Balance Saldos Comparativos Niif - Contabilidad Fiscal

Se creó una nueva opción para consultar y comparar el balance de saldos entre la contabilidad Niif y la fiscal.

Para entrar seguimos la siguiente ruta: CONTABILIDAD -> REPORTES -> R. ESTADOS FINANCIEROS -> BALANCE SALDOS COMPARATIVOS NIIF - FISCAL

Una vez ahí se nos muestra la siguiente pantalla

En la parte superior encontramos los datos de búsqueda que deberemos colocar para generar el balance. Hay que tener en cuenta que deben llenarse todos los campos, sino el sistema arrojará un mensaje parecido al siguiente:

Entonces debemos colocar cada uno de los campos solicitados, es decir, el ambiente contable, periodo, nivel, cuenta inicial cuenta final, y el fondo.

Tabulamos hasta el final o presionamos el botón "Buscar" de la barra de herramientas lateral que se encuentra del lado izquierda de la pantalla. Automáticamente se cargarán los saldos (teniendo en cuenta el filtro colocado) de la contabilidad niif (del lado izquierdo) y la contabilidad fiscal (del lado derecho). Al final encontraremos los totales de cada una tal como lo muestra la pantalla.

De esta manera podemos comparar los saldos de ambos ambientes.

Hoja de Trabajo del Estado de Flujo de Efectivo a Corte de Periodo

El flujo de efectivo es la variación de entrada y salida de efectivo en un periodo determinado y tiene como objetivo básicamente determinar la capacidad de la empresa para generar efectivo, este exige un profundo conocimiento de la contabilidad de la empresa para poderlo desarrollar.

El sistema cuenta con una hoja de trabajo donde se puede desarrollar el estado de flujos de efectivo y posteriormente exportarlo a excel; esto es en la siguiente ruta::

Contabilidad -> Reportes -> R. estados financieros -> Flujos de efectivos a corte de periodo.

Al abrir la ventana se encontrará con la siguiente hoja de trabajo:

La ventana cuenta con dos opciones en la parte superior.

1. crear un nuevo flujo de efectivo: es la opción que se debe utilizar cuando se desee trabajar sobre una hoja de trabajo nueva.
2. Buscar un flujo de efectivo: se utiliza cuando se ha dejado guardado un flujo de efectivo que se a empezado a trabajar antes.

Crear un nuevo flujo de efectivo 

Al dar clic en esta opción se abrirá el siguiente recuadro:

En el recuadro debe ingresar el ambiente, el fondo con el cual desee trabajar, un año mayor (ultimo año) y un año menor, estos son los dos años que se desean comparar, luego se debe escoger a que corte de periodo quieren hacer dicha comparación. Posteriormente se debe hacer clic en la opción generar y el sistema llenara la hoja de trabajo con los saldos de las cuentas de balance de los dos años ingresados y las cuentas pyg del año mayor.

En la primera parte de la hoja de trabajo el sistema le mostrara los saldos de cada año y la diferencia. Como se puede notar además en la columna de “actividades” se encuentra una lista desplegable para cada fila, aquí se debe seleccionar una de las opciones entre operación, inversión, financiación y no aplica, esto según el tipo de actividad que corresponda la cuenta contable.

Una vez seleccionado una actividad el sistema le asignara la diferencia en la columna que corresponda a la actividad, para el caso de marcar “no aplica” le mostrara en 0 en las actividades y no se tendrá en cuenta los saldos o diferencias para el calculo del sistema.  

Cuando se hayan definido el tipo de actividad para las cuentas y saldos, el sistema le mostrará en la ultima fila y columna el valor del efectivo determinado en la hoja de trabajo, el cual debe coincidir con el saldo de las cuentas del efectivo del año mayor. De no ser así, significa que el estado de flujos de efectivo no se realizó correctamente.

Luego de haber terminado se puede exportar a excel la hoja de trabajo o bien pueda guardar el proceso en el sistema.

Nota: no es necesario haber terminado el estado de flujo de efectivo para guardarlo, se puede guardar a mediados del proceso y buscarlo posteriormente para continuarlo.

Para guardarlo, el sistema exigirá que le agregue el año a guardar y una descripción del flujo en pantalla.

Buscar un flujo de efectivo

Al dar clic en esta opción se abrirá el siguiente recuadro:

En el recuadro se debe buscar por el año y consecutivo con el que se haya guardado anteriormente, la lista de ayuda de F9 le mostrara las opciones disponibles.

