Auditoría de operaciones sobre documentos

La siguiente forma fue creada para gestionar las operaciones que se hacen dentro del sistema, así podemos llevar un control y/o gestionar quién hizo una operación, cuándo la hicieron y qué hicieron.

Por eso se creó la forma de "Auditoria de Operaciones", la cual podremos encontrar en la siguiente ruta: SISTEMAS -> CONSULTAS -> AUDITORIA DE OPERACIONES.

Al entrar en ésta opción se nos mostrará una pantalla como lo indica la Fig. 2, en dicha pantalla tendremos unos filtros, los cuales podremos usar con la combinación que queramos: entre un rango de fechas, podremos buscar por cpte, clase, ambientea, periodo, documento y/o usuario.

En la Fig. 2 podemos ver que para el caso de ejemplo solo usaremos los filtros de ambiente y periodo entre dos fechas; Entonces tabulamos o presionamos "Enter" hasta pasar por el último campo (Usuario) para que automáticamente nos haga la búsqueda, o simplemente podemos darle en la lupa de la barra lateral de herramientas de la pantalla.

La Fig. 3 nos muestra el resultado de la búsqueda, en la cual podemos apreciar el ambiente, la clase, el periodo, el documento, el cpte, el tipo de causal, la causal, el usuario y la fecha con la hora en el que se hizo y registro dicha operación.

Cabe recordar que podemos usar los filtros como mejor nos parezca, usándolos todos o solo la combinación de algunos.

Planeación Presupuestal: Parámetros y planeación

El módulo de Planeación presupuestal ya se encuentra disponible para su implementación.

El manual del módulo está disponible en la ruta: Sistemas > Manuales JSP7-ERP > Manuales > Manual de Planeación(planeación)

Antes de pedir el acompañamiento es obligatorio leer el manual del módulo para comprender los conceptos que se manejan y sus opciones principales.

La planeación cumple un ciclo anual: parametrización, planeación, ejecución y evaluación. En esta entrada se indicarán los pasos iniciales que se deben seguir para la puesta en marcha en cada cámara con los pasos de parametrización y planeación.

En la parametrización se define la estructura anual del árbol de componentes, los nombres que se usarán para cada uno de ellos, crear y cambiar estado de las vigencias, etc.; todos los años antes de empezar la planeación esto debe quedar definido. La planeación se refiere a definir la estructura real de la planeación, sus encargados, permisos, etc.

Hasta el momento las opciones sólo están disponibles para los usuarios administradores. Para ir asignando las opciones a los usuarios se debe diligenciar el formato de roles. Este formato muestra los cinco roles disponibles con una descripción de cada uno y las opciones que tiene disponibles.

El formato se puede descargar en la ruta Sistemas > Manuales JSP7-ERP > Archivos planos > Roles Planeación

Sólo se debe editar la columna de usuarios y enviarse al correo de soporte.

Lo que debe saber para activar la contabilización automática NIIF

Llamamos contabilización Niif automática a el cambio que ocurre en el JSP7 cuando se activa la doble contabilización de comprobantes contables (Colgaap-Niif) en cada uno de los procesos que día a día se manejan.

Para que esto funcione de manera correcta el usuario debió haber homologado todas las cuentas auxiliares de la contabilidad Colgaap con las cuentas auxiliares Niif para que los operarios del JSP7 no encuentren ninguna traba al momento de realizar sus transacciones rutinarias.

La mejor manera de prepararse para la contabilización automática es a través del re procesamiento mes a mes, es aquí en donde la empresa va corrigiendo las homologaciones erradas ya que al intentar re procesar los comprobantes Colgaap el sistema le irá mencionando los errores que tienen y de esta manera se va ajustando  la homologación y de paso los requerimientos del PUC con la ayuda de soporte si es necesario.

El proceso de activación lo inicia soporte JSP7, activando desde parámetros interno la swich que le indica al sistema que por cada transacción Colgaap se creará inmediatamente el comprobante Niif, luego desde soporte mismo, se copian los encabezados de las plantillas Colgaap a Niif, y se homologan uno a uno estas plantillas y en el trabajo día a día del usuario ocurre lo siguiente:

En aquellos procesos donde el usuario visualice una interfaz contable (Plantilla que muestra la contabilización del proceso que se está realizando) como Causación de facturas de proveedores, recibos de caja de cartera, egresos e ingresos por tesorería, etc. después de la primera pantalla con las cuentas contables Colgaap, el sistema generará un comprobante contable Niif en donde le preguntará al usuario si quiere visualizarla o no, en este punto si el usuario presiona Si, verá la contabilización Niif en una nueva ventana donde podrá editar las cuentas y guardar, o puede presionar No y dejar que el sistema asiente el comprobante Niif tal y como se creó inicialmente.

Para el caso de aquellos procesos que generan el comprobante contable Colgaap "por debajo", es decir, donde el usuario no pre visualiza la contabilidad Colgaap si no que el comprobante se arma sin intervención inmediata de él, como ocurre con la generación de facturas de ventas, la causación y reembolso de la caja menor, la grabación de comprobantes contables en contabilidad, el sistema mostrará un check que dice: "Generar Comprobante Niif automáticamente por homologación", Por default está marcado, de esta manera JSP7 generará el comprobante contable Niif una vez genere el de Colgaap sin la pre visualización del usuario, Si no se marca, el sistema sólo generará el Colgaap, eso sí, dejará un registro en auditoria almacenando que usuario le dijo no a la generación del comprobante en Niif.

Para el caso de los comprobantes generados en Niif que requieran modificación, el usuario puede dirigirse al módulo, y reversar el comprobante Niif generado, editarlo y nuevamente asentarlo, si el módulo no lo permite por ser de interfaz, puede hacer otro comprobante únicamente en la contabilidad Niif realizando el ajuste que necesite.

Cuando en la operación día a día ocurre algún Error generando el comprobante Niif  sea por interfaz o "por debajo" o cuando en los comprobantes "por debajo" el usuario decide no generar el comprobante Niif, el sistema no truncará el proceso del usuario, lo dejará seguir dejando sólo el comprobante Colgaap generado y luego el usuario puede ir a re procesamiento de comprobantes y re procesar a Niif esos comprobantes Colgaap que no pasaron por decisión o pasar aquellos que le habían generado error una vez ya corregido, es decir, aún con la contabilización automática activa, el usuario podrá re-procesar si lo ve necesario..

Si la empresa tiene planeado solicitar la activación de las transacciones automáticas Niif, deberá solicitarlo a través del Mantis, se recomienda que se solicite activar un viernes para realizar el proceso de activación un fin de semana y el lunes la empresa inicie, o más recomendable en un mes nuevo para que de esta manera los consecutivos sean coherentes y no se vean afectados por  el re-procesamiento y la contabilización automática.

Adjuntar Documentos de Proveedores

Se ha agregado la opción de poder adjuntar documentos de los proveedores para ser consultados en cualquier momento. Estos documentos son:

• Rut
• Certificado de constitución
• Certificado de titulación bancaria
• Referencias comerciales
• Relación de clientes

Para adjuntarlos, se ingresa a la opción de actualización de proveedores mediante la ruta: Proveedores > Administración > A. Proveedores

Al abrir la forma podremos observar el botón como lo muestra la FIG2. Si lo presionamos y no hemos buscado ningún proveedor nos mostrará un mensaje como el de la FIG3, entonces debemos buscar primero un NIT antes de ingresar a la opción de ingresar documentos.

Una vez digitado el NIT del proveedor podremos acceder a la opción, la cual nos mostrará una ventana como la de la FIG4.

VALIDACIONES

Encontraremos dos botones (“Ver”,“Anexar”), si presionamos el de “Ver”, el sistema validará si hay algún documento adjunto, en el caso que no haya, pues mostrará un mensaje como el de la FIG5. Lo mismo ocurrirá si presionamos el botón “Anexar”, en el caso de que si haya un documento adjunto se mostrará un mensaje como el de la FIG6.

