Actualización del Sistema de Incidencias y Requerimientos - Mantis

 

JSP7 ERP · Mesa de ayuda

Actualización del Sistema de Incidencias y Requerimientos

Nueva versión de Mantis: nuevo diseño, más seguridad y herramientas para reportar y seguir sus casos con más facilidad.

Qué ha cambiado

Hemos actualizado el sistema Mantis a la versión 2.28, con un diseño renovado de ASP Solutions y mejoras de seguridad, para que los usuarios del JSP7 puedan seguir reportando sus casos a la mesa de ayuda de soporte en el momento en que ocurran, con su usuario y contraseña de siempre.

• Diseño renovadoPantallas más claras y ordenadas, que también se adaptan al celular.
• Modo claro y oscuroPuede cambiar entre los dos con el botón de la luna o el sol.
• Guía de usuarioEl botón ? explica paso a paso cada parte de la pantalla.
• Reportar es más fácilCampos con ejemplos, contador de caracteres y aviso si sale sin enviar.
• Listado más claroEstado con colores, “hace X días” y clic en cualquier parte de la fila.
• Correos más clarosLas notificaciones dicen qué pasó, quién lo hizo y llevan un botón al caso.
• Adjuntos más cómodosArrastre, seleccione o pegue capturas directamente.
• Conexión seguraEl acceso se hace por HTTPS (candado en el navegador).

1.Ingreso al sistema

La dirección para ingresar es:

https://mantis.aspsols.com

Escriba el nombre de usuario que se le asignó y pulse Iniciar sesión:

Primer paso: nombre de usuario.

En la siguiente pantalla escriba su contraseña y pulse Iniciar sesión:

Segundo paso: contraseña.

Equipos compartidos: no marque “Mantener mi sesión iniciada” si el computador lo usan otras personas.

2.¿Olvidó su contraseña?

En la pantalla de la contraseña pulse ¿Olvidó su contraseña?. Escriba su nombre de usuario y su correo electrónico y pulse Enviar:

Recuperación de contraseña.

Si los datos corresponden a su cuenta, recibirá un correo con el asunto “Restablecer su contraseña”. Abra el enlace del mensaje, elija su nueva contraseña y vuelva a ingresar a Mantis. Si no fue usted quien lo pidió, puede ignorar ese correo: su contraseña no cambiará.

3.La barra superior

Después de ingresar verá su usuario, su nombre entre paréntesis y el rol con el que ingresó. En la barra superior están el botón azul Reportar incidencia, el proyecto con el que trabaja, el botón de modo claro/oscuro y el botón ? de la guía de usuario.

Barra superior y datos del usuario.

4.Reportar una incidencia

Pulse el botón azul Reportar incidencia (en la barra superior o en el menú de la izquierda) y complete el formulario. Los campos marcados con * son obligatorios.

Formulario de reporte con un ejemplo.

Campo	Qué escribir o elegir
Categoría *	Clasifica el caso. Las más comunes son: Incidencia Funcional (una opción del sistema muestra un error o una información no esperada), Incidencia de Infraestructura (el sistema no permite o restringe el acceso, o responde más lento de lo normal) y Requerimiento (agregar o modificar opciones del menú de un usuario, modificar un reporte, o solicitar una capacitación o sesión de parametrización). Las categorías disponibles pueden variar según su proyecto.
Reproducibilidad	siempre, a veces (solo en algunas circunstancias), aleatorio (sin un patrón claro), no se ha intentado, no reproducible (ocurrió pero no se puede repetir) o desconocido.
Gravedad	Cuánto afecta el problema. Normalmente la ajusta el equipo de soporte.
Prioridad	Define el orden de atención: ninguna (si no sabe cuál elegir), baja (detalles de forma), normal (se atiende por orden de llegada), alta (más importante de lo normal), urgente (requiere atención por encima de los demás) e inmediata (impide trabajar con el sistema y no hay otra alternativa).
Resumen *	Una frase corta que describa el caso (hasta 128 caracteres; un contador le indica cuántos lleva). Aparece en los listados y en el asunto de los correos junto con el número del caso. Ejemplo: “No se puede guardar una factura con descuento”.
Descripción *	Todo lo referente al caso: qué ocurre, qué esperaba que ocurriera, bajo qué condiciones y los mensajes de error que muestra el JSP7. En los requerimientos, detalle toda la información posible para no tener que pedirle datos faltantes.
Pasos para reproducir	Los pasos exactos que se hicieron antes del error: opción del sistema, parámetros y valores utilizados. Sin esos datos, un mensaje de error a veces no basta para encontrar la causa.
Información adicional	Cualquier otro dato útil: desde cuándo pasa, a quién afecta, en qué sede, etc.
Subir archivos	Arrastre los archivos al recuadro, selecciónelos o pegue una captura de pantalla directamente. Tamaño máximo por archivo: unos 2 MB. Una captura suele ahorrar mucha explicación.
Visibilidad	Déjelo en público para que cualquier funcionario de la mesa de ayuda pueda atender el caso.