Al darle clic en buscar el sistema le mostrara la hoja de trabajo con los datos que actualizo la ultima vez. 

Importante: para tener en cuenta, esto constituye sólo una hoja de trabajo, una herramienta de apoyo como insumo de construcción de un flujo, para que después de generado, editado y exportado a excel, cada usuario pueda armar su reporte según la necesidad que tenga.

Dar de baja de activos fijos masivamente

Los activos fijos pueden ser dados de baja de manera masiva siguiendo la siguiente forma:

En el menu principal del JSP7 nos dirigimos a:

Activos Fijos Niif Plenas > Actualizaciones > Dar baja de activos

Imagen 1

Cuando se ingresa a la forma se observa la siguiente vista:

Imagen 2

Esta forma se compone de diferentes bloques de información, siguiendo la imagen 2 tenemos:

El bloque 1 consta de información básica del activo tal como código, familia, centro de costo, fondo, código de agencia, código de área y si es un activo controlado o no. Los nombres de agencia y área se visualizan en el bloque 4. 

El bloque 2 muestra la información del activo correspondiente al entorno Colgaap, es decir, la fecha de compra, el costo histórico, la depreciación acumulada,

 el saldo el libro y un campo de totales que visualiza el resultado de la ecuación. En el bloque 5 se visualiza las cuentas que se afectan en este entorno.

El bloque 3 y 6 muestran la correspondiente información pero para el entorno Niif.

Se debe tener en cuenta que este procedimiento da de baja a ambos entornos al tiempo, sin embargo, en el caso donde se presenta un activo que ya había sido dado de baja en solo uno de los dos entornos, el sistema realiza el proceso para el que falta.

Manual de uso

Para utilizar esta forma se sigue las siguientes indicaciones:


1. Primero vamos al campo código y teniendo el foco en este, llamamos la lista de ayuda con la tecla F9. Esta nos traerá los activos que se encuentran actualmente activos.

2. Una vez tengamos el código del activo en pantalla, presionamos la tecla Enter y 

automáticamente el sistema nos traerá la información como aparece en la siguiente imagen.

Imagen 3

3. Para seguir llenando la forma con mas activos, debemos por cada uno, posicionarnos en el campo código, esto con el fin que al dar Enter funcione para buscar información y no para navegar, sin embargo con las teclas de desplazamiento puede ir navegando por los registros. Se recuerda que cada registro debe tener las cuentas contables diligenciadas, de manera general el sistema traerá esta información,  sin embargo, la podemos modificar mediante listas de ayuda (F9), bien sea porque están vacías o porque no es la cuenta que requerimos

4. Una vez tengamos todos los registros de los activos a dar de baja, procedemos a validar la información, este botón valida que las cuentas estén completas para cada activo y si es un controlado notifica que el activo no generará interfaz contable. Además, esta accion es la que habilitará los botones previsualizar y dar de baja. Al pulsar Validar, se mostrará una ventana de log con los errores y con un mensaje de notificación indicando si la información ingresada pasó o no la validación.

Imagen 4

Si los activos no pasan la validación entonces se mostrará el siguiente log y mensaje y no se habilitarán los demás botones:

Imagen 5

Tenga en cuenta que usted puede cerrar el mensaje, volver a la pantalla donde están los activos y corregir lo que se le indica. Ademas este log muestra cuando los activos son controlados para notificarle que estos no generan interfaz contable.

5. Una vez validada la información, se procede a previsualizar los comprobantes contables que serán generados y asentados junto al proceso. Damos clic al botón en mención y nos aparecerá la siguiente ventana:

Imagen 6

6. Una vez aquí, hacemos clic en Previsualizar Niif o Previsualzar Fiscal para mostrar el comprobante en cada entorno. Solo se muestra uno a la vez con sus respectivas sumas que deben ser iguales en débito y crédito. Para que usted sepa que comprobante está visualizando, en la esquina superior derecha puede ver el nombre del entorno. Se muestra las cuentas, centros de costo, los requerimientos de cada una y los valores débito y crédito que serán asentados. Para salir de esta ventana, de clic al botón regresar que se encuentra al lado del nombre de la cuenta en la parte de abajo.

