Índice de temas de cierre de año 2020 y apertura de año 2021

 Esta entrada consolida todas los temas relacionados con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.
1.1. Cierre contable y resumen de saldos.

2. Presupuesto.
2.1. Cierre presupuestal.
2.2. Cargue de presupuesto.

3. Tesorería.
3.1. Cierre y apertura de caja menor.

4. Nómina.
4.1. Parametrización nuevo año.

5. Compras

En el punto 2.1 de Cierre presupuestal se comenta sobre el tema de los tránsitos, pero queremos recordarles que las ordenes con saldo por ejecutar, y se tenga la certeza que no se va a recibir factura en el 2020 para terminar de saldar dicho presupuesto en tránsito, no puede ser usado con facturas del 2021, ya que dicho tránsito es del presupuesto del 2020.

Adicionalmente si necesitan realizar una orden de cualquier tipo después del 1-Ene-2021 y que por atraso no la hicieron en el 2020, ya no la podrán realizar con fecha del 2020, solo podrán causar contablemente en periodos del 2020 desde el módulo de Proveedores, pero sin referenciar ninguna Orden.

CONSULTA RELACIÓN LOTE - CPTE – OP CAJA MENOR

 RUTA

Para acceder a la ruta de la opción para consultar los datos que amarran un proceso de caja menor como el lote, el comprobante o la orden de pago; seguimos la siguiente ruta: Tesorería → Consultas → C. Caja menor → Consulta Lote-Cpte.-OP Caja Menor.

 DATOS DE BÚSQUEDA

Una vez en la pantalla de consulta (Imagen 2), debemos colocar los patrones de búsqueda que conozcamos, es decir, si solo conocemos los datos del comprobante y queremos conocer la secuencia o el número de la orden, pues solo buscamos por el comprobante como lo muestra la imagen 2.

     

 El sistema maneja una búsqueda dinámica, es decir, no es necesario colocar todos los datos, solo los que sean necesarios, pero lógicamente el filtro será mayor entre más datos (Imagen 3).

    

 Una vez tengamos los datos del filtro simplemente tabulamos hasta el final o le damos en el botón Buscar de la barra lateral de herramientas. De inmediato se nos mostrarán los datos de todas las relaciones de lote, comprobante y orden de pago de caja menor que coincidan con el filtro puesto (Imagen 4).

 Los datos que se nos mostrarán en la grilla de resultados serán la secuencia, el comprobante, periodo, clase, número de orden, periodo de la orden y si tiene comprobante niif.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

Si queremos validar que el registro que estamos viendo sí hace referencia a lo que estamos buscando, existen tres botones en la parte de abajo que nos muestran consultas individuales. Podemos consultar el lote de vales de caja menor, el comprobante y/o la orden de pago (Imagen 5).

1. Consultar de Vales.
   Este botón nos permite consultar los vales correspondientes a la secuencia/lote que nos indica la grilla (Imagen 6).

       

2. Consultar Orden.
   Este botón nos lleva a la forma de consulta de órdenes (Imagen 7).

       

3. Consultar Comprobantes.
   En este botón podremos consultar el comprobante (Imagen 8).

     
    

De esta manera podemos validar que el registro que nos muestra la pantalla si hace referencia a los datos que estamos buscando.

Planeación en la Caja menor

Introducción
Con la implementación del módulo de Planeación presupuestal, los módulos se han adaptado para que los movimientos que se hagan en el presupuesto también afecten la planeación. Entre estos está el módulo de tesorería con el uso de la caja menor.

Este documento tiene como objetivo explicar los cambios sobre el módulo para entender su comportamiento con y sin el uso del módulo de Planeación. Los cambios afectan la parametrización de caja menor,  la grabación de vales de caja menor y  la generación del comprobante contable de caja menor. No se hicieron cambios de opciones nuevas y las rutas siguen siendo las mismas.


Apertura de Caja menor

Para grabar una caja seguimos la siguiente ruta en el menú: TESORERÍA > MOVIMIENTOS > CAJA MENOR > APERTURA DE CAJA

Ahora toda caja tendrá asociada un proyecto presupuestal de manera que todos los vales de una caja terminarán afectando sólo un proyecto en el presupuesto. Se ha añadido el campo proyecto al final de la forma de apertura de caja:

Grabación de vales

Hasta ahora la grabación de los vales pedía un proyecto presupuestal para consultar el saldo de los rubros asociados al concepto y el centro de costos escogidos. Además permitía cambiarlo para ver la información en otros proyectos. Debido a que ahora la caja tiene asociado un único proyecto, este se cargará automáticamente y no podrá cambiarse.

Sin la planeación no está activada, este será el único cambio y la forma seguirá comportándose como hasta ahora, en especial seguirá sin afectar presupuesto limitándose a avisar cuando los rubros no tenga saldo suficiente.

Si la planeación está activada, será necesario indicar el componente de la planeación para cada concepto del vale. Si hay conceptos sin componentes el sistema lo advertirá pero dejará grabarlo.

El paso de los vales a la caja menor sigue sin modificaciones.


Generar comprobante de caja menor
La nueva funcionalidad tiene como objetivo que el comprobante de caja menor cargue la información de la planeación automáticamente, en este sentido el proceso de generación del comprobante no ha 

cambiado. El componente de la planeación puede verse en la consulta del detalle del vale y el comprobante contable:

Verificación de errores de cpte de caja menor

Al momento de generar el comprobante de reembolso de caja menor el sistema da la opción de revisarlo antes de guardar el proceso, esto con el fin de no tener que anular el comprobante contable posteriormente para corregir, de ésta manera no se pierden consecutivos.