ANEXAR DOCUMENTOS

Al presionar en el botón “Anexar” se nos abrirá una ventana como la de la FIG7, deberemos presionar en el botón “Cargar Archivo” que se señala en la FIG7. Éste nos abrirá el explorador de archivos en el cual buscaremos el archivo a anexar y le presionamos en “Aceptar”. Seguido a ésto presionamos en el botón “Cargar y Cerrar”.

Si el archivo se cargó exitosamente entonces nos mostrará la URL del archivo en a ventana como se muestra en la FIG8. Será el mismo procedimiento para anexar los demás documentos.

Una vez cargados los documentos presionamos el botón “Regresar”.

GRABAMOS

Una vez terminado todo el proceso de edición y le demos grabar, nos deberá mostrar un mensaje como la FIG9 para confirmar que el documento se anexó correctamente.

Novedades NIIF(Octubre 2016)

Grabación de comprobantes Niif con cargue de archivos planos desde excel, consulta de movimiento de una cuenta niif entre periodos y mejoras en la homologación de cuentas Niif, son novedades que el JSP7 les ofrece y que a continuación veremos:

Grabación de comprobante contable Niif

Ya puedes trabajar cómodamente un comprobante contable Niif en una interfaz visual como la de Colgaap y que funciona de la misma manera, sencilla, fácil de manejar y ergonómica, ahora en la ruta: Niif -> Actualizaciones ->  Niif grabación de comprobantes (Nueva)

verás la siguiente pantalla:

Además ahora también para Niff puedes realizar esos comprobantes de ajustes en un archivo de excel y cargarlos cómodamente, presionando el botón que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla que dice "Cargar comprobante":

El plano puedes conseguirlo en "Sistemas -> Manuales JSP7 -ERP -> Archivos planos -> Comprobante contable en excel Niif". Invito a manejar la nueva opción y comentar que les parece.

Actualización de comprobantes contables Niif

Ahora se puede actualizar lotes de comprobantes Niif en un solo proceso usando la nueva forma de actualización de comprobantes de esta contabilidad en la ruta: "Niif -> Actualizaciones -> Niif actualización de comprobantes".

Selecciona el proceso a realizar (Reversión o Anulación), ingresa el periodo, la clase contable y el rango de comprobantes a actualizar.

Consulta de movimiento de una cuenta Niif entre periodos

En la ruta Niif -> Consultas -> Movimiento de una cuenta Niif entre periodos

Vas a poder consultar el movimiento de una cuenta de esta contabilidad dentro de un rango de períodos, pruébala, sólo ingresa el ambiente, periodo inicial, periodo final, la cuenta auxiliar Niif, el centro de costo(opcional) y buscar:

Homologación de cuentas Niif

Esta opción ya conocida en la ruta: Niif -> Administración -> Niif Homologa cuentas  tiene una novedad: ahora se puede consultar la homologación desde las cuentas Colgaap, desde las cuentas Niif o combinar los dos bloques,ya que se ve de la siguiente manera:

Te invitamos a utilizarlas, y seguir aprovechando las mejoras y las novedades que el JSP7 les estará ofreciendo.

Reporte Nómina: Préstamos a empleados

Se ha creado un reporte con el que se podrán ver todos los préstamos ingresados para un contrato en específico o para todos los empleados.

Se encuentra en la ruta: Nomina> Reportes> Reportes de novedades> R. prestamos> Prestamos vigentes agrupados por identificación

Al ingresar a la opción se encontrará con la siguiente pantalla en la que ingresarán los parámetros para generar el reporte, se indica la empresa y en el campo CONTRATO se indica el número de contrato a consultar o porcentaje (%) para que refleje todos los contratos.

Así queda el reporte:

Envíos de comprobantes de pago de prestaciones

Se ha creado una nueva opción en la cual después de haber liquidado cualquier prestación social (vacaciones, primas, cesantías e intereses) se pueda enviar el comprobante o reporte de esa liquidación por correo electrónico a cada uno de los empleados.

