Nuevo Reporte Tesorería: Comprobantes de egresos entre fechas

Este reporte revela los comprobantes de egreso de una empresa organizado por fondos entre fechas; muestra la fecha del comprobante, el número del egreso, el número de cheque, una breve descripción, el beneficiario y el valor del egreso.

Para generar este reporte se acceder a la siguiente ruta:

Tesorería > Reportes > R. Egresos > Comprobantes de egresos entre fecha

Al ingresar a la ruta se encuentra con la siguiente forma:

En donde debe insertar la fecha inicial, la fecha final y el estado del comprobante que según el caso puedes ser (A) Asentado, (G) Grabado o (X) Anulado; al llenar todos los campos le da clic en el botón verde generar y le muestra un reporte como el siguiente:

Nuevo Reporte Sistema: Listado de nits

Este nuevo reporte muestra todos los NITS que han sido creados por la empresa, identifica si su naturaleza es NIT o Cédula de Ciudadanía, indica el número de identificación, dígito, nombre, dirección, teléfono, país, ciudad y si este se encuentra o no activo.

Para acceder a este reporte debe ingresar por la siguiente ruta:

Sistema > Reportes > R. listado De Nits

Al generar el reporte se encuentra con lo revelado en la siguiente imagen:

Nuevo Reporte Presupuesto: Movimiento de presupuesto detallado

Este reporte revela los movimientos presupuestales de una empresa entre periodos a un rango de cuentas. Dicho reporte muestra de manera detallada la clase, el número, la secuencia del comprobante, la cuenta, el centro de costo, el NIT, el nombre del NIT, los requerimientos de las cuentas, el saldo (sea débito o crédito), la descripción del detalle, tipo de ejecución(C: contable, O: por una orden), la fecha, proyecto y el rubro.

La ruta que debe seguir para generar este reporte es la que se muestra a continuación:

Presupuesto privado > Reportes > R. Movimiento de presupuesto detallado

Al ingresar a la ruta le aparece forma que se muestra a continuación:

Para acceder a la generación del  reporte debe llenar los campos que aparecen en la anterior forma, estos campos son el código de la empresa, el periodo inicial, el periodo final, la clase a la cual pertenece el comprobante ya sea (01) ingresos, (02) egresos, (03) cuentas por pagar, (04) distribución de nómina, etc. Según sea el caso, se debe indicar la cuenta inicial y la cuenta final.

El reporte generado es como se muestra a continuación:

  

Nuevo Reporte Nómina: Acumulado por contratos

Este nuevo reporte revela los conceptos que han sido pagados a un empleado entre dos periodos; muestra el código, el concepto, la cantidad de horas, los devengados y las deducciones realizadas a los empleados.

La ruta para acceder a este reporte es:

Nómina > Reportes > Reportes de liquidación  > Pagos por contrato espec > Acumulados por contrato 

Cabe mencionar que es necesario indicar si lo que necesitan es validar todo lo pagado y descontado a un contrato en periodos específicos, es decir por nomina y por fuera de nomina de esta forma es necesario que dejen el campo estado sin llenar para que generen la información de todos los estados, de lo contrario si solo desea ver la información de un solo estado, si llena el campo estado.

Se encontrara con la forma mostrada a continuación:

En la cual debe llenar cada uno de los campos en ella requeridos, al terminar de llenar los campos le da click en el botón generar donde le muestra el siguiente reporte:

Guía de pantallas del Proceso de solicitud de compras y servicios

La siguiente guía no pretende hacer una explicación detallada de todas las pantallas involucradas sino ser una fuente de referencia del paso a paso de un proceso de compras y el pago de sus facturas. 

Pasos para realizar el proceso de compras:

1. Proceso de solicitud

1.1. Grabación Solicitud*:

Gestión de compras > Actualizaciones > Solicitudes internas > Grabación de solicitudes

1.2. Grabación de Requisiciones*:

Gestión de compras > Actualizaciones > Requisiciones > Generar requisición  

1.3. Aprobación de Requisiciones**:

Gestión de compras > Actualizaciones > Requisiciones > Aprobación de requisiciones

1.4. Se hace la generación automática de la orden:

1.4.1. Si es orden de compra*:

Gestión de compras > Actualizaciones > Ordenes de compra > Generación automática

1.4.1.1. Recibo de Mercancía: 

Gestión de compras > Actualizaciones > Recibos de mercancía > Recibos de mcia 

1.4.2. Si es orden de trabajo*:   

Gestión de compras > Actualizaciones > Ordenes de compra > Ordenes de trabajo > Generación automática ot 

