Reconstruir los saldos de la Tesorería

Objetivo

La reconstrucción de saldos de la Tesorería tiene como objetivo final que el usuario que consulte los saldos de banco por la contabilidad vea idénticos los saldos de bancos cuando los consulte por el módulo de la tesorería. 

El proceso se realiza por el descuadre que ocurre entre los dos módulos, descuadre ocurrido por las operaciones y ajustes directos en el módulo de la contabilidad que afectan contablemente las cuentas de banco pero no pasan por tesorería.

También se puede realizar para aquellos casos en que una cuenta bancaria sea afectada contablemente a través de las importaciones de recibos que se hacen desde el SII y una vez el mes esté cerrado se procede a reconstruir la cuenta asociada en la tesorería para mantener el módulo conciliado.

La idea es borrar el movimiento de banco de una cuenta corriente en el periodo seleccionado y volver a armarlo basado en el movimiento de su respectiva cuenta contable.

Lo que se debe tener en cuenta

Si deciden hacer este proceso deben tener en cuenta lo siguiente: una vez realizada la reconstrucción de saldos del módulo de tesorería, si el usuario desea realizar una reversión o anulación de un documento (Egreso, recibos de caja de consignación, nota bancaria), no podrá hacerlo porque aunque  la información en la tabla de movimientos bancarios es coherente con la de contabilidad, los registros no son exactamente como los hubiese registrado las operaciones de los documentos de tesorería, así que el sistema al tratar de buscarlos exactos como se supone debió registrarlos, no los encontrará.

La manera de hacer alguna modificación de un documento registrado entre la fecha de reconstrucción hacia atrás deberá ser a través de una nota bancaria, es decir, si se desea anular un egreso, se deberá hacer una nota bancaria anulando la transacción en tesorería/contabilidad ( cuenta de banco en débito para regresarle su dinero), imprimir la nota y adjuntarla físicamente al documento ya impreso en su momento.

¿Cómo se realiza el proceso?

Inicialmente se dirige a la ruta: Tesorería > Movimientos > Bancos > Reconstrucción de saldos de bancos.

Una vez en esta ruta se visualizará la siguiente forma en donde se digitarán los datos necesarios para la reconstrucción:

1. El período a reconstruir.
2. La agencia.
3. El tipo de entidad.
4. El código de la entidad bancaria.
5. El código de la sucursal bancaria.
6. La cuenta corriente/ahorros a reconstruir; el sistema de manera automática mostrará la cuenta contable de la cual se reconstruirá el movimiento de la cuenta seleccionada.
7. Por último se presiona procesar y se espera al mensaje de confirmación del proceso exitoso.

IMPORTANTE:

• Este proceso es delicado, favor asegurarse de seleccionar la cuenta correcta; luego de realizarse no podrá ser reversado.
• La opción estará oculta a todos los usuarios de todas las cámaras, sólo puede ser solicitado por un usuario administrativo o jefe de área de la cámara enviando un correo a soporte@jsp7camaras.co con copia a: leyver.Tete@aspsols.com y copia a juanTorrente@aspsols.com, especificando el usuario que tendrá acceso a la opción.

Cierre y apertura de caja menor

Como bien sabemos, el cierre de la caja menor de una empresa pueden hacerse según las políticas de la empresa, es decir: pueden llevarse a cero o pueden llevarse al tope de su valor según como se defina, a continuación se explicará como hacerlo en el JSP7:

Cierre de caja

Para llevar las cajas a Cero 0$

Para las cámaras que llevan las cajas menores a 0 a final de año deben hacer un vale de caja menor por el valor del saldo que le falta para llegar a cero, pero como no deben llevar ese vale a un gasto porque no es un gasto como tal, lo que se recomienda hacer es crear una cuenta puente y luego un concepto de caja menor en la ruta Tesorería -> Administración -> Conceptos de caja menor para esa cuenta que acaban de crear.

Luego de grabar el valecito y la caja esté en cero, se genera el comprobante de rembolso de caja menor que llevara todas las cuentas de vale que estén sin rembolso a un comprobante contable, este proceso genera una orden de pago de tipo caja menor que deberá ser marcada como no aprobada. De esta manera la caja menor quedaría en 0 y el comprobante de gasto causado.

Para llevar las cajas a tope de su valor.

En este caso lo que se debe hacer el proceso normal, es decir, generar el comprobante de rembolso de caja menor, asentar el comprobante y de la orden de pago que genera el sistema hacer su respectivo egreso para que la caja cuando termine el año este con su valor total.

Apertura de caja

Para las cajas que han quedado en cero.

Inicialmente hay que tener en cuenta que si se le va aumentar el cupo a la caja, de ser así, deben ingresar al módulo de tesorería -> movimientos -> caja menor -> apertura de caja. Lo siguiente es modificar los campos de fondo máximo (el nuevo valor de la caja) y el valor máximo para reponer que vendría siendo el mismo valor que el fondo máximo. Lo siguiente es hacer una orden de pago de tipo caja menor, en el módulo de Tesorería -> movimientos -> órdenes de pago -> grabación.