Por último pulse el botón Reportar incidencia al final del formulario. El caso queda grabado con un número y aparece en su lista Reportadas por mí. Si intenta salir de la página con texto escrito sin enviar, el sistema le avisará para que no pierda lo que escribió.

Importante: no escriba contraseñas ni datos personales sensibles en los casos ni en las notas. Si el equipo de soporte necesita un acceso, se lo pedirá por un canal seguro.

5.Estados de un caso

Cada caso tiene un estado que muestra en qué punto está:

nueva→ aceptada→ asignada→ confirmada→ resuelta→ cerrada

• nueva: el caso acaba de registrarse.
• se necesitan más datos: no se puede avanzar sin más información. Revise la nota del equipo de soporte y responda en el caso.
• aceptada: validamos que el caso tiene la información necesaria y que corresponde a la mesa de ayuda.
• asignada: un funcionario quedó a cargo del caso.
• confirmada: el funcionario asignado confirma que está trabajando en él.
• resuelta: el caso se resolvió y se incluye una nota que explica cómo. La resolución puede ser: abierta, corregida, reabierta, no reproducible, no es corregible, duplicada, no es una incidencia, suspendida o no se arreglará.
• cerrada: el caso terminó.

Cuando su caso pase a resuelta recibirá un correo. Valide la solución y, si está de acuerdo, cambie el estado a cerrada desde el propio caso. Si la solución no es correcta, añada una nota explicándolo.

6.Consultar sus casos

Mi Vista

Es la página de inicio. Muestra en cajas los casos que le afectan: los reportados por usted, los resueltos, los modificados recientemente y los que monitoriza.

Ver incidencias

En el menú de la izquierda, Ver incidencias muestra la lista de casos con su estado (con colores), su prioridad y cuándo se actualizaron por última vez (“hace X días”). Pulse en cualquier parte de una fila para abrir el caso; con Ctrl + clic se abre en otra pestaña. Al bajar, la cabecera de la tabla se queda fija.

Listado de incidencias (datos de ejemplo).

• Filtros: en la caja Filtros puede cambiar los criterios (estado, prioridad, fechas, etc.). Reinicializar filtro vuelve al filtro por defecto y puede guardar un filtro para usarlo de nuevo.
• Buscar texto: el campo Buscar encuentra palabras en el resumen, la descripción y las notas.
• Ir a un caso: en la parte superior derecha, el buscador Incidencia # abre directamente el caso cuyo número escriba.

7.El detalle de un caso

Arriba verá el número, el resumen, el estado, la prioridad, la persona asignada y cuándo se actualizó. El botón Copiar enlace copia la dirección del caso para compartirla. Las descripciones largas se muestran recortadas con Ver más.

Detalle de un caso (datos de ejemplo).

Notas

Las notas son la conversación sobre el caso: preguntas, respuestas y avances. Para responder, escriba en el recuadro Agregar nota al final del caso; también puede adjuntar archivos.

Notas del caso.

Historial

Al final de cada caso está el historial de cambios, con la fecha y hora, el usuario que hizo el cambio, el campo y el detalle del cambio.

Historial del caso.

8.Guía de usuario y modo oscuro

Si es su primera vez en una página, el sistema le ofrecerá una visita guiada. Puede verla cuando quiera con el botón ? de la barra superior: resalta cada parte de la pantalla y explica para qué sirve. Avance con Siguiente o con las flechas del teclado, y ciérrela con la ✕ o la tecla Esc.

Guía de usuario en el formulario de reporte.

