Gestión de Órdenes de Contrato con Otrosí

 

Gestión de Órdenes de Contrato con Otrosí – JSP7

 

Les informamos que, en el enlace que se presenta a continuación, podrán consultar el manual donde se describe la mejora implementada en el sistema JSP7 para la gestión de órdenes de contrato asociadas a Otrosí.

Instructivo mejora manejo Otrosi en JSP7

Esta actualización permite que, al generar una orden de contrato, el sistema utilice la distribución presupuestal actualizada definida en el Otrosí, en lugar de conservar la distribución original del contrato principal.

Con esta mejora, el JSP7 ahora permite:

• Generar la orden de contrato teniendo en cuenta la información registrada en el Otrosí.

• Garantizar que la distribución presupuestal (rubros, cuentas contables y centros de costo) corresponda correctamente a los cambios realizados en el contrato.

Para los usuarios que en su menú no le aparecen dichas opciones, pueden solicitarlas mediante el mantis correspondiente.

Índice de temas de cierre de año 2025 y apertura de año 2026

Esta entrada consolida todas los temas relacionados con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.
1.1 Cierre contable y resumen de saldos.

2. Presupuesto
2.1 Cierre presupuestal y contable
2.2 Cargue de presupuesto

3. Tesosería 
3.1 Cierre y apertura de caja menor

4. Nomina 
4.1 Parametrización Nuevo año

En el punto 2.1 de Cierre presupuestal se comenta sobre el tema de los tránsitos, pero queremos recordarles que las ordenes con saldo por ejecutar, y se tenga la certeza que no se va a recibir factura en el 2025 para terminar de saldar dicho presupuesto en tránsito, no puede ser usado con facturas del 2026, ya que dicho tránsito es del presupuesto del 2025.

Adicionalmente si necesitan realizar una orden de cualquier tipo después del 1-Ene-2026 y que por atraso no la hicieron en el 2025, ya no la podrán realizar con fecha del 2025, solo podrán causar contablemente en periodos del 2025 desde el módulo de Proveedores, pero sin referenciar ninguna Orden.

Grabación de CPC en Activos fijos para la depreciación e interfaz contable

 Ya es posible adicionarle el código del CPC a los activos fijos para que en la depreciación y en la interfaz contable sean tenidos en cuenta para su uso en el informe CHIP.

En la pantalla de grabación de activos fijos encontraremos en la parte de inferior un nuevo campo llamado: "CPC del activo"

Este código de CPC no solo puede digitarse a los activos nuevos, si no que también a los activo existentes, se buscan por la lupa, y una vez que haya cargado la información, nos dirigimos a ese campo y con F9 buscamos el código respectivo, una vez seleccionado se le da en grabar y terminaría así la asignación.

Los demás procesos no tienen ninguna variación, solo que las pantallas ahora mostrarán la información del CPC, por ejemplo, la pantalla de depreciación de activos tendrá una columna a su derecha mostrando el CPC por cada activo depreciado, si un activo no tiene asignado el CPC, no mostrará nada:

La interfaz contable de activos que es el proceso que le sigue a la depreciación tampoco tendrá variaciones en el proceso, pero mostrará una nueva columna de CPC que después de grabado se llevará al comprobante contable, siempre y cuando la cuenta contable del registro maneje CPC, de lo contrario no se llevará a la contabilización:

Hay que tener en cuenta que mientras mas variación de CPC tengan los activos en una misma familia, mas detallado será el comprobante contable generado, por ejemplo: si una familia contiene 10 activos y cada uno de ellos tiene un CPC diferente, se generarán 10 registros contables de gastos por cada CPC, pero si todos los activos de esa familia tiene asignado un mismo CPC, se generará solo un registro de gasto, y si el activo no tiene un CPC asociado, generará un registro de gasto independiente sin CPC.

Grabación de CPC en amortizaciones e interfaz contable

 A partir de ahora es posible asignarle el código de CPC a las amortizaciones que se están guardando, de manera que cuando se genere su interfaz contable el sistema automáticamente le asigne ese código a las cuentas contables que tengan ese requerimiento asignado, funciona de la siguiente manera:

En la pantalla de grabación de Amortizaciones ahora aparecerá en la parte inferior el cuadro respectivo para digitar el código del CPC

Una vez se digite junto con la demás información del formulario se presiona guardar.

Para el proceso de la generación del comprobante de amortización no varía el proceso, solo se visualizarán nuevas características, como la columna de CPC que se visualizará en cada paso de la generación y la observación, que a partir de ahora traerá la descripción de cada amortización:

Una vez se le de guardar, el sistema llevará los CPC de la pantalla al comprobante contable, siempre y cuando la cuenta contable maneje este requerimiento CPC.

Cambios en la grabación de vales de caja menor

A partir de la fecha de publicación de esta entrada y como se había informado en la capacitación del día jueves 27 de noviembre, se da inicio al cambio del proceso de grabación del vale de caja menor, el cual consiste en que al momento de diligenciar el formulario, ya no se va a digitar el Valor Total, se digitará ahora es el Valor Bruto, de esta manera el sistema tomará ese valor como base para calcular todos los impuestos y así el usuario tenga un mejor control de los valores y mas facilidad en sus verificaciones.

Hay que tener en cuenta que el saldo a descontar de la caja siempre será el Valor + Iva, ya que las retenciones se restan es al valor que se retire de la caja.

Las demás pantallas de consultas, procesos, actualizaciones y reportes de vales tendrán visible también el valor base, IVA  y total para que siempre se puedan verificar el total de los valores.

Eliminación de Reportes o Informes no utilizados

Con esta publicación les informamos que se quitan del Menú del JSP7 varios reportes o Informes que no se usan y/o no genera ninguna información, en el módulo que corresponde.

La lista de los Reportes son los siguientes:

Son 26 Reportes que se quitaron, debido a que al evaluar el uso de todos los usuarios de las cámaras, no se habian ejecutado o no generaba información al ejecutarse.

Anulación de documentos soporte

 Se ha habilitado la opción para anular documentos soportes, pero se deben tener en cuenta algunas condiciones para realizarlos:

1. El documento no debe estar enviado electrónicamente aún, si ya fue enviado, se debe habilitar para reenvío y luego proceder a anularlo.
2. el documento debe estar en estado pendiente, es decir, que no se haya causado aún.
3. Los documentos soportes ya causados deben ser anulados directamente por el documento que los generó, es decir:
• Si fue generado por una factura de proveedores, debe anular la factura de proveedor para que este proceso anule el documento soporte.
• Si fue generado por un recibo de caja menor, se debe anular ese valecito para que anule el documento soporte asociado.
• Si fue generado desde un comprobante contable, se debe anular el respectivo comprobante para que se anule el documento soporte.

La ruta para acceder a esta opción es: Proveedores -> Actualizaciones -> reversión/Anulación -> Anulación de documento soporte:

Una vez ingresemos a esta opción se abrirá la siguiente pantalla en donde se debe digitar: La agencia, el periodo del documento a anular y el número de factura o documento que se va a anular:

Una vez aparezca el resultado de la búsqueda con la información del documento, se debe presionar el botón "Anular documento" que se encuentra en la parte inferior central, y listo, el documento será anulado y al mismo tiempo generará su respectivo registro en auditoría.

Para poder visualizar esta opción debe ser solicitada a través de un mantis indicando el usuario JSP7 que requiere de la opción.