Cargue Masivo de Activos Fijos

Desde aquí será posible cargar activos fijos nuevos de manera masiva. Esta forma permite ingresarlos manualmente o bien cargar un archivo de Excel, diligenciando previamente la plantilla indicada. Para acceder a esta opción se debe seguir la ruta:

Activos fijos niif plenas -> actualizaciones -> cargue masivo de activos fijos

      

Imagen 1

Se abre la siguiente forma:

Imagen 2

Los elementos que componen la grilla de la forma son:

• Código: este será el código identificador del activo. Se tiene que depende del parámetro configurado en Administracion -> parametros, pues si en esta se chequea la numeración automática, el cargue masivo no debe diligenciar código, de lo contrario si se escribe en este campo.
• Nombre.
• Fecha compra.
• Familia: se ingresa el código de una familia existente previamente en el sistema.
• Ubicación: el código debe existir en el sistema.
• Fondo: el código debe existir en el sistema.
• Centro de costos: el código debe existir en el sistema.
• Agencia: el código debe existir en el sistema.
• Area:  el código debe existir en el sistema.
• Responsable: el código debe existir en el sistema.
• Custodio: el código debe existir en el sistema.
• Proveedor: el código debe existir en el sistema.
• Referencia.
• Marca:  el código debe existir en el sistema.
• Costo: el costo debe expresarse unicamente en PESOS colombianos.
• Moneda: este campo es meramente informativo, siempre se expresa en PESO.
• Controlado: se debe escribir S o N.
• Venta: se refiere al campo mantener para venta. Se debe escribir S o N.
• FOB: se refiere al campo precio FOB. Se debe escribir S o N.
• Garantia: se refiere a si el activo tiene o no garantía. Se debe escribir S o N.
• Entidad: se debe llenar si el activo tiene garantía, es decir si el campo anterior es S. se diligencia con el nit de la empresa que provee la garantía, la cual debe estar previamente registrada en el sistema.
• Desde: se refiere al periodo en donde inicia la garantía. Solo se debe diligenciar si tiene.
• Hasta: se refiere al periodo en donde finaliza la garantía. Solo se debe diligenciar si tiene.
• Código inteligente.
• Vida util Colgaap: se ingresa el número de meses que tiene el activo de vida util para el entorno colgaap.
• Vida util Niif: se ingresa el número de meses que tiene el activo de vida util para el entorno niif.
• Met depre: es el método que se utilizará para depreciar este activo. Se diligencia 1 para el método de linea recta y 2 para el método de reducción de saldos.
• Observaciones.

Estos datos pueden ingresarse de manera manual o cargando una plantilla de Excel. Para hacer uso del cargue externo se debe hacer lo siguiente.

Se debe dar clic al botón cargar activos.

Imagen 3

Aparece la ventana del cargue y se da clic en el botón verde Cargar.

Imagen 4

Se espera que se llene la barra y desvanezca y se da clic a Procesar.

Imagen 5

Los activos se cargan en la rejilla.

Una vez están todos los activos cargados, se procede a dar clic al botón validar.

Si se encuentran errores en la información entonces aparecerá una ventana indicando los errores encontrados y el numero del registro en el que se encuentra.

Imagen 6

Si la información se valida satisfactoriamente, entonces se manda un mensaje exitoso y puede proceder a guardar.

Imagen 7

Para guardar se ejecuta con el botón de la barra de herramientas y al momento de realizar esta acción, si la numeración es automática, el sistema mostrará los códigos asignados, sino entonces dejará los que se han escrito anteriormente y en ambos casos se mostrará el mensaje de éxito.

Imagen 8

La plantilla para realizar este proceso se encuentra en la ruta

Sistema -> manuales jsp7 - erp -> archivos planos -> activos fijos en excel

Imagen 9

¡Servicio de Atención en Horario Adicional!

Instructivo para instalar Herramienta ARELLE

A continuación describimos el proceso de instalar el software ARELLE en su computador:

Nosotros hemos habilitado desde el JSP7 una opción que le permite descargar la versión del Arelle para Windows de 64bits (Si la versión de su Windows no es de 64 bits, debe descargar el instalador que le corresponda desde el sitio de Internet: http://arelle.org/download/), la cual se encuentra en el submenú ACTUALIZACIÓN del módulo XBRL en el JSP7, llamada DESCARGAR VALIDADOR – ARELLE. Abajo vemos la imagen de la parte del menú del JSP7 donde se indica la opción.

Al entrar a la opción le saldrá la siguiente ventana:

Se presiona el botón DESCARGAR AQUÍ

Le puede salir una pantalla que le indica que no puede analizar el archivo por ser un archivo de gran tamaño, por lo que puede presionar el botón Descargar de todos modos. Debido a que el archivo está comprimido con extensión .rar, debe contar con la herramienta que descomprime este tipo de archivos (WinRAR). En la siguiente imagen mostramos como descomprimir el archivo para que pueda luego ejecutar el instalador: arelle-win-x64-2017-10-20.exe 

Luego debe instalar este aplicativo como cualquier programa de Windows para su computador, siguiendo todas las indicaciones que el mismo le va indicando. Al ejecutar el archivo ejecutable le va a salir la siguiente pantalla:

Luego presione el botón por defecto. Posteriormente le aparecerá la siguiente pantalla:

Luego presione el botón por defecto (Next >). Le aparecerá la siguiente pantalla:

Al presionar el botón Install, se instalará el Arelle.

Luego que el computador comienza a instalar el software Arelle, al final le debe salir la siguiente pantalla:

Ya puede ejecutar la herramienta Arelle desde el menú de inicio de su Windows. El  

icono aparece así:

Al ejecutar el programa Arelle, le aparece la siguiente pantalla:

Para poder cargar el archivo, debe estar conectado a Internet, ya que el archivo referencia sitios de internet necesarios para completar toda la información a cargar. Desde la opción de Abrir Archivo.. (Ctrl – O) le va a pedir que seleccione el archivo XBRL que el JSP7 le generó y luego presiona el botón Abrir. En la barra inferior el programa va mostrando el estado del cargue del archivo. Debe esperar varios segundos a que termine de cargar, dependiendo de la calidad de su conexión a Internet. Luego le debe aparecer una pantalla como la siguiente:

En la parte izquierda le aparecerá la lista de los componentes del Informe, los cuales se pueden ir seleccionando, para que en la parte de la derecha salgan los valores que se generaron.

Al seleccionar, por ejemplo, el componente [210000] en la parte derecha aparecerán los valores que se trabajaron en el JSP7:

Podría ver los datos del componente seleccionado en Excel, para esto debe seleccionar cualquiera de los valores con el botón derecho del Mouse y debe escoger la opción Copiar al portapapeles y luego la opción Tabla. Ver la imagen siguiente.

Luego abra un archivo nuevo de Excel y realice la opción de Pegar de Excel. Estando ya en Excel ya pueden validar de una forma mas amigable los valores y hacer las comparaciones y cálculos que le permita validar su información generada.

Parametrizacion sub modulo XBRL

Actualmente en el sistema se encuentra un sub-modulo llamado “XBRL” en el cual se podrá generar y descargar información en el formato requerido por la Superintendencia.  

El sub modulo cuenta con 8 ventanas las cuales la mayoría se encuentran parametrizadas por tratarse de información estándar requerida por la SIC, esto según la taxonomía definida para la vigencia.

1. Contabilidad > XBRL > Admin XBRL > Tipos datos taxonomía

La versión de la taxonomía será el identificador de una taxonomía en un determinado periodo, normalmente será la identificación anual; pero note que de ser necesario podrían crearse varias versiones de un año o incluso periodos más cortos como semestres, trimestres, etc. Por cada versión se generará una sola instancia del XBRL (un solo archivo).

En esta ventana se definen los tipos de datos que se van a manejar y su respectiva descripción. Estos datos son cargados por nosotros, es decir esta ventana no debe parametrizarse ni modificarse. 