El botón de la luna (o del sol) cambia entre el modo claro y el oscuro. Su elección se recuerda en ese navegador.

Modo oscuro.

9.Notificaciones por correo

Mantis le avisa por correo cuando hay novedades en sus casos: una nota nueva, un cambio de estado, una asignación, etc. Los correos tienen un diseño nuevo: arriba indican qué pasó, quién lo hizo y cuándo, luego el caso con su estado y un botón para abrirlo. Para responder, añada una nota en el caso; no responda directamente al correo.

Correo de notificación (ejemplo).

Recomendaciones

• Un caso por problema: si tiene dos situaciones distintas, repórtelas por separado.
• Revise si ya existe un caso parecido antes de crear uno nuevo.
• Adjunte capturas de pantalla siempre que pueda.
• No comparta su usuario ni su contraseña, y no los escriba en los casos.
• Valide y cierre sus casos resueltos para mantener la lista al día.

ASP Solutions · Desarrollando ideas · Las imágenes de este documento usan datos de ejemplo.

Mejora en la Auditoría de JSP7

 

Auditoría sobre datos del JSP7

Les informamos que, como parte del fortalecimiento de los controles de seguridad del JSP7, se habilitó una nueva funcionalidad de poder habilitar rastros de Auditoría y que permitan enviar alertas a los interresados, sobre lo que las áreas de auditoría o los dueños de la información necesiten tener vigilancia de condiciones relevantes que ocurran en la información que manejan en el JSP7.

El detalle de la forma como se realizan la generación de los rastros de auditoría y la definición de como se alerta y a quienes, se explican de manera completa en el siguiente video instructivo.

Instructivo Gestión de Auditoría en el JSP7

Esta mejora beneficia a los dueños de información del JSP7 y a las áreas de control interno, que pueden realizar su plan de auditoría, validando los rastros que de este módulo se incluyan y para las condiciones mas relevantes, puedan ser alertado para mejor control ante las partes interesadas.

Nuevo Acceso al JSP7 con Autenticación mejorada

Nuevo Menu del JSP7 con

Autenticación Avanzada

Les informamos que, como parte del fortalecimiento de la seguridad de acceso al JSP7, se habilitó una nueva forma de acceder al JSP7 desde el siguiente sitio:

seguridad.jsp7camaras.org

El detalle o las condiciones que ahora se tendrán para el inicio de sesión, como las autorizaciones a las plataformas de seguridad que se implementaron, se encuentra descrita en el enlace que se presenta a continuación, como un manual o instructivo que describe la mejora implementada en el sistema JSP7. 

Instructivo Autenticación Mejorada en elJSP7

Esta mejora incluye las plataformas de Autenticación: AUTH0, MICROSOFT y GOOGLE con lo que las politicas de seguridad: como el manejo de contraseñas, su complejidad y otras características que se relacionan con este tema, se ha delegado a dichas plataformas especializadas.

Se cuenta con la ventaja, que si el usuario se encuentra conectado con su buzón de correo electrónico y lo tiene abierto para consultar sus correos y si ya antes el usuario le dió permiso a la plataforma de acceder al JSP7, con el solo hecho de estar con el correo, ya no le vuelve a pedir autenticación al JSP7.

Asistente Virtual del JSP7

Asistente Virtual del JSP7

 

ChatBot - Asistente Virtual con IA en el JSP7

 

Les informamos que, como parte del fortalecimiento de la capa de Servicio al Cliente del JSP7, en el enlace que se presenta a continuación, podrán consultar el manual o instructivo que describe la mejora implementada en el sistema JSP7 para consultar mediante Chat, las dudas que los usuarios puedan tener con respecto a como funcionan las opciones de los módulos del JSP7 en lenguaje natural. 

Instructivo Asistente Virtual del JSP7

Esta mejora permite que, ante las dudas de los usuarios sobre el funcionamiento de cierta parte del JSP7, con solo escribir al ChatBot, este mediante Inteligencia Artificial, intente buscar la información con mas relevancia que atienda la pregunta o duda, entregando un mensaje de texto que pueda darle la solución a la pregunta y/o permite referenciar los documentos origenes que mas tendrían relación con lo consultado.

Con esta mejora, ahora el JSP7 dispone de otro medio alternativo a los que ya se tienen disponibles, relacionados a continuación en orden de mayor a menor prioridad de atención:

• Registro de Casos via sistema de Tickets Mantis.

