Índice de temas de cierre de año 2020 y apertura de año 2021

 Esta entrada consolida todas los temas relacionados con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.
1.1. Cierre contable y resumen de saldos.

2. Presupuesto.
2.1. Cierre presupuestal.
2.2. Cargue de presupuesto.

3. Tesorería.
3.1. Cierre y apertura de caja menor.

4. Nómina.
4.1. Parametrización nuevo año.

5. Compras

En el punto 2.1 de Cierre presupuestal se comenta sobre el tema de los tránsitos, pero queremos recordarles que las ordenes con saldo por ejecutar, y se tenga la certeza que no se va a recibir factura en el 2020 para terminar de saldar dicho presupuesto en tránsito, no puede ser usado con facturas del 2021, ya que dicho tránsito es del presupuesto del 2020.

Adicionalmente si necesitan realizar una orden de cualquier tipo después del 1-Ene-2021 y que por atraso no la hicieron en el 2020, ya no la podrán realizar con fecha del 2020, solo podrán causar contablemente en periodos del 2020 desde el módulo de Proveedores, pero sin referenciar ninguna Orden.

Apropiación presupuestal de los Otrosi

En el JSP7 la apropiación o tránsito de los rubros ocurre al momento de realizar una orden en compras. Esto indica que las órdenes de compra, trabajo y contratación son los equivalentes en el sistema a los documentos de disponibilidad presupuestal.

Al igual como ocurre con un contrato los otrosi también pueden apropiar dineros de un rubro por medio de una orden de contrato. El proceso para crear un otrosi y generar su orden de contrato en el JSP7 es el siguiente:

1. Crear una solicitud de tipo Acta de contrato. Las solicitudes se pueden realizar en la ruta: Gestión de compra > Actualizaciones > Solicitudes internas > Grabación de solicitudes.
Esta solicitud es exactamente igual a una solicitud normal con la diferencia de que cuando se escoge el tipo Acta de contrato se abrirá una ventana en la que se puede escoger el acta que se desea realizar. Allí se escoge la opción "otrosi" y abajo se digita el contrato.

 Note que esta solicitud también puede tener proceso de firmas aprobatorias.

2. Generar otrosi. Una vez aprobada la solicitud del otrosi se puede realizar la modificación del contrato en la ruta: Contratación > Actualizaciones > Ejecución > Modificaciones.

En esta pantalla se especifica qué tipo de cambios se realizarán y se digita el contrato.

El otrosi dentro del sistema es otro contrato que referencia al contrato inicial.

3. Grabar orden de contrato. Una vez grabado el otrosi y si este modificó el valor se puede realizar una nueva orden de contrato en la ruta: Gestión de compras > Actualizaciones > Órdenes de contrato > Generación automática OCTR.
Al buscar en el campo del proceso de selección la lista de ayuda mostrará una 'S' en la columna de 'otrosi':

Este proceso se diferencia de una grabación de orden normal sólo en que muestra el valor del otrosi; pero por lo demás tanto la distribución presupuestal como el proceso de firmas aprobatorias se mantienen igual.