2. Contabilidad> XBRL> Admin XBRL> Componentes taxonomía

Al igual que la anterior esta ventana ya se encuentra parametrizada según lo requerido por la SIC. Aquí se definen los componentes, cada componente corresponde a una fila en el reporte a generar. Los componentes se definen como jerarquía, del mismo modo que un plan de cuentas.

Cada componente debe estar definido en un origen, este nos indica de qué manera vamos a traer la información del sistema, el origen cual puede ser no aplica, grupo de cuentas, función del sistema o digitado. Se define también el tipo de dato que vamos a traer (definidos en la ventana anterior) dependiendo el origen seleccionado y se establecen unas referencias que corresponden a normas internacionales que corresponde a cada componente. 

3. Contabilidad> XBRL> Admin XBRL> Propiedades componentes

Esta ventana también se encontrará parametrizada, no se debe mover nada en ella puesto que es la ventana base para armar el archivo en formato XBRL.

4. Contabilidad> XBRL> Admin XBRL> Contextos

Los contextos se entienden como columnas en la información que se generará, se especifican fechas y fondos, de los cuales se tomara la información a reportar. Esta ventana al igual que las anteriores ya se encuentra parametrizada.  

5. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Relación componentes - información del sistema. 

Esta ventana se encarga de relacionar cada uno de los componentes (registros) con los contextos disponibles existentes (ventana 4) y con el origen de información (ventana 2); el campo “nombre origen” variará de acuerdo al origen parametrizado de la siguiente manera:

   · Si un componente está parametrizado con el origen “Función”, el campo “nombre origen” habilitará una lista de valores con funciones en donde el usuario podrá elegir una para traer la información correspondiente.

   · Si el componente está parametrizado con el origen “grupo de cuenta”, el campo “nombre origen” habilitará una lista de valores con los grupos de cuentas ya creados para que el usuario escoja la fuente de valores para ese componente. Además el botón ori se habilitará para que al presionarlo se despliegue la ventana d grupos de cuentas en donde se podrá editar un grupo ya existente o crear uno nuevo.

     · Si el componente está parametrizado con el origen “Digitado”, se habilitará el botón Ori que al presionarlo desplegará la ventana de “componente textos digitados” en donde el usuario podrá ingresar toda la información de texto que corresponda a este componente.

6. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Edición de componentes de texto

En esta ventana el usuario registra el texto digitado que solicita el componente, esto incluye informes financieros, políticas contables de la compañía y tablas desde Excel. Aunque este campo soporta añadir imágenes, no es una práctica recomendable pues puede aumentar excesivamente el tamaño del documento.

7. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Instanciar taxonomía por componente. 

En esta ventana es donde podemos validar la información generada por componente y contexto. En la imagen 1 se evidencian los contextos cuando el origen es función o digitado. Para el caso de función el sistema traerá el valor que corresponda en el formato indicado, y para el caso de digitado se reflejaran caracteres que representan los textos o tablas digitados en la ventana 6.

En la imagen 2 se evidencia el valor que corresponde a los contextos cuando el origen es de grupo de cuentas. el contexto y grupo de cuentas es el asignado en la ventana 5.

En esta ventana encontrará dos botones en la parte de abajo, un botón para "calcular todos los componentes" que están en pantalla y otro para "calcular valor de componente" este último se refiere a uno en especifico, en este caso se debe situar en el componente que desee calcular y darle clic al botón. esta ventana además le permite modificar valores para el caso que lo desee pero debe tener en cuenta que si vuelve a calcular todos los componentes le borrara la modificación que hizo manual y le traerá el calculo del sistema de acuerdo al origen agregado.

Para validar la información es posible bajar esta ventana a Excel en el icono de la barra lateral izquierda.

8. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Generar y descargar XBRL

Esta ventana es la que se encarga de generar el archivo XBRL con toda la información, solo se escoge la versión y se da clic en el botón “generar y descargar”, el archivo descargado será el que se envía a la SIC. 