• Chats mediante las cuentas de soporte via Microsoft Teams y Google Chat.

• Número de Telefono PBX y número celular alternativo.

• Correo electrónico de soporte.

En el Menú en la parte superior derecha está el nuevo botón para acceder al Asistente Virtual:

JSP7 Assistant

Reducción de la Jornada Laboral a 42 Horas Semanales Año 2026

A partir de este 15 de julio, la jornada laboral ordinaria en Colombia se reduce de 44 a 42 horas semanales, sin afectar el salario ni los derechos laborales adquiridos.

La Ley 2101 del año 2021, aprobada por el Congreso de la Republica de Colombia, tiene como objetivo central disminuir la jornada semanal de manera progresiva, respetando los principios fundamentales del derecho laboral.

A continuación, vamos a explicar cómo se puede configurar la reducción de la jornada laboral, en el módulo de Nomina JSP7:

1.      Vamos a ingresar al formulario de Variables del Sistema, que esta ubicado en la siguiente ruta:

2.    Una vez que hayamos ingresado a Variables del Sistema, vamos a presionar el botón Con Respecto al Salario, para que se muestre el formulario donde se encuentra el campo Jornada Laboral, como se ve en la imagen:

 

 

Para calcular las horas de la jornada laboral diaria, se debe dividir las 42 horas semanales entre los 6 días laborales de la semana, dando como resultado una jornada laboral de 7 horas diarias, como se ilustra en la imagen.

 

Si tienen observaciones o requieren un acompañamiento más detallado sobre la parametrización de la jornada laboral, se pueden comunicar con nuestra mesa de ayuda.

 

 

 

Recargo de Dominicales y Festivos en la Reforma Laboral año 2026

Según el artículo 14 de la Ley 2466 del año 2025, los recargos por trabajar los días domingos y festivos, que actualmente están en 80% sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas, aumentaran de forma progresiva hasta alcanzar el 100% en el año 2027, este aumento se implementara de forma gradual de la siguiente manera:

§  A partir del primero de julio de 2025, se incrementará el recargo por laborar en día de descanso obligatorio a 80%.

§  A partir del primero de julio de 2026, se incrementará el recargo por laborar en día de descanso obligatorio a 90%.

§  A partir del primero de julio de 2027, se dará plena aplicación al recargo por laborar día de descanso obligatorio al 100%.

Esto quiere decir que desde el mes de julio del año 2026 se debe aumentar el recargo de domingos y festivos al 90%. A continuación, vamos a ilustrar como se debe configurar este porcentaje en el módulo de Nomina JSP7:

1.      Vamos a ingresar en la pantalla de Definición de Conceptos:

  Nos vamos ubicar sobre nuestro concepto de Recargo de Domingos y Festivos:

 

Se debe actualizar el campo Porc/Valor del concepto de Recargo de Domingos o Festivos por el valor de 1.9, que corresponde al 90% sobre el salario ordinario, como se muestra en la imagen:

Siguiendo estos pasos vamos a poder actualizar el valor del porcentaje del recargo de dominicales y festivos como lo cita la reforma laboral.

 Si tienen observaciones o requieren un acompañamiento más detallado sobre este proceso, se pueden comunicar con nuestra mesa de ayuda.

Gestión de Órdenes de Contrato con Otrosí

 

Gestión de Órdenes de Contrato con Otrosí – JSP7

 

Les informamos que, en el enlace que se presenta a continuación, podrán consultar el manual donde se describe la mejora implementada en el sistema JSP7 para la gestión de órdenes de contrato asociadas a Otrosí.

Instructivo mejora manejo Otrosi en JSP7

Esta actualización permite que, al generar una orden de contrato, el sistema utilice la distribución presupuestal actualizada definida en el Otrosí, en lugar de conservar la distribución original del contrato principal.

Con esta mejora, el JSP7 ahora permite:

• Generar la orden de contrato teniendo en cuenta la información registrada en el Otrosí.

• Garantizar que la distribución presupuestal (rubros, cuentas contables y centros de costo) corresponda correctamente a los cambios realizados en el contrato.

Para los usuarios que en su menú no le aparecen dichas opciones, pueden solicitarlas mediante el mantis correspondiente.