Lo siguiente es aprobarla y generarle su respectivo egreso. Si no se le hace aumento en su cupo, el proceso de apertura inicia desde la creación de la orden de pago en el módulo de Tesorería -> movimientos -> órdenes de pago ->  grabación; se aprueba y se genera el egreso.

Para las cajas que han quedado a tope de su valor

Si se le va  aumentar el cupo a la caja deben: ingresar al módulo de tesorería -> movimientos ->caja menor -> apertura de caja. Lo siguiente es modificar los campos de fondo máximo (el nuevo valor de la caja) y el valor máximo para reponer que vendría siendo el mismo valor que el fondo máximo.Y luego hacen una orden de pago de tipo caja menor por el valor del aumento, la aprueban y generan su egreso y listo.
De no haber aumento en el cupo, no hay que hacer más nada, sólo empezar a usarla.

Cargue de Presupesto para una nueva vigencia

El cargue de un nuevo presupuesto se hace en dos pasos: primero se graba y luego se aprueba. Este proceso depende de que los rubros y centros de costo, por lo que cualquier cambio en los mismo debe hacerse antes de iniciar. No es necesario (ni recomendable) crear un nuevo proyecto presupuestal para el nuevo año.

1. Grabación de presupuesto.

Para el cargue preliminar del presupuesto se usa la forma de Cargue de presupuesto, la ruta es:
Presupuesto privado > Control presupuestal > Grabación de presupuesto anual

El presupuesto se puede cargar directamente en la forma o usando un formato de excel que puede descargarse en la ruta: Sistemas > Manuales Jsp7 - Erp > Archivos Planos > Presupuesto En Excel

Al darle clic al botón "Cargar Presupuesto" el sistema mostrará la siguiente ventana:

Primero se da en el botón verde para seleccionar el archivo de excel, luego aparecerá un botón "Upload" que subirá el archivo al sistema. Por último oprima Procesar para que se valide y suba el archivo. Antes de subir el archivo, verifique que los rubros y centros de costo existan y que además sigan la lógica de los tipos de centro de costos de programas y funcionamiento, de otro modo el cargue podría fallar.

Si todo resulta bien podrá ver cómo los registros se cargaron en la pantalla y podrá grabar la información. Este presupuesto podrá editarse todas las veces que se quiera. También se puede volver a subirse otro archivo de excel; sin embargo esto borra cualquier cambio hecho sobre el presupuesto que estaba grabado.

2. Aprobación presupuestal.

Una vez que el presupuesto grabado sea el definitivo se debe proceder a aprobarlo en la ruta: Presupuesto Privado > Control Prespuestal > Aprobar, Dividir Presupuesto Anual

En esta pantalla cargan los registros grabados del presupuesto. La columna "Aprobado" empieza con el valor "Presupuestado" y puede ser editada.

Abajo el sistema resume los saldos de ingresos y egresos por fondos. El sistema valida que el saldo de egresos sea igual al de ingresos; pero si el presupuesto que se aprobará no cumple con esto, se puede quitar el check que está en la parte superior.

Una vez todos esté bien se da guardar y el presupuesto queda listo para empezar a usarse y consultarse.

Guía de Cierre Presupuestal y Contable

1.     Cierre presupuestal

El cierre presupuestal consiste en resolver qué se hace con los saldos por ejecutar en el presupuesto. Esto incluye las siguientes alternativas: causar todas las facturas de proveedores pendientes del año,  la anulación e interrupción de órdenes del módulo de compras que ya no se vayan a pagar en la vigencia actual, y/o el traslado de valores a cuentas de balance mediante notas contables (tipo provisiones) para los rubros que se requieran tanto de gastos como de ingreso.

Este proceso debe empezar por una revisión del estado de los rubros y centros de costo con saldo desde la pantalla de Control de cierre presupuestal (Presupuesto > control presupuestal > Control de cierre presupuestal).

1.1. Causación de facturas de proveedores faltantes.

El primer paso implica reducir todos los rubros de egresos por medio de la causación de todos los documentos por pagar del año, esto reduce los saldos al máximo dejando sólo valores que no se usarán en la vigencia.

En el caso que se necesite pagar en el 2016 facturas que no llegan en el 2015, sino con fecha de 2016, se deben realizar notas contables en el periodo 2015 que provisionen el gasto del 2015 faltante contra una cuenta de provisión en el balance y así se ejecuta el rubro presupuestado, pasando dicha provisión para el 2016, para que cuando llegue la factura, no se cause contra el gasto del 2016, sino contra la cuenta que se provisionó en el 2015

1.2. Cierre de tránsito

Este paso sólo aplica para cámaras que usen el módulo de compras y hayan grabado órdenes de compra, trabajo, contrato y legalización.