Se encuentra en al siguiente ruta: Nomina> Liquidación > L. prestaciones > Volante de prestaciones por correo electrónico

Al ingresar a la opción se encontrará con la siguiente pantalla, en la cual debe ingresar el periodo, el número de la liquidación: 1 si es primera quincena o si es mensual y 2 si es segunda quincena, el concepto de la prestación con el cual liquidaron y el contrato específico o dejar ese campo en blanco para que traiga todos los empleados liquidados para ese concepto, en ese periodo y número de liquidación.

El correo electrónico correspondiente que muestra al lado de cada contrato es el que se indica al momento de crearlo como nit.

Modificación de Distribución Presupuestal

Durante el proceso de compras realizamos la solicitud, hacemos la firma presupuestales, se genera la orden, se hace el registro documental y demás pasos del proceso de compras. Sin embargo, se presentan casos en los que nos damos cuenta que la distribución presupuestal se hizo mal, o simplemente queremos cambiarla. Hasta ahora esto implicaba anular todo el proceso para volver a distribuir el presupuesto.

Esta acción podía volverse un poco tediosa, porque el proceso de compras es largo. Para este caso se una nueva opción con la cual podremos editar la distribución sin necesidad de anular el proceso completo, siempre y cuando las orden asociada no tenga documentos causados.

Para acceder a ésta opción seguimos a siguiente ruta: Gestión de Compras > Actualizaciones > Flujo de Gestión Documental > Modificación de la Distribución Presupuestal.

Se nos mostrará una pantalla como la que se muestra a continuación:

En esta pantalla encontraremos tres bloques:

1. Bloque de Búsqueda: En esta parte de la forma colocaremos los datos de la orden a la cual le queremos editar la distribución. Sólo se cargarán las órdenes que (como se dijo en un principio) no estén causadas y/o estén en estados "A", "P" ó "T". Cabe resaltar que ésta opción funciona para cualquier tipo de orden (OC, OCTR, OTB). Se deben llenar todos los campos sin excepción, en dicho caso el sistema mostrará un mensaje como el siguiente:

El sistema también validará que la orden no esté causada, en cuyo caso se mostrará un mensaje como el siguiente:

2. Bloque Informativo: Una vez llenado los datos del filtro hasta el Número de Orden se nos cargará automáticamente la  distribución presupuestal actual de la orden. Este no puede ser editado. Note que si la distribución actual tiene una cuenta de PyG, se mostrará el proyecto, centro de costo y rubro de cada cuenta, de lo contrario (cuenta de balance) no lo hará.

Ej:

 

3. Bloque de Edición: En el tercer bloque es donde haremos las modificaciones que queramos, ya sea cambiar por completo la distribución, añadir cuentas, etc. Debemos tener en cuenta que el total de las cuentas que coloquemos no puede exceder el valor total de la orden, ni ser menor. Y tampoco se puede editar el valor total asignado, si esto es necesario entonces esta opción no le sirve y debe considerar volver a realizar el proceso con una nueva orden.

Si antes de modificar la distribución queremos consultar la orden para cerciorarnos de todo, lo podemos hacer mediante el botón "Ver Orden", el cual nos abrirá la forma de consulta de órdenes.

Una vez modificada la distribución simplemente le damos en grabar y el sistema actualizará el valor tránsito de las cuentas relacionadas en la distribución presupuestal.

Grabamos y finalmente nos mostrará un mensaje como el que se muestra a continuación:

Modificar periodos de cobro a cuentas por cobrar

En muchos casos el periodo de cobro de una empresa a un cliente puede variar en algún momento por acuerdos generados, y no era posible modificarlo en el JSP7 sin la ayuda de soporte. A partir de hoy puede ser modificado a través de una opción en:

Cartera -> Actualizaciones -> Modificar periodo de cobro a cuentas x cobrar.

Al ingresar a esta opción se mostrará una ventana como la que se encuentra debajo de este texto, en donde el usuario digitará: la agencia, el cliente y la cuenta por cobrar a modificar.

una vez seleccionada la cuenta, el sistema mostrará: el tipo de cartera, la moneda y el periodo de cobro que actualmente tiene, en el recuadro: "Ingrese el nuevo periodo de cobro de la cuenta por cobrar" el usuario seleccionará de una lista de valores los periodos de cobros parametrizados, se elige el que se desee y se presiona el botón "Modificar". Un mensaje le confirmará al usuario que el proceso fue exitoso, las facturas generadas a partir de ese momento tomarán el cambio en la fecha de vencimiento.