7. Cuando hemos pre-visualizado el comprobante, la información está lista para ser cargada pero antes debemos llenar los campos faltantes, estos son:

• La fecha que por configuración inicial es la fecha actual.
• Una observación donde indicará el motivo de la baja.
• La clase de comprobante.
• El proyecto presupuestal.

8. Para finalizar presionamos el botón Dar baja, asegurándonos que todos los datos estén correctos y completos y el sistema debe mostrar el mensaje de éxito seguido de un mensaje que le indicará los números de comprobantes que se generaron y asentaron.

Imagen 7

Imagen 8

En el evento donde estemos dando de baja solo a activos controlados, como estos no generan interfaz contable, no se genera un comprobante, así que solo observaremos el mensaje de éxito de la imagen 7.

Revelaciones contables

Las revelaciones contables son anotaciones que se le hacen a los informes de la empresa. En ellas se evidencia datos importantes y la información debe ir ordenadamente para que los Estados Financieros se remitan a las notas que hace referencia.

Definición de revelaciones

Para ingresar las revelaciones, primero se deben definir los tipos de revelaciones para usar en los comprobantes contables. Se debe definir un código y una descripción. La ruta para ingresar a este formulario es:

Contabilidad -> administracion -> parametros generales -> definicion de revelaciones

Cuando ingrese al formulario, encontrará una tabla que contiene todos los tipos de revelaciones ya registradas y podrá modificar, eliminarlas y crear nuevas a través de la barra de herramientas.

Ingresar una revelación

Para ingresar una revelación contable se hace a través del formulario de Grabación de comprobantes, este se encuentra en la ruta:

Contabilidad -> comprobantes -> grabación de comprobantes

Una vez se despliegue la ventana se puede observar en la parte baja, tres campos dedicados para las revelaciones: 

En el primer campo de revelación usted tendrá una lista de ayuda de la cual podrá escoger el tipo de revelación que desea ingresar, una vez escogida, en el campo siguiente se mostrará el nombre de ese tipo de revelación. En la parte de abajo a continuación se procede a escribir la revelación propiamente dicha.

Consultar revelaciones

Para consultar las revelaciones desde el sistema, se tiene un formulario de consulta al que podrá acceder desde:

contabilidad -> consultas -> registros de revelaciones contables

En esta pantalla por medio de la lupa usted podrá consultar el tipo de revelación que desea y el rango de periodos. Una vez hecho esto se desplegarán los comprobantes correspondientes y en el área inferior podrá ver la revelación según vaya desplazándose en los registros.

Reportes

Los reportes reflejan la información que usted ha ingresado sobre las revelaciones. Cuenta con dos reportes dedicados de la siguiente manera:

Revelaciones

El reporte revelaciones es una consulta sobre los tipos de revelaciones que que usted ha definido previamente para ser utilizadas luego. Este reporte se encuentra en la ruta:


contabilidad -> reportes -> r. revelaciones -> listado de revelaciones

Una vez haya ingresado se desplegará la siguiente pantalla en la que usted definirá la empresa desde la cual está consultando mediante una lista de ayuda.

En este reporte usted podrá ver el código y la descripción de todos los tipos de revelaciones.

Registros contables revelables

El reporte de registros contables revelables muestra aquellos registros a los que usted le ha registrado alguna revelación. Estas se agrupan según el tipo de revelación y se encuentra siguiendo la siguiente ruta:

contabilidad -> reportes -> r. revelaciones -> registros contables revelables

Una vez ingresado podrá ver la siguiente pantalla en donde ingresará los parámetros necesarios, estos son, la empresa, el tipo de revelación, el periodo inicial y el periodo final para definir el rango de periodos que desea consultar. Si usted desea ver información sobre todos los tipos de revelaciones, podrá escoger en la lista de ayuda la opción TODOS para que el reporte le despliegue toda la información agrupada según tipo.

Anulación de factura de venta con nota crédito

En ocasiones es necesario anular una factura de venta de hace mucho tiempo: por ejemplo en el mes de Junio, se quiere anular una factura de venta que se realizó en el mes de enero, pero si se anula directamente, ocasionaría variaciones de saldos, causando cambios a los estados financieros presentados y con ello, problemas.

La manera sería crear en el mes de Junio una nota crédito de cartera por el valor de la factura, en la interfaz contable editar la contabilización para que quede contraria a la factura que está generada y luego cruzar esa nota con la factura del cliente para "anular esa factura en cuestión", quedando los saldos a las fechas intactos y cerrando al mes de Junio los saldos contables y los saldos de cartera.