Ruta: Tesorería> Movimientos> Caja menor> Generación cpte caja menor

Cuando se genera el comprobante y antes de guardar, se puede ir a la opción “comprobante” que se encuentra en la parte inferior derecha. 

La opción le llevará a otra ventana (la que se muestra a continuación) donde puede visualizar el comprobante contable.

Aquí debe darle clic a la opción “análisis” y le mostrará un recuadro que le informará qué posibles problemas presenta el comprobante o si se encuentra correcto.

Comprobante correcto: 

En el caso que presente algún detalle que deba ser corregido no debe guardar el comprobante de reembolso, debe cerrar la ventana de visualización del cpte, limpiar la ventana de generación de comprobante de reembolso y se proceder a corregir los vales para el caso que sea necesario.

En el caso que esté correcto cerramos ésta ventana y grabamos el proceso de generación de comprobante contable. 

Cambio Caja Menor: Asignar Rubros a Cuentas con Relación Correlativa

Hay cámaras que utilizan una relación correlativa entre cuentas contables y rubros, es decir, las cuentas pueden tener asociadas más de un rubro. Al momento de generar el comprobante contable de caja menor, estas cuentas quedaban sin un rubro asociado, ya que el sistema al encontrar varios rubros, no sabe cuál asignarle y lo deja vacío.

Ahora, en la opción de Generación de comprobate de caja menor, se ha añadido un botón para que cuando se presenten éstos casos, podamos asignarle el rubro deseado y el comprobante contable quede bien generado.

El proceso para la grabación del comprobante será tal cual lo conocemos, llenamos los campos y procedemos a generar el comprobante con el botón "Genera Cpte Contable Reembolso".

Luego de llenar los datos y presionar el botón para generar el comprobante, nos mostrará un mensaje como el que se mostrará a continuación:

Este mensaje aparecerá en el caso que alguno de los vales que estamos asociando tengan varios rubros afectando una misma cuenta. Note que de presentarse este caso el comprobante no podrá asentarse inmediatamente.

Presionamos en "OK" y nos mostrará un mensaje para decirnos que la operación se realizó con éxito y que grabemos para confirmar todo.

Presionamos "OK" y nos mostrará un mensaje con los datos del comprobante generado con su orden de pago asociada, número de comprobante,clase y periodo.

Solo nos queda grabar, pero antes de hacerlo debemos asignarle los rubros a aquellos vales que generaron conflicto, en el caso de nuestro ejemplo fueron 3. Para poder verlos, saber cuales son y poder asignarles sus respectivos rubros; nos vamos al botón que está en la parte inferior derecha llamado "Asigna Rubro".

Al presionar el botón, nos mostrará una ventana con la información de los vales que tienen conflicto, y al final el campo rubro. Nos posicionamos en dicho campo y utilizamos la lista de ayuda con F9, y para cada registro nos mostrará los rubros que están asociados a su cuenta respectiva(*). Escogemos el rubro que queremos utilizar y presionamos en aceptar.

Una vez seleccionados los rubros y le demos "Aceptar" ya podremos presionar en el botón "Grabar" de la barra lateral izquierda.

(*) los rubros que muestra están basados en la relación correlativa de presupuesto.

Cambios en Caja Menor: Convertir OP generales a OP de Caja Menor

Un error de usuario común en el submódulo de caja menor se presenta cuando en lugar de realizar una orden de pago de caja menor se realiza una orden de pago general. Como se sabe, en las órdenes de pago de caja menor se escoge la caja a la que se le cargará el valor de la orden cuando se realice el egreso. La orden de pago general no hace esto y no es posible que el sistema pueda diferenciar si se trata de un error o de una orden general legítima.

Hasta ahora, cuando este problema se presentaba era necesario que el usuario solicitara a soporte que el valor de la caja se actualizara. Ahora existe a opción de convertir una orden de pago general en una orden de pago de caja menor.

La ruta de la opción es:

Esta opción permite consultar varias órdenes de pago generales al mismo tiempo y realizar la conversión sobre varias; pero sólo para una caja a la vez. Es decir, todas las órdenes seleccionadas irán al saldo de la caja seleccionada y sólo si el valor total no supera el valor tope de esta caja. 

Este reembolso de la caja se hace automáticamente si el estado de las órdenes es "pagado" (que ya se le hizo egreso).

Es importante hacer notar que esta opción no reemplaza el proceso normal de pagar la orden de pago de caja menor generada automáticamente cuando se graba el comprobante de caja menor. Esta opción sólo debe usarse en caso de necesidad.

Cambios en Caja Menor: Asiento y Anulación de comprobantes

Hasta ahora el comprobante de caja menor se generaba en contabilidad y desde allí era que se asentaba o editaba según se necesitara. Esto ha cambiado: ahora el comprobante se va a generar en tesorería y será por la opción de Asiento y Anulación de comprobante de caja menor que se podrá manipular. Esto permitirá que los lotes de vales puedan ser reutilizados, esto es, que si se necesita se podrá anular el comprobante de un lote, devolver los vales, editarlos, volver a enviarlos a contabilidad y generar un nuevo comprobante contable.

La ruta de la opción es: 

Lo primero es escoger la operación a realizar, asiento o anulación.

Después de esto se incluye la información de la secuencia del lote de vales y el comprobante que tiene relacionado. Se da en buscar y esto mostrarán los vales relacionados. Para realizar la operación se da en grabar.

La opción de anular devolverá el lote al estado en que se puede volver a generar un nuevo comprobante.

Note que la opción permite consultar en detalle el comprobante y la orden que tenga asociado el lote.