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jueves, 13 de agosto de 2015

Índice Temático de Vídeos

El siguiente índice organiza por módulos los temas de la parametrización y procesos de los  módulos contenidos en los videos del canal de Youtube.

1. Contabilidad


2. Presupuesto

2.1. Definición de colores y ambientes presupuestales
2.2. Modificación de rubros presupuestales
2.3. Definición de proyectos presupuestales

2.4. Proceso de Grabación de presupuesto
2.4.1. Grabación de presupuesto anual
2.4.2. Aprobación del presupuesto anual
2.4.3. Reversión del presupuesto

2.5. Relación de rubros y cuentas contables
2.5.1. Relación de rubros y cuentas cuando la relación es directa
2.5.2. Relación de rubros y cuentas cuando la relación es correlativa

3. Tesorería

3.1. Parámetros iniciales
3.1.1. Entidades bancarias 
3.1.2. Sucursales bancarias 
3.1.3. Definición de chequeras 
3.1.4. Saldos iniciales de bancos 

3.2. Ejemplos de plantillas y su función en la interfaz contable

3.3. Proceso de pagos generales
3.3.1. Órdenes de pago (generales, reembolsos de caja menor y de nomina) 
3.3.2. Aprobación de ordenes de pago 
3.3.3. Comprobante de egreso 

3.4. Caja menor
3.4.1. Parámetros de caja menor 
3.4.2. Conceptos de caja menor 
3.4.3. Usuarios que aprueban los vales de caja menor 
3.4.4. Apertura de caja menor 
3.4.5. Grabación (comprobantes de caja menor)
3.4.6. Inicialización de la caja menor con un reembolso

4. Gestión de compras

4.1. Parámetros iniciales
4.1.1. Tipos de solicitudes
4.1.2. Áreas de trabajo
4.1.3. Relación entre áreas y jefes de áreas
4.1.4. Tipos de adquisición o compras
4.1.5. Parámetros generales

4.2. Tablero: solicitudes, requisiciones , órdenes (proceso general)

4.3. Parámetros del Workflow
4.3.1. Definición de firmas por fuentes
4.3.2. Usuarios por rangos de valores
4.3.3. Continuación definición de firmas por fuente
4.3.4. Imágenes de firmas por usuarios
4.3.5. Parámetros correo electrónico
4.3.6. Asociación de cuentas a artículos de mayor

4.4. Proceso de solicitud
4.4.1. Grabación de solicitudes
4.4.2. Grabación de requisiciones
4.4.3. Actualización de artículos
4.4.4. Generación automática de órdenes de compra o de trabajo

4.5. Parámetros de flujos de gestiones
4.5.1. Tableros: tipo de gestión
4.5.2. Tipos de gestión
4.5.3. Definición de instancias de gestiones de pago
4.5.4. Tablero: estados de una gestión dentro de una instancia
4.5.5. Secuencia de instancias por tipo de gestiones
4.5.6. Asignar usuarios a instancias
4.5.7. Parámetros generales de flujos de gestiones
4.5.8. Documentos a realizar recibos de satisfacción

4.6. Proceso de gestión
4.6.1. Registro documental (registro de gestión)
4.6.2. Gestión documental (administración de instancias)

4.7. Consultas importantes
4.7.1. Consulta General de Procesos de Solicitudes
4.7.2. Consulta de proceso de gestión de documentos

5. Proveedores

5.1 Tablero: conceptos iniciales de Proveedores 
5.2 Tipos de cuentas por pagar 
5.3 Actualización de proveedores 
5.4 Tipos de actividades económicas 
5.5 Continuación de actualización de proveedores 
5.6 Relación de actividades económicas con los impuestos 
5.7 Descuentos a aplicar en documentos 

5.8. Grabación y pago de facturas
5.8.1. Grabación de facturas
5.8.2. Aplicar orden factura
5.8.3. Cruce de documentos (Anticipos y nota crédito)
5.8.4. Consulta factura proveedores

6. Contratación

6.1. Parámetros
6.1.1. Tipos de contrato
6.1.2. Tipos de contratación
6.1.3. Tipos de amparos

6.2. Proceso de Contratación
6.2.1. Grabación de solicitudes de contratación
6.2.2. Captura del proceso de selección contratista
6.2.3. Grabación de contrato maestro
6.2.4. Inicio de contrato
6.2.5. Actualización de pólizas(aprobación)



martes, 7 de julio de 2015

Guía de pantallas del Proceso de solicitud de compras y servicios

La siguiente guía no pretende hacer una explicación detallada de todas las pantallas involucradas sino ser una fuente de referencia del paso a paso de un proceso de compras y el pago de sus facturas. 




Pasos para realizar el proceso de compras:

1. Proceso de solicitud

1.1. Grabación Solicitud*:


Gestión de compras > Actualizaciones > Solicitudes internas > Grabación de solicitudes


1.2. Grabación de Requisiciones*:

Gestión de compras > Actualizaciones > Requisiciones > Generar requisición  

1.3. Aprobación de Requisiciones**:


Gestión de compras > Actualizaciones > Requisiciones > Aprobación de requisiciones


1.4. Se hace la generación automática de la orden:


1.4.1. Si es orden de compra*:


Gestión de compras > Actualizaciones > Ordenes de compra > Generación automática


1.4.1.1. Recibo de Mercancía: 


Gestión de compras > Actualizaciones > Recibos de mercancía > Recibos de mcia 


1.4.2. Si es orden de trabajo*:   


Gestión de compras > Actualizaciones > Ordenes de compra > Ordenes de trabajo > Generación automática ot 



2. Proceso de Gestión de Documentos para facturas:

2.1. Radicar documentos:


Gestión de compras > Actualizaciones > Flujo de gestión documental > Registro documental


2.2. Administración de gestiones:

Gestión de compras > Actualizaciones > Flujo gestión documental > Gestión documental

2.3. Si es de trabajo tienen Recibo de Satisfacción***: 



Gestión de compras > Actualizaciones > Seguimiento de solicitudes > Recibos  de Satisfacción por facturas 


2.4. Grabación de facturas****: 

Proveedores > Actualizaciones > Grabación de documentos > Facturas


2.5. Orden de Pago: 


Tesorería > Movimientos > Ordenes de pago > Grabación 


2.6. Comprobante de Egreso****:


Tesorería > Movimientos > Comprobantes > Egresos 

(*) Estos documentos pueden tener proceso de firmas aprobatorias.
 Las firmas se realizan en la ruta:  Gestión de compras > Actualizaciones > Notificación de autorización  > Gestión de autorización 

(**) Sólo si se parametrizaron usuarios aprobadores de requisiciones para el tipo de adquisición de la solicitud.

(***) La gestión debe estar en la instancia del recibo de satisfacción parametrizada en: Gestión de compras > Administración > Parámetros Flow > Parámetros de gestión > 
Parámetros de gestión de pago.
La persona que realiza el recibo de satisfacción puede ser el jefe de área del área de la solicitud y el encargado de compras parametrizado en: Gestión de compras > Administración > Parámetros generales

(****) Es necesario que la gestión se encuentre en la instancia adecuada.