Existe ahora en el JSP7 una opción que realiza todo este proceso de manera automática, solo es indicarle los datos de la factura a anular, luego elije el periodo y la clase contable del comprobante que desea anular y listo.

Para acceder a la forma seguimos la siguiente: 

Gestión de ventas -> Actualizaciones -> Anulación de facturas con notas crédito (Imagen 1).

Entrando a la opción, el sistema mostrará una ventana como la de la imagen 2.

Una vez en la pantalla, llenamos los datos que se nos piden como se ejemplifica a continuación y validamos que todo esté correcto.

a) Buscamos los datos de la factura con la combinación de agencia, fondo, periodo y número. Debemos tener en cuenta que para la búsqueda debemos rellenar todos los campos del filtro estrictamente y que la factura debe encontrarse en estado “A”. Presionamos en el botón “Buscar” de la barra lateral izquierda de la pantalla hasta que se nos carguen los datos de la factura.

 b) Seleccionamos el periodo y la clase con la cual deseamos que se genere la nota y el cpte. Ambos campos deben llenarse sin excepción.

c) Validamos que los datos de la factura sean los correctos.

Una vez llenado todos los campos y validado toda la información, procedemos a presionar el botón grabar y el sistema nos mostrará los datos del comprobante como lo muestra la imagen 4.

Presionamos “OK” y nos mostrara un mensaje como el siguiente con el número de la nota generada (Imagen 5).

Y por último el sistema nos preguntará si deseamos imprimir los documentos (Imagen 6).

Interfaz Contable de Prestaciones Sociales

Con el fin de optimizar los procesos que conforman el modulo de nomina, hemos realizado una mejora en la interfaz contable de nomina, específicamente en la generación de los comprobantes de las prestaciones sociales.

Esta nueva mejora nos va a permitir separar la parametrización contable de los diferentes descuentos que se pueden aplicar al generar la liquidación de las prestaciones sociales, dándonos la posibilidad de definir por cada concepto de descuento las cuentas que se van a afectar dependiendo de las prestaciones sociales que se están  contabilizando.

A continuación se describe en qué consiste esta nueva funcionalidad:

En la opción NOMINA/INTERFACES/ASOCIAR CONCEPTOS A CUENTAS CONTABLES  se agrego un nuevo campo llamado Concepto de Prestación, en el cual se debe digitar el concepto de la prestación social con el que se debe relacionar el concepto de descuento que se está parametrizando, también se agrego una nueva opción en la lista de selección del campo Fondo llamada Prestaciones, la cual es la opción que se debe escoger al parametrizar la interfaz contable de las prestaciones sociales, la siguiente imagen nos ayuda a visualizarlo:

Como parametrizar la interfaz contable de prestaciones sociales

Al generar el comprobante contable de una prestación social que no se encuentra parametrizada correctamente, el proceso de verificación de errores le va a describir detalladamente la información de los conceptos que tienen errores de parametrización, como se muestra en la siguiente imagen:

La parametrización de la interfaz contable de las prestaciones sociales se debe realizar en la opción  NOMINA/INTERFACES/ASOCIAR CONCEPTOS A CUENTAS CONTABLES.

Los conceptos de  prestaciones sociales (Vacaciones, Primas de Servicios, Cesantías, Entre otros.) se configuran de la siguiente manera, se debe colocar toda la información correspondiente como el concepto, las cuentas contables y el centro de costos si se requiere, el campo Concepto de Prestación no es necesario registrarlo si se está parametrizando el mismo concepto de  prestación social que se quiere contabilizar, por último se debe seleccionar de la lista del campo Fondo la opción Prestaciones, como se muestra a continuación:

La parametrización de los conceptos de descuento que aplican a las prestaciones sociales debe realizarse de la siguiente manera: se debe digitar toda la información correspondiente, el código del concepto, las cuentas contables y el centro de costos si se requiere, es importante resaltar que para este caso ya NO ES NECESARIO DIGITAR EL NIT DEL TERCERO  con el que se debe afectar la cuenta contable del concepto de descuento en el campo Nit/C.C., ya que el proceso de generación de la interfaz contable lo carga automáticamente a la cuenta, disminuyendo considerablemente la cantidad de registros que se deben parametrizar, en el campo Concepto de Prestación se debe digitar el concepto de la prestación al que pertenece el concepto de descuento que se está parametrizando y por último se debe escoger de la lista de selección del campo Fondo la opción Prestaciones, la siguiente imagen nos permite ilustrar lo explicado:

Como se muestra en la imagen el concepto de descuento se encuentra parametrizado teniendo en cuenta las observaciones realizadas en el apartado anterior. El campo Nit/C.C.  esta en blanco, como  se había explicado anteriormente ya no hace falta digitar el tercero que afecta al concepto de descuento por que el proceso de interfaz contable lo va a cargar automáticamente a la cuenta contable del descuento, en el campo Concepto de Prestación se registró el concepto de la prestación (Para este ejemplo es el concepto de vacaciones disfrutadas) con el que se relaciona el concepto descuento y en el campo Fondo se encuentra seleccionada la opción Prestaciones, este último parámetro  es muy importante porque es el que nos indica  que el registro que se está creando hace referencia a la interfaz contable de las prestaciones sociales.

Estos son todos los pasos que se deben seguir para parametrizar exitosamente la interfaz contable de prestaciones sociales.

Actualización de activos fijos controlados

Los activos fijos controlados son aquellos que por uno u otro motivo no se quieren depreciar a pesar de ser registrados como un activo. 

Para realizar este cambio se debe seguir la ruta:

Para las cámaras migradas a Niif plenas (.ORG):

Activos fijos niif plenas -> actualizaciones -> actualizacion de activos fijos

Para las cámaras con contabilidad Colgaap principal (.CO)

Activos fijos -> actualizaciones -> actualizacion de activos fijos

Al abrir la ventana se encontrará con el formulario de actualizacion de activos fijos, que contiene una opción de chequeo para manejar activo como controlado. 

Al marcarle el check al activo y guardar hará que cuando se esté realizando el proceso de depreciación, el sistema pasará por alto los activos con esta marca y no los depreciará.

Como estos activos no aparecerán en los reportes de depreciación, será necesario consultarlos en otro reporte de activos controlados. Este reporte se encuentra en la ruta:

activos fijos niif plenas -> reportes -> r. operativos -> r. listado de activos fijos controlados

CONSULTA RELACIÓN LOTE - CPTE – OP CAJA MENOR

 RUTA

Para acceder a la ruta de la opción para consultar los datos que amarran un proceso de caja menor como el lote, el comprobante o la orden de pago; seguimos la siguiente ruta: Tesorería → Consultas → C. Caja menor → Consulta Lote-Cpte.-OP Caja Menor.

 DATOS DE BÚSQUEDA

Una vez en la pantalla de consulta (Imagen 2), debemos colocar los patrones de búsqueda que conozcamos, es decir, si solo conocemos los datos del comprobante y queremos conocer la secuencia o el número de la orden, pues solo buscamos por el comprobante como lo muestra la imagen 2.

 El sistema maneja una búsqueda dinámica, es decir, no es necesario colocar todos los datos, solo los que sean necesarios, pero lógicamente el filtro será mayor entre más datos (Imagen 3).

 Una vez tengamos lo0s datos del filtro simplemente tabulamos hasta el final o le damos en el botón Buscar de la barra lateral de herramientas. De inmediato se nos mostrarán los datos de todas las relaciones de lote, comprobante y orden de pago de caja menor que coincidan con el filtro puesto (Imagen 4).

 Los datos que se nos mostrarán en la grilla de resultados serán la secuencia, el comprobante, periodo, clase, número de orden, periodo de la orden y si tiene comprobante niif.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Si queremos validar que el registro que estamos viendo sí hace referencia a lo que estamos buscando, existen tres botones en la parte de abajo que nos muestran consultas individuales. Podemos consultar el lote de vales de caja menor, el comprobante y/o la orden de pago (Imagen 5).

1. Consultar de Vales.
   Este botón nos permite consultar los vales correspondientes a la secuencia/lote que nos indica la grilla (Imagen 6).

2. Consultar Orden.
   Este botón nos lleva a la forma de consulta de órdenes (Imagen 7).

3. Consultar Comprobantes.
   En este botón podremos consultar el comprobante (Imagen 8).

De esta manera podemos validar que el registro que nos muestra la pantalla si hace referencia a los datos que estamos buscando.