2. Proceso de Gestión de Documentos para facturas:

2.1. Radicar documentos:

Gestión de compras > Actualizaciones > Flujo de gestión documental > Registro documental

2.2. Administración de gestiones:

Gestión de compras > Actualizaciones > Flujo gestión documental > Gestión documental

2.3. Si es de trabajo tienen Recibo de Satisfacción***: 

Gestión de compras > Actualizaciones > Seguimiento de solicitudes > Recibos  de Satisfacción por facturas 

2.4. Grabación de facturas****: 

Proveedores > Actualizaciones > Grabación de documentos > Facturas

2.5. Orden de Pago: 

Tesorería > Movimientos > Ordenes de pago > Grabación 

2.6. Comprobante de Egreso****:

Tesorería > Movimientos > Comprobantes > Egresos 

(*) Estos documentos pueden tener proceso de firmas aprobatorias.
 Las firmas se realizan en la ruta:  Gestión de compras > Actualizaciones > Notificación de autorización  > Gestión de autorización 

(**) Sólo si se parametrizaron usuarios aprobadores de requisiciones para el tipo de adquisición de la solicitud.

(***) La gestión debe estar en la instancia del recibo de satisfacción parametrizada en: Gestión de compras > Administración > Parámetros Flow > Parámetros de gestión > 
Parámetros de gestión de pago.

La persona que realiza el recibo de satisfacción puede ser el jefe de área del área de la solicitud y el encargado de compras parametrizado en: Gestión de compras > Administración > Parámetros generales

(****) Es necesario que la gestión se encuentre en la instancia adecuada.

Apropiación presupuestal de los Otrosi

En el JSP7 la apropiación o tránsito de los rubros ocurre al momento de realizar una orden en compras. Esto indica que las órdenes de compra, trabajo y contratación son los equivalentes en el sistema a los documentos de disponibilidad presupuestal.

Al igual como ocurre con un contrato los otrosi también pueden apropiar dineros de un rubro por medio de una orden de contrato. El proceso para crear un otrosi y generar su orden de contrato en el JSP7 es el siguiente:

1. Crear una solicitud de tipo Acta de contrato. Las solicitudes se pueden realizar en la ruta: Gestión de compra > Actualizaciones > Solicitudes internas > Grabación de solicitudes.
Esta solicitud es exactamente igual a una solicitud normal con la diferencia de que cuando se escoge el tipo Acta de contrato se abrirá una ventana en la que se puede escoger el acta que se desea realizar. Allí se escoge la opción "otrosi" y abajo se digita el contrato.

 Note que esta solicitud también puede tener proceso de firmas aprobatorias.

2. Generar otrosi. Una vez aprobada la solicitud del otrosi se puede realizar la modificación del contrato en la ruta: Contratación > Actualizaciones > Ejecución > Modificaciones.

En esta pantalla se especifica qué tipo de cambios se realizarán y se digita el contrato.

El otrosi dentro del sistema es otro contrato que referencia al contrato inicial.

3. Grabar orden de contrato. Una vez grabado el otrosi y si este modificó el valor se puede realizar una nueva orden de contrato en la ruta: Gestión de compras > Actualizaciones > Órdenes de contrato > Generación automática OCTR.
Al buscar en el campo del proceso de selección la lista de ayuda mostrará una 'S' en la columna de 'otrosi':

Este proceso se diferencia de una grabación de orden normal sólo en que muestra el valor del otrosi; pero por lo demás tanto la distribución presupuestal como el proceso de firmas aprobatorias se mantienen igual.

Error 723 en la generación de Comprobantes Contables de Nómina

Si cuando se generara un comprobante contable de nómina por medio de interfaz se presenta el siguiente mensaje de error al momento de guardar: “723 SP7.-723: La cuenta ----- no tiene rubro que ejecutar con el centro de costo ------ y proyecto” , corresponde a que algún empleado no ha sido asociado al proyecto presupuestal.

Usted puede verificar cuáles empleados no están asociados al proyecto presupuestal ingresando a la siguiente opción:

Al ingresar a la forma

Si al presionar F9 no le muestra un listado de empleados es debido a que todos los empleados están relacionados al proyecto presupuestal, de lo contrario si se encuentra con una imagen como la siguiente, deberá relacionar a cada empleado con dicho proyecto presupuestal

Y relacionar a los empleados, para que queden de esta manera: