Anulación de factura de venta con nota crédito

En ocasiones es necesario anular una factura de venta de hace mucho tiempo: por ejemplo en el mes de Junio, se quiere anular una factura de venta que se realizó en el mes de enero, pero si se anula directamente, ocasionaría variaciones de saldos, causando cambios a los estados financieros presentados y con ello, problemas.

La manera sería crear en el mes de Junio una nota crédito de cartera por el valor de la factura, en la interfaz contable editar la contabilización para que quede contraria a la factura que está generada y luego cruzar esa nota con la factura del cliente para "anular esa factura en cuestión", quedando los saldos a las fechas intactos y cerrando al mes de Junio los saldos contables y los saldos de cartera.

Existe ahora en el JSP7 una opción que realiza todo este proceso de manera automática, solo es indicarle los datos de la factura a anular, luego elije el periodo y la clase contable del comprobante que desea anular y listo.

Para acceder a la forma seguimos la siguiente: 

Gestión de ventas -> Actualizaciones -> Anulación de facturas con notas crédito (Imagen 1).

Entrando a la opción, el sistema mostrará una ventana como la de la imagen 2.

Una vez en la pantalla, llenamos los datos que se nos piden como se ejemplifica a continuación y validamos que todo esté correcto.

a) Buscamos los datos de la factura con la combinación de agencia, fondo, periodo y número. Debemos tener en cuenta que para la búsqueda debemos rellenar todos los campos del filtro estrictamente y que la factura debe encontrarse en estado “A”. Presionamos en el botón “Buscar” de la barra lateral izquierda de la pantalla hasta que se nos carguen los datos de la factura.

 b) Seleccionamos el periodo y la clase con la cual deseamos que se genere la nota y el cpte. Ambos campos deben llenarse sin excepción.

c) Validamos que los datos de la factura sean los correctos.

Una vez llenado todos los campos y validado toda la información, procedemos a presionar el botón grabar y el sistema nos mostrará los datos del comprobante como lo muestra la imagen 4.

Presionamos “OK” y nos mostrara un mensaje como el siguiente con el número de la nota generada (Imagen 5).

Y por último el sistema nos preguntará si deseamos imprimir los documentos (Imagen 6).

Interfaz Contable de Prestaciones Sociales

Con el fin de optimizar los procesos que conforman el modulo de nomina, hemos realizado una mejora en la interfaz contable de nomina, específicamente en la generación de los comprobantes de las prestaciones sociales.

Esta nueva mejora nos va a permitir separar la parametrización contable de los diferentes descuentos que se pueden aplicar al generar la liquidación de las prestaciones sociales, dándonos la posibilidad de definir por cada concepto de descuento las cuentas que se van a afectar dependiendo de las prestaciones sociales que se están  contabilizando.

A continuación se describe en qué consiste esta nueva funcionalidad:

En la opción NOMINA/INTERFACES/ASOCIAR CONCEPTOS A CUENTAS CONTABLES  se agrego un nuevo campo llamado Concepto de Prestación, en el cual se debe digitar el concepto de la prestación social con el que se debe relacionar el concepto de descuento que se está parametrizando, también se agrego una nueva opción en la lista de selección del campo Fondo llamada Prestaciones, la cual es la opción que se debe escoger al parametrizar la interfaz contable de las prestaciones sociales, la siguiente imagen nos ayuda a visualizarlo:

Como parametrizar la interfaz contable de prestaciones sociales

Al generar el comprobante contable de una prestación social que no se encuentra parametrizada correctamente, el proceso de verificación de errores le va a describir detalladamente la información de los conceptos que tienen errores de parametrización, como se muestra en la siguiente imagen:

La parametrización de la interfaz contable de las prestaciones sociales se debe realizar en la opción  NOMINA/INTERFACES/ASOCIAR CONCEPTOS A CUENTAS CONTABLES.

Los conceptos de  prestaciones sociales (Vacaciones, Primas de Servicios, Cesantías, Entre otros.) se configuran de la siguiente manera, se debe colocar toda la información correspondiente como el concepto, las cuentas contables y el centro de costos si se requiere, el campo Concepto de Prestación no es necesario registrarlo si se está parametrizando el mismo concepto de  prestación social que se quiere contabilizar, por último se debe seleccionar de la lista del campo Fondo la opción Prestaciones, como se muestra a continuación:

La parametrización de los conceptos de descuento que aplican a las prestaciones sociales debe realizarse de la siguiente manera: se debe digitar toda la información correspondiente, el código del concepto, las cuentas contables y el centro de costos si se requiere, es importante resaltar que para este caso ya NO ES NECESARIO DIGITAR EL NIT DEL TERCERO  con el que se debe afectar la cuenta contable del concepto de descuento en el campo Nit/C.C., ya que el proceso de generación de la interfaz contable lo carga automáticamente a la cuenta, disminuyendo considerablemente la cantidad de registros que se deben parametrizar, en el campo Concepto de Prestación se debe digitar el concepto de la prestación al que pertenece el concepto de descuento que se está parametrizando y por último se debe escoger de la lista de selección del campo Fondo la opción Prestaciones, la siguiente imagen nos permite ilustrar lo explicado:

Como se muestra en la imagen el concepto de descuento se encuentra parametrizado teniendo en cuenta las observaciones realizadas en el apartado anterior. El campo Nit/C.C.  esta en blanco, como  se había explicado anteriormente ya no hace falta digitar el tercero que afecta al concepto de descuento por que el proceso de interfaz contable lo va a cargar automáticamente a la cuenta contable del descuento, en el campo Concepto de Prestación se registró el concepto de la prestación (Para este ejemplo es el concepto de vacaciones disfrutadas) con el que se relaciona el concepto descuento y en el campo Fondo se encuentra seleccionada la opción Prestaciones, este último parámetro  es muy importante porque es el que nos indica  que el registro que se está creando hace referencia a la interfaz contable de las prestaciones sociales.

Estos son todos los pasos que se deben seguir para parametrizar exitosamente la interfaz contable de prestaciones sociales.

Actualización de activos fijos controlados

Los activos fijos controlados son aquellos que por uno u otro motivo no se quieren depreciar a pesar de ser registrados como un activo. 

Para realizar este cambio se debe seguir la ruta:

Para las cámaras migradas a Niif plenas (.ORG):

Activos fijos niif plenas -> actualizaciones -> actualizacion de activos fijos

Para las cámaras con contabilidad Colgaap principal (.CO)

Activos fijos -> actualizaciones -> actualizacion de activos fijos

Al abrir la ventana se encontrará con el formulario de actualizacion de activos fijos, que contiene una opción de chequeo para manejar activo como controlado. 

Al marcarle el check al activo y guardar hará que cuando se esté realizando el proceso de depreciación, el sistema pasará por alto los activos con esta marca y no los depreciará.

Como estos activos no aparecerán en los reportes de depreciación, será necesario consultarlos en otro reporte de activos controlados. Este reporte se encuentra en la ruta:

activos fijos niif plenas -> reportes -> r. operativos -> r. listado de activos fijos controlados

CONSULTA RELACIÓN LOTE - CPTE – OP CAJA MENOR

 RUTA

Para acceder a la ruta de la opción para consultar los datos que amarran un proceso de caja menor como el lote, el comprobante o la orden de pago; seguimos la siguiente ruta: Tesorería → Consultas → C. Caja menor → Consulta Lote-Cpte.-OP Caja Menor.

 DATOS DE BÚSQUEDA

Una vez en la pantalla de consulta (Imagen 2), debemos colocar los patrones de búsqueda que conozcamos, es decir, si solo conocemos los datos del comprobante y queremos conocer la secuencia o el número de la orden, pues solo buscamos por el comprobante como lo muestra la imagen 2.

 El sistema maneja una búsqueda dinámica, es decir, no es necesario colocar todos los datos, solo los que sean necesarios, pero lógicamente el filtro será mayor entre más datos (Imagen 3).

 Una vez tengamos lo0s datos del filtro simplemente tabulamos hasta el final o le damos en el botón Buscar de la barra lateral de herramientas. De inmediato se nos mostrarán los datos de todas las relaciones de lote, comprobante y orden de pago de caja menor que coincidan con el filtro puesto (Imagen 4).

 Los datos que se nos mostrarán en la grilla de resultados serán la secuencia, el comprobante, periodo, clase, número de orden, periodo de la orden y si tiene comprobante niif.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Si queremos validar que el registro que estamos viendo sí hace referencia a lo que estamos buscando, existen tres botones en la parte de abajo que nos muestran consultas individuales. Podemos consultar el lote de vales de caja menor, el comprobante y/o la orden de pago (Imagen 5).

1. Consultar de Vales.
   Este botón nos permite consultar los vales correspondientes a la secuencia/lote que nos indica la grilla (Imagen 6).

2. Consultar Orden.
   Este botón nos lleva a la forma de consulta de órdenes (Imagen 7).

3. Consultar Comprobantes.
   En este botón podremos consultar el comprobante (Imagen 8).

De esta manera podemos validar que el registro que nos muestra la pantalla si hace referencia a los datos que estamos buscando.