Llamamos contabilización Niif automática a el cambio que
ocurre en el JSP7 cuando se activa la doble contabilización de comprobantes
contables (Colgaap-Niif) en cada uno de los procesos que día a día se manejan.
Para que esto funcione de manera correcta el usuario debió
haber homologado todas las cuentas auxiliares de la contabilidad Colgaap con
las cuentas auxiliares Niif para que los operarios del JSP7 no encuentren
ninguna traba al momento de realizar sus transacciones rutinarias.
La mejor manera de prepararse para la contabilización
automática es a través del re procesamiento mes a mes, es aquí en donde la
empresa va corrigiendo las homologaciones erradas ya que al intentar re procesar
los comprobantes Colgaap el sistema le irá mencionando los errores que tienen y
de esta manera se va ajustando la
homologación y de paso los requerimientos del PUC con la ayuda de soporte si es
necesario.
El proceso de activación lo inicia soporte JSP7, activando
desde parámetros interno la swich que le indica al sistema que por cada
transacción Colgaap se creará inmediatamente el comprobante Niif, luego desde
soporte mismo, se copian los encabezados de las plantillas Colgaap a Niif, y se
homologan uno a uno estas plantillas y en el trabajo día a día del usuario
ocurre lo siguiente:
En aquellos procesos donde el usuario visualice una
interfaz contable (Plantilla que muestra la contabilización del proceso que se
está realizando) como Causación de facturas de proveedores, recibos de caja de
cartera, egresos e ingresos por tesorería, etc. después de la primera pantalla
con las cuentas contables Colgaap, el sistema generará un comprobante contable Niif
en donde le preguntará al usuario si quiere visualizarla o no, en este punto si
el usuario presiona Si, verá la contabilización Niif en una nueva ventana donde
podrá editar las cuentas y guardar, o puede presionar No y dejar que el sistema
asiente el comprobante Niif tal y como se creó inicialmente.
Para el caso de aquellos procesos que generan el comprobante
contable Colgaap "por debajo", es decir, donde el usuario no pre
visualiza la contabilidad Colgaap si no que el comprobante se arma sin
intervención inmediata de él, como ocurre con la generación de facturas de
ventas, la causación y reembolso de la caja menor, la grabación de comprobantes
contables en contabilidad, el sistema mostrará un check que dice: "Generar Comprobante Niif automáticamente por
homologación", Por default está marcado, de esta manera JSP7 generará
el comprobante contable Niif una vez genere el de Colgaap sin la pre
visualización del usuario, Si no se marca, el sistema sólo generará el Colgaap,
eso sí, dejará un registro en auditoria almacenando que usuario le dijo no a la
generación del comprobante en Niif.
Para el caso de los comprobantes generados en Niif que requieran
modificación, el usuario puede dirigirse al módulo, y reversar el comprobante Niif
generado, editarlo y nuevamente asentarlo, si el módulo no lo permite por ser
de interfaz, puede hacer otro comprobante únicamente en la contabilidad Niif realizando
el ajuste que necesite.
Cuando en la operación día a día ocurre algún Error
generando el comprobante Niif sea por
interfaz o "por debajo" o cuando en los comprobantes "por
debajo" el usuario decide no generar el comprobante Niif, el sistema no
truncará el proceso del usuario, lo dejará seguir dejando sólo el comprobante Colgaap
generado y luego el usuario puede ir a re procesamiento de comprobantes y
re procesar a Niif esos comprobantes Colgaap que no pasaron por decisión o pasar
aquellos que le habían generado error una vez ya corregido, es decir, aún con la contabilización automática activa, el usuario podrá re-procesar si lo ve necesario..
Si la empresa tiene planeado solicitar la activación de las transacciones automáticas Niif, deberá solicitarlo a través del Mantis, se recomienda que se solicite activar un viernes para realizar el proceso de activación un fin de semana y el lunes la empresa inicie, o más recomendable en un mes nuevo para que de esta manera los consecutivos sean coherentes y no se vean afectados por el re-procesamiento y la contabilización automática.