Nota: Por cada modificación que se realice, el sistema guardará un registro de auditoria del usuario que lo realizó, la fecha realizada, el periodo modificado, el plazo anterior y el plazo nuevo.

Reportes de Análisis de Compras

Los reportes de análisis de compras permiten obtener información resumida sobre los procesos de solicitudes y los flujos de gestiones del workflow. Estos reportes son:

• Solicitudes por estado del proceso.
• Tiempo de firmas.
• Tiempo promedio de proceso de gestión.
• Tiempo promedio de cada firma.

Estas opciones las encontramos en la siguiente ruta: Gestión de Compras > Informes > I. Análisis

1. Solicitudes por estado del proceso.

Este reporte muestra un listado de las solicitudes grabadas entre dos fechas y ordenadas por el estado en el que se encuentra el proceso. Nos servirá para tener una visión general de todas las solicitudes para saber su avance.

Para generarlo accedemos a la opción descrita en la Fig1. Nos mostrará una ventana de parámetros en la cual colocaremos el rango de fechas que deseamos consultar como lo muestra la Fig2.

Luego presionamos el botón ejecutar y nos mostrará el reporte tal cual lo muestra la Fig3.

2. Tiempo de firmas.

Este reporte muestra cuánto ha tardado en hacerse cada firma del proceso de firmas de una solicitud específica. Sirve para saber quién y cuánto tiempo tardó en cada firma.

Para generarlo accedemos a la opción descrita en la Fig1. Nos pedirá la empresa, el año y el número de solicitud como se muestra en la Fig4.

Ejecutamos el reporte y nos mostrará uno como el de la Fig5.

3. Tiempo promedio de cada firma.

Este reporte muestra por año el promedio de tiempo que tardan en firmarse todas las firmas parametrizadas en compras. Sirve para detectar cuellos de botella en los procesos de solicitud.

Para generarlo accedemos a la opción descrita en la Fig1. Nos pedirá la empresa y el año como se muestra en la Fig6.

Ejecutamos el reporte y nos mostrará uno como el de la Fig7.

4. Tiempo promedio de proceso de gestión.

Muestra para un año el promedio de tiempo que pasa una gestión en un estado en cada instancia para todos los tipos de gestión. Nos sirve para detectar los cuellos de botella en los flujos de gestión y reconocer cuáles son los tipos de gestión que pueden mejorarse.

Para generarlo accedemos a la opción descrita en la Fig1. Nos pedirá la empresa y el año como se muestra en la Fig8.

Ejecutamos el reporte y nos mostrará uno como el de la Fig9.

Corregir observaciones en facturas de venta

Es normal que una vez se ha generado una factura de venta a un cliente, sea necesario modificar su descripción por cualquier motivo, debido a que no es posible reversar el documento por los diferentes pasos que se realizan para generarla, se creó la opción:

Gestión de ventas -> Actualizaciones -> Modificar conceptos de facturas

Esta opción mostrará una ventana en donde se digitará: la agencia, el periodo y el número de la factura cuyo concepto será modificado; presionamos el botón traer datos:

La consulta mostrará los datos de la factura, lo único que el sistema permitirá editar será el último campo grande que dice: "Digite la nueva descripción"; en este campo el usuario podrá digitar la nueva descripción, después de esto presionará "Actualizar concepto", y listo.

Nota: Por cada modificación que se realice, el sistema guardará un registro de auditoria del usuario que lo realizó, la fecha realizada, el documento modificado y guardará la antigua y la nueva descripción.

Traslados entre Rubros Presupuestales

 Anteriormente la forma de traslados entre rubros presupuestales permitía hacer los traslados con una relación uno a uno, es decir, sólo se podía traspasar de un rubro a un rubro a la vez. Pero se empezaron a presentar casos en los que se requería traspasar de un rubro a varios, entonces la persona debía hacer varias operaciones lo cual hacía el trabajo muy repetitivo y tedioso.