El primer paso es determinar cuáles son las órdenes con saldo por pagar porque estas son las que aún tienen un valor apropiado (tránsito). Estas órdenes tiene estado “A” o “P”. Dependiendo de su estado se debe proceder de una manera diferente:

a.       Estado “A”: Estas órdenes son las que se grabaron y no tiene recibos (Mercancía/Satisfacción). Se deben anular para liberar el tránsito. Las rutas de la anulación de órdenes en el JSP7 son:

-Gestión de compras > Actualizaciones > Órdenes de compra > Anulación de órdenes de compra.

- Gestión de compras > Actualizaciones > Órdenes de trabajo > Anulación de órdenes de trabajo.

- Gestión de compras > Actualizaciones > Órdenes de contrato > Anulación de órdenes de contrato.

- Gestión de compras > Actualizaciones > Órdenes de legalización > Anulación de órdenes de legalización.

La opción de anulación de las órdenes permite la anulación en lote:

b.      Estado “P”: Estas órdenes recibieron un recibo Parcial. Deben Interrumpirse para liberar el valor restante.

Se recomienda que los listados de órdenes se consulten en las opciones de consulta de órdenes y que se separen por fondos.

1.3. Cierre de saldos

Una vez que sólo queden valores presupuestados a principio de año sin ejecutar se debe decidir qué se hará con estos valores:

a.       Reducirlos: esto es aplicar una reducción sobre el presupuesto con la opción que existe en Presupuesto > control presupuestal > Reducción Presupuestal.

b.      Causarlos contablemente: en notas contables se pasan los saldos que se necesiten de los gastos y los ingresos a cuentas de balance, ver ejemplo para los gastos en párrafo 1.1.

Descargar los Saldos a Excel: esta  alternativa permite pasar los valores de los rubros con saldo a un Excel para analizarlos y determinar cuáles registros se van a incluir en el presupuesto del siguiente año. Para ello se usa la pantalla de Control de cierre presupuestal (Presupuesto > control presupuestal > Control de cierre presupuestal). Al seleccionar el proyecto presupuestal, el año y el fondo, el sistema trae la combinación de rubros y centros de costo con saldo diferente de cero. Estos registros se pueden exportar a Excel cuando se presiona el botón Descargar Saldos. Luego de depurar el Excel con solo los rubros que se trasladarán al año siguiente, estos registros se deben sumar al presupuesto normal del año siguiente que se cargará por la opción que existe en Presupuesto Privado> Control Presupuestal >  Grabación de Presupuesto Anual.

El botón de “Cons. General Presupuesto” muestra todos los datos relacionados al rubro y centro de costos seleccionado; “Reducción presupuestal” toma el rubro y centro de costo actuales y los lleva a la forma de Reducción presupuestal para realizar la operación y “Descargar Saldos” genera un Excel con todos los registros.

2.     Cierre Contable

2.1. Preparar el cierre

Este proceso se desarrolla luego de que todas las operaciones contables del año se realizan y se ha causado y pagado todo.

Se debe empezar abriendo los periodos 13 y 15 del año. Esto se hace en la opción Sistemas > Administración > Periodos contables.

El periodo 13 se utiliza para guardar el comprobante de cierre para las cuentas de ingresos y gastos, y el periodo 15 es donde se resumen los saldos de todas las cuentas para que puedan ser referenciados en los reportes del siguiente año.

2.2. Cierre contable

En el proceso cierre contable se generan los comprobantes de cierre de cuentas (por terceros y centros de costo), esto es, llevar a cero los saldos de las cuentas 4 y 5.

Para realizar el proceso es necesario parametrizar las cuentas de cierre en la opción Contabilidad > Administración > Parámetros generales > Cuentas comprobante de cierre.

Estas cuentas son las que se usarán para cuadrar el comprobante de cierre según el resultado del ejercicio: pérdida sin los gastos son mayores a los ingresos y utilidades si los gastos fueron menores a los ingresos. Note que hay dos cuentas para cada fondo.

Con estos parámetros listos se procede a realizar el comprobante de cierre contable en la ruta:

Contabilidad > Procesos > Cpte de cierre por terceros y centros de costo

El comprobante se genera desde el módulo de contabilidad por lo que puede ser reversado y editado.

2.3. Resumen de saldos

Este proceso carga los saldos finales de la vigencia actual (iniciales de la siguiente) en el periodo 15. Este proceso es importante para poder tener en el siguiente año los saldos correctos en los reportes.

La ruta es: Contabilidad > Procesos > Resumen/revisión de saldos

3.     Problemas conocidos.

Los problemas se dividen según su gravedad entre los que se pueden resolver con operaciones en el sistema y los que requieren asistencia de soporte técnico de ASP Solutions.

3.1. Operaciones en el sistema:

a.       Orden en estado “A” pero con anticipo pagado: debe resolverse administrativamente causando alguna factura y generando la orden o anulando el egreso del anticipo, no aprobando la orden de pago y anulando el anticipo.

3.2. Con necesidad de soporte técnico. Estos casos deben reportarse a ASP Solutions para ser resueltos por el área técnica:

a.       Al anular la orden dice que no tiene proceso asociado.

b.      Tránsito negativo: se puede intentar solucionarlo con traslados de tránsitos.