulta General de Procesos de Solicitudes
4.7.2. Consulta de proceso de gestión de documentos

5. Proveedores

5.1 Tablero: conceptos iniciales de Proveedores 
5.2 Tipos de cuentas por pagar 
5.3 Actualización de proveedores 
5.4 Tipos de actividades económicas 
5.5 Continuación de actualización de proveedores 
5.6 Relación de actividades económicas con los impuestos 
5.7 Descuentos a aplicar en documentos 

5.8. Grabación y pago de facturas
5.8.1. Grabación de facturas
5.8.2. Aplicar orden factura
5.8.3. Cruce de documentos (Anticipos y nota crédito)
5.8.4. Consulta factura proveedores

5.8.5. Generación de ordenes de pago

6. Contratación

6.1. Parámetros
6.1.1. Tipos de contrato
6.1.2. Tipos de contratación
6.1.3. Tipos de amparos

6.2. Proceso de Contratación
6.2.1. Grabación de solicitudes de contratación
6.2.2. Captura del proceso de selección contratista
6.2.3. Grabación de contrato maestro
6.2.4. Inicio de contrato
6.2.5. Actualización de pólizas(aprobación)

Liquidación Parcial de Cesantías

Debido a que algunos empleados solicitan el retiro parcial de una parte de sus cesantías, ya sea para compra de vivienda, reparación de vivienda, compra de lote o estudios superiores, la ley colombiana le permite al empleado realizar el retiro parcial del saldo de las cesantías, siempre y cuando cumpla con las condiciones para realizar dicho retiro.

En esta opción se le permite al usuario del módulo de nómina efectuar una liquidación parcial de las cesantías que un empleado en particular le solicite a su empleador.

Para generar esta liquidación debe ingresar a la siguiente ruta:

Al ingresar a la ruta anterior se encuentra con una forma como la siguiente, donde debe diligenciar los siguientes campos:

No de contrato: en donde debe ingresar el número de contrato y el nombre del empleado a quien le va a realizar la liquidación parcial de cesantías.

Fecha de ingreso: en este campo el sistema le muestra la fecha en que el empleado inicio a laborar en la empresa.

Fecha de ley 50: este campo muestra la fecha en que el empleado se acogió a la ley, en el caso de que su contrato sea anterior a 1991.

Fecha del proceso de cesantía: en este campo debe ingresar la fecha tanto inicial como final, dentro de las cuales el empleado tienen derecho a la liquidación parcial de cesantías.

Fecha de causación Ces. Parc: debe ingresar la fecha inicial y final entre las cuales se hizo la última liquidación parcial de cesantías.

Periodos a promediar: en estos campos se deben ingresar el periodo inicial y final entre los cuales se va a promediar la cesantía para calcular la liquidación parcial de dicha prestación.

Forma de pago: en este campo debe seleccionar una de las siguientes opciones

·         Pago por nomina en el caso de que el pago de la liquidación parcial de cesantías se vaya a incluir en la liquidación de la nómina del periodo correspondiente.

·        Otro tipo de pagos si la liquidación parcial de las cesantías se va a incluir en algún otro tipo de pago diferente a la liquidación de la nómina del periodo correspondiente.

Periodo de pago de ces. Parciales: en este campo debe ingresar el periodo en el cual va a realizar el pago de las cesantías  y el número de la liquidación correspondiente.

Cesantías acumuladas: en este campo se muestra el valor de las cesantías acumuladas hasta el momento de la liquidación parcial de cesantías.

Cesantías parciales pagadas: aquí se muestra el valor de las cesantías parciales que hayan sido pagadas con antelación, en el caso de que se haya realizado una liquidación parcial en el periodo correspondiente.

Cesantías Disponibles: este campo muestra el valor de las cesantías que tiene disponible el empleado al momento de realizar la liquidación parcial de cesantías.

Valor parcial de cesantía pedida: en este capo debe ingresar el valor por el cual se va a realizar la liquidación parcial de cesantías

Total de liquidación parcial de cesantía: en este campo se muestran los totales parciales de las cesantías a liquidar, es decir, el valor neto que el empleado recibirá por la liquidación de sus cesantías parciales luego de las respectivas deducciones y aplicación de intereses.

Luego de ingresar los datos y verificar que todos los campos hayan sido ingresados correctamente le da grabar. 

La ruta para verificar  el reporte de dicha liquidación es la siguiente:

Al ingresar a la ruta encontrara una forma como la siguiente donde deberá diligenciar los campos que ella  exige

Los valores entregados al trabajador por concepto de liquidaciones parciales de cesantías serán descontados a la liquidación y al pago de las cesantías que se realiza anualmente.