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jueves, 6 de octubre de 2016

Adjuntar Documentos de Proveedores

Se ha agregado la opción de poder adjuntar documentos de los proveedores para ser consultados en cualquier momento. Estos documentos son:
  • Rut
  • Certificado de constitución
  • Certificado de titulación bancaria
  • Referencias comerciales
  • Relación de clientes
Para adjuntarlos, se ingresa a la opción de actualización de proveedores mediante la ruta: Proveedores > Administración > A. Proveedores



Al abrir la forma podremos observar el botón como lo muestra la FIG2. Si lo presionamos y no hemos buscado ningún proveedor nos mostrará un mensaje como el de la FIG3, entonces debemos buscar primero un NIT antes de ingresar a la opción de ingresar documentos.




Una vez digitado el NIT del proveedor podremos acceder a la opción, la cual nos mostrará una ventana como la de la FIG4.




VALIDACIONES


Encontraremos dos botones (“Ver”,“Anexar”), si presionamos el de “Ver”, el sistema validará si hay algún documento adjunto, en el caso que no haya, pues mostrará un mensaje como el de la FIG5. Lo mismo ocurrirá si presionamos el botón “Anexar”, en el caso de que si haya un documento adjunto se mostrará un mensaje como el de la FIG6.



ANEXAR DOCUMENTOS


Al presionar en el botón “Anexar” se nos abrirá una ventana como la de la FIG7, deberemos presionar en el botón “Cargar Archivo” que se señala en la FIG7. Éste nos abrirá el explorador de archivos en el cual buscaremos el archivo a anexar y le presionamos en “Aceptar”. Seguido a ésto presionamos en el botón “Cargar y Cerrar”.



Si el archivo se cargó exitosamente entonces nos mostrará la URL del archivo en a ventana como se muestra en la FIG8. Será el mismo procedimiento para anexar los demás documentos.

Una vez cargados los documentos presionamos el botón “Regresar”.




GRABAMOS


Una vez terminado todo el proceso de edición y le demos grabar, nos deberá mostrar un mensaje como la FIG9 para confirmar que el documento se anexó correctamente.





martes, 5 de abril de 2016

Manual de Información Exógena: Procesos



Una vez definidos los parámetros de Literales, Formatos, Conceptos y cuentas relacionadas se puede proceder a recopilar la información necesaria.

1.Traspaso de datos de contabilidad a la IE.

Ruta Contabilidad > Información exógena > Procesos > Traspaso de contabilidad a medios

En el submódulo de IE los datos que se usan para todos los cálculos son una copia de la contabilidad. De esta manera se garantiza que la información sea manejable sin afectar el año del que provienen, característica especialmente útil para el manejo de Nits.




Se define un año a copiar y un ambiente contable. "Insertar" copia los valores a la IE y "Borrar" limpia los datos. Se deben borrar los datos antes de volver a insertarlos.

1.2. Actualizar datos del traspaso.

Este paso es opcional y se usa cuando se quiera mejorar la información que se trajo de la contabilidad. Borrar la información y volverla a insertar borrará los cambios realizados.

Ruta Contabilidad > Información exógena > Procesos > Actualización de datos del traspaso




2. Generar datos.

Ruta Contabilidad > Información exógena > Procesos > Generación por literal

La generación de datos toma la información copiada a la IE y genera los datos usando los parámetros de cada Formato-Concepto. La información generada es un preliminar de los datos a reportar.





Note que los valores informados también se muestran.

2.2. Modificación de datos generados.

Este paso es opcional y permite editar directamente la información generada d cada literal. Estas modificaciones se perderán si se vuelven a traspasar los datos desde la contabilidad o a generar el cálculo del concepto.

Ruta Contabilidad > Información exógena > Procesos > Actualización de medio





4. Generar informe.

Ruta Contabilidad > Información exógena > Consultas > Generacion DIAN

Esta pantalla sencillamente se escoge el Formato:





Y se da en buscar para que se muestre la información y permita exportar a excel el informe. Este excel será el que se pasará por el Prevalidador de la DIAN.




Esta pantalla puede variar un poco de un Formato a otro.


jueves, 31 de marzo de 2016

Manual de Información Exógena: Parámetros

La Información Exógena (en adelante IE) son los informes requeridos por la DIAN sobre las operaciones contables realizadas por las Cámaras sobre sus clientes, proveedores y usuarios.

El submódulo de IE tiene como objetivo automatizar la generación de los documentos excel requeridos a partir de los registros contables guardados en el módulo de Contabilidad.

Todas las pantallas de la IE se encuentran en la ruta Contabilidad > Información Exógena

En esta primera entrada vamos a ver todos los parámetros en la administración del submódulo que se deben configurar cada año (aunque por supuesto existe la opción de copiarlos de un año para otro).

1. Literales.
Lo primero que se debe tener son los literales, estos se ingresan y editan en la opción de Contabilidad > Información Exógena > Administración > Literales

Los Literales son la división principal de la IE y por ser información legal se cargarán automáticamente en todas las Cámaras.



Para cada literal se deben especificar los siguientes parámetros:
  • Valor Base: es el valor mínimo para reportar. Los valores menores se resumen en un sólo registro para el "Nit predefinido de cuantías menores".
  • Nit Predefinido Exterior: Con este nit se identifican las entidades del exterior.
  • Nit predefinido cuantías menores: Es el nit al que se llevan todos los valores de los conceptos que no sean superiores al Valor base.
  • Por total de todos los formatos que conforman el Literal: el valor base se compara con la suma de los valores de todos los formatos-conceptos del literal.