Por ésta razón se cambió la forma de tal manera que si queremos traspasar de un rubro cierta cantidad de dinero a dos o más, pues la persona lo pueda hacer sin necesidad de hacer varias operaciones. E igual viceversa, si desea trasladar de varios a uno solo.

ACCESO A LA FORMA.
Para ingresar a la forma seguimos la ruta: Presupuesto privado → Control Presupuestal → Traslado Presupuestal.

SELECCIÓN DEL TIPO DE TRASLADO.

Al abrir la forma nos encontramos con que hay dos operaciones “Uno a Muchos” y “Muchos a Uno”, en ésta parte especificaremos que tipo de operación queremos hacer:

* Uno – Muchos: En el caso que queramos trasladar de un rubro a otro o más.

* Muchos – Uno: En el caso que queramos trasladar de varios rubros a uno.

RUBRO INICIAL.

Después de seleccionar el tipo de traslado debemos llenar los datos que corresponden al rubro del cual tomaremos el dinero a trasladar. Colocamos el proyecto y tabulamos hasta llegar al bloque del rubro. Nos daremos cuenta que los campos como la fecha, el año y el periodo se llenaran automáticamente con la tabulación.

Una vez llenado esos datos escogeremos el rubro del cual enviaremos el traslado, junto con el centro de costo y el valor a trasladar. En el ejemplo usaremos el tipo de traslado “Uno – Muchos”.

RUBRO FINAL.

Primero seleccionamos el proyecto para el rubro que recibe, luego escogemos los rubros los cuales recibirán el dinero. En el ejemplo escogimos de uno a muchos, entonces podemos pasar de uno a uno ó de uno a varios rubros.

Escogemos el rubro, centro de costo y el valor que se va a recibir. Hay que tener en cuenta que el valor debe ser completamente igual en su total al enviar y al recibir, y éste valor debe distribuirse entre los rubros seleccionados, es decir, si queremos enviar $100.000 del Rubro A al Rubro B y Rubro C, entonces debemos distribuir cuanto recibirá cada rubro y su total debe ser igual al que se está transfiriendo, por ejemplo Rubro B $60.000 y Rubro C $40.0000.

En el caso que los valores no sean iguales, al momento de grabar el sistema arrojará un mensaje parecido al siguiente:

En el caso que la operación sea “Muchos – Uno”, el proceso es igual, es decir, el total de todos los que se va a enviar debe ser igual a lo que se recibirá, ejemplo: Si el Rubro A enviará $60.000 y el Rubro B $40.000, el rubro que recibirá el dinero, Rubro C, debe ser un total de $100.000.

La forma deberá quedar parecida a la siguiente imagen:

GRABAMOS LA OPERACIÓN.

Una vez validado la información y que estemos seguros de que todo esta bien, presionamos en el botón “Grabar” de la barra de herramientas lateral.

En el caso del ejemplo estamos haciendo dos operaciones de manera simultanea, una en la que un rubro recibe $60.000 y otra en la que otro recibe $40.000. El sistema grabará dos registros de operaciones, y las identificaremos con el mensaje que nos muestra al grabar como el siguiente:

Nos damos cuenta que se generaron dos operaciones simultaneas, la número 10 y la número 11, para nuestro caso de ejemplo.

Presionamos “OK” y listo, ahí termina el proceso.

A TENER EN CUENTA.

1. Los fondos deben ser siempre iguales. El sistema lo validará y en el caso que sean diferentes mostrará un mensaje como el siguiente:

2. Verificar que el total de lo que se está enviando es igual al total de lo que se está recibiendo. Si se envían $1’000.000, se deben distribuir entre los rubros que lo recibirán (en el caso que sea de uno a muchos) y el total debe ser igual. Si se enviarán $400.000 de un rubro y $250.000 de otro, entonces el que recibe debe tener el total de estos es decir $650.000 (En el caso de muchos a uno).