El siguiente texto mostrará la manera de parametrizar e implementar los anticipos de procesos de compra de bienes y servicios.
PARÁMETROS
Para realizar el proceso de anticipos se deben definir dos nuevos tipos de gestión con sus secuencias e indicarle al sistema que son de anticipos.
1. Gestión
de compras > Administración > Parámetros flow > Parámetros de gestión > Tipos de gestión.
En esta opción se crean las dos
nuevas gestiones, las cuales se utilizarán al momento de
realizar el proceso de anticipos a contratos y a compras.
Al ser un anticipo, a estas gestiones se le debe indicar que no requieran recibo de satisfacción, por lo tanto
el campo de “Instancia Recibo” se debe dejar en blanco, tal cual como se ve en
la imagen en las gestiones señaladas:
Nota: hay que recordar que los recibos de mercancía y satisfacción son los que descuentan saldo a las órdenes y que por tanto los anticipos no descuentan saldo ni a la orden ni al contrato.
2. Gestión de compras > Administración > Parámetros flow > Parámetros de gestión > Secuencias de instancias.
En esta opción se debe determinar
cuál sería la secuencia de instancias para la gestión creada en el paso anterior.
En la siguiente imagen se puede apreciar la
secuencia básica que debe tener la gestión de Anticipos (ya sea para compras o
para contratos): una instancia que radique, otra que contabilice y la última que pague. Por supuesto, a esta secuencia básica se le pueden añadir los pasos que se quieran.
3. Gestión de compras > Administración > Parámetros flow > Parámetros de gestión > Parámetro de gestiones de pago.
En esta opción le debemos indicar
al sistema exactamente cuáles son los tipos de gestión de anticipos definidas. Esta información se la debemos
ingresar en los dos últimos campos de la pantalla, tal cual como lo indica la
imagen:
PROCESO
PARA REALIZAR ANTICIPOS
Para grabar un contrato con anticipo se debe haber indicado en la Captura
del proceso de selección(*) el porcentaje de anticipo y cuál
sería su porcentaje a aplicar, tal cual como lo muestra la siguiente imagen:
Lo mismo aplica para las Compras; pero esta vez en la pantalla de la Requisición(**) le indicamos si la compra lleva anticipo y cuál sería su
porcentaje a aplicar, tal como lo muestra la siguiente imagen:
Generada la Orden compra, servicio o contrato, en algún momento el proveedor enviará una cuenta de cobro del anticipo. Este documento se debe radicar(***) con alguno de los tipo de gestión correspondiente a anticipos (creadas en la parametrización anterior) y seguir llenando
la información requerida en esta opción, tal cual como se hace normalmente para una factura o cuenta de cobro.
Luego de haber pasado por la instancia donde se radicó, el documento debe llegar a la instancia de contabilización. Es importante que la gestión esté recibida en esta instancia.
Luego se debe ir a la pantalla de "Generación de Órdenes de pago - Anticipo" para grabar el anticipo y generar automáticamente la orden de pago. La ruta es: Proveedores > Actualizaciones > Grabación de documentos > Generación de ordenes de pago > Anticipo compras.
Lo primero es ingresar la información de la orden a la
que se le va a realizar el anticipo y se da en buscar (la lupa), la forma trae la información de las gestiones de anticipo asociadas a esa orden. Note que el sistema podría traer más de una gestión de anticipo.
Se recomienda verificar que el radicado y la gestión sean los
correctos. Luego se oprime el botón “Generar Orden”, que además de grabar el anticipo genera automáticamente la orden de pago correspondiente (que tendrá que ser aprobada para que en la instancia de tesorería puedan
realizar el egreso).
Antes de generar la orden verifique que la plantilla sea la correcta, así como que el valor del anticipo en pesos coincida con el valor de la gestión. Note además que la base del valor de la orden de pago pueden ser tanto el valor bruto o como el neto de la orden.
(*) Contratación > Actualizaciones > Selección > Captura de proceso de
(**) Gestión de compras > Actualizaciones > Requisiciones > Generar requisicionUI
(***) Gestión de compras > Actualizaciones > Flujo de gestión documental > Registro documental.