2. Formatos y Conceptos.

Los Formatos son los documentos que se generan y se reportan, estos pertenecen a un literal y cada literal puede tener uno o más formatos. Los formatos a su vez están conformados por columnas llamadas Conceptos. Los conceptos son el resultado de la suma de las cuentas relacionadas y la resta de las cuentas de excepción.

El cargue inicial de Formatos y Conceptos también se cargará automáticamente en cada Cámara; pero las cuentas de cada concepto no, debido a que dependen directamente del Plan de cuentas de cada Cámara. Este paso implica el trabajo más largo e importante de la parametrización.




Nit predefinido: nit que usará el formato. Pueden ser: Nit informante (la Cámara), Exterior (Nit predefinido exterior del literal) y Nit (del movimiento).
  • Acción principal: Operación que se realizará sobre las cuentas: sólo el crédito, sólo el débito, crédito menos débito, débito menos crédito. Esta acción no es afectado por la naturaleza de las cuentas.
  • Proceso: Se refiere a si los cálculos del concepto se harán tercero a tercero (Nit) o por un sólo valor que resuma todo (Total), en este caso el nit usado es el de la Cámara.
  • Por saldo: Sólo se debe activar para que los cálculos usen el saldo de las cuentas, esto es, que la operación si tenga en cuenta la naturaleza de la cuenta. El cálculo incluye el saldo inicial de las cuentas.
  • Reportar: Activa o desactiva el formato y concepto para ser incluido en el literal.
Para cada concepto se deben definir cuentas relacionadas. Se debe dar clic en "Asociar cuentas" para acceder a la opción que permite definir las cuentas una a una o por grupos. A su vez para cada cuenta se debe definir la operación a realizar (por defecto toma la operación principal del concepto). Las cuentas se pueden detallar por centro de costo (si no se usa es toda la cuenta). El "Nit predefinido" lleva todos los movimientos de la cuenta al nit específicado.



La opción "Cuentas" en la parte de abajo permite buscar más cómodamente las cuentas directamente del plan de cuentas y seleccionarlas para cargarlas entre las cuentas asociadas. Note que si trae una cuenta mayor lo que indica es que el cálculo se hará sobre todas las cuentas de detalle hijas (el '%' es opcional).



La opción de "Restricción de cuentas" hace referencia a las cuentas que, aun estando incluidas en el rango de las cuentas asociadas, se deben obviar al calcular. Aquí también se puede restringir varias cuentas usando una cuenta de mayor (el '%' es opcional).



La opción de "Asociar otro Formato-Concepto" permite incluir dentro de un concepto los cálculos de otro concepto.



Cada valor informado es una nueva columna a la derecha del concepto parametrizado. Aquí se pueden incluir aun los conceptos que no se reportan.

martes, 7 de julio de 2015

Guía de pantallas del Proceso de solicitud de compras y servicios

La siguiente guía no pretende hacer una explicación detallada de todas las pantallas involucradas sino ser una fuente de referencia del paso a paso de un proceso de compras y el pago de sus facturas. 




Pasos para realizar el proceso de compras:

1. Proceso de solicitud

1.1. Grabación Solicitud*:


Gestión de compras > Actualizaciones > Solicitudes internas > Grabación de solicitudes


1.2. Grabación de Requisiciones*:

Gestión de compras > Actualizaciones > Requisiciones > Generar requisición  

1.3. Aprobación de Requisiciones**:


Gestión de compras > Actualizaciones > Requisiciones > Aprobación de requisiciones


1.4. Se hace la generación automática de la orden:


1.4.1. Si es orden de compra*:


Gestión de compras > Actualizaciones > Ordenes de compra > Generación automática


1.4.1.1. Recibo de Mercancía: 


Gestión de compras > Actualizaciones > Recibos de mercancía > Recibos de mcia 


1.4.2. Si es orden de trabajo*:   


Gestión de compras > Actualizaciones > Ordenes de compra > Ordenes de trabajo > Generación automática ot 



2. Proceso de Gestión de Documentos para facturas:

2.1. Radicar documentos:


Gestión de compras > Actualizaciones > Flujo de gestión documental > Registro documental


2.2. Administración de gestiones:

Gestión de compras > Actualizaciones > Flujo gestión documental > Gestión documental

2.3. Si es de trabajo tienen Recibo de Satisfacción***: 



Gestión de compras > Actualizaciones > Seguimiento de solicitudes > Recibos  de Satisfacción por facturas 


2.4. Grabación de facturas****: 

Proveedores > Actualizaciones > Grabación de documentos > Facturas


2.5. Orden de Pago: 


Tesorería > Movimientos > Ordenes de pago > Grabación 


2.6. Comprobante de Egreso****:


Tesorería > Movimientos > Comprobantes > Egresos 

(*) Estos documentos pueden tener proceso de firmas aprobatorias.
 Las firmas se realizan en la ruta:  Gestión de compras > Actualizaciones > Notificación de autorización  > Gestión de autorización 

(**) Sólo si se parametrizaron usuarios aprobadores de requisiciones para el tipo de adquisición de la solicitud.

(***) La gestión debe estar en la instancia del recibo de satisfacción parametrizada en: Gestión de compras > Administración > Parámetros Flow > Parámetros de gestión > 
Parámetros de gestión de pago.
La persona que realiza el recibo de satisfacción puede ser el jefe de área del área de la solicitud y el encargado de compras parametrizado en: Gestión de compras > Administración > Parámetros generales

(****) Es necesario que la gestión se encuentre en la instancia adecuada.