Recomendaciones

Se recomienda revisar el plan de cuentas, las cuentas deben estar bien definidas en su naturaleza y el tipo de cuenta (corriente, no corriente o no aplica) esto porque los grupos de cuentas trabajan con estos aspectos de las cuentas para tomar el saldo. 

Avalúo / Deterioro de activos fijos

Para aplicarle a un activo fijo un avalúo o un deterioro se debe ir a la siguiente ruta:

-> Activos fijos Niif plenas -> Actualizaciones -> Deterioro / avalúo de activos 

se visualizará la siguiente ventana:

En el campo Activo, presionaremos f9 y en la lista de valores escogeremos el activo fijo al cual le aplicaremos el proceso, una vez escogido presionamos Enter y el sistema llenará la información de ese bien: el fondo, la familia, la fecha de compra, la vida útil, el centro de costo, valor residual, costo histórico, depreciación acumulada, saldo en libros.

 

Después de escoger el activo y verificar su información, el sistema navegará al siguiente bloque, en donde se escribirá el valor del avalúo o deterioro, la fecha de aplicación (se debe tener en cuenta que el activo ya debe estar depreciado para el periodo en donde de aplique el proceso), el proyecto presupuestal que afectará (diligenciar siempre este campo aunque no se afecte cuenta de gasto) y la clase del comprobante contable que se generará:

Como se muestra en la imagen anterior, si este proceso hace que la vida útil del activo varíe, se debe marcar el check que dice "Asignarle nueva vida útil a este activo a partir de la fecha del avalúo", inmediatamente se habilitará el campo respectivo para que digite la nueva vida útil, sea mayor o menor a la actual.

A continuación el sistema distribuirá los valores en débitos y créditos dependiendo el historial de este activo es decir: primero, se mostrará la eliminación de la depreciación acumulada, esto ocurre porque al avaluar o deteriorar el activo, será como un nuevo inicio del mismo  a partir de la fecha del proceso, se visualizará lo siguiente:

El sistema debitará de la depreciación acumulada y acreditará al costo del activo, es aquí en donde el usuario en el campo cuenta deberá incluir las cuentas respectivas para esta contabilización.

El siguiente bloque mostrará la aplicación del avalúo/deterioro al costo del activo: Como se muestra el ejemplo, si el avalúo es mayor al saldo en libros, el sistema debitará la diferencia del avalúo menos el saldo en libros al costo del activo y acreditará al superávit de re-evaluación, en donde el usuario tendrá que digitar las cuentas correspondientes:

Si por el contrario, el avalúo es menor al costo el libros, en este caso sería un deterioro, y el sistema acreditará del costo del activo la diferencia entre el valor del deterioro menos el saldo en libros, al superávit de re-evaluación le restará lo que tenga disponible, y si el valor sobrepasa la disponibilidad del superávit, lo llevará al gasto por deterioro como muestra la siguiente imagen:

    

El campo avalúo aplicado llevará el control del valor aplicado por cada activo, es decir, en el ejemplo anterior vemos que se muestra en negativo lo que quiere decir que sobrepasó la disponibilidad en el superávit por ese activo y el valor ahí en negativo lo llevará al gasto por deterioro.

Después de todo lo anterior se debe dar guardar y si pasa las validaciones del sistema, aplicará el proceso y mostrará un mensaje confirmando la transacción realizada:

Índice de temas de fin e inicio de año

Este documento tiene como objetivo consolidar todas las entradas del blog relacionadas con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.
1.1. Cierre contable y resumen de saldos.

2. Presupuesto.
2.1. Cierre presupuestal.
2.2. Cargue de presupuesto.

3. Tesorería.
3.1. Cierre y apertura de caja menor.

4. Nómina.
4.1. Parametrización nuevo año.

Mejoras/desmejoras de activos

Es posible realizar operaciones de mejoras y desmejoras a los activos fijos. Se ha creado una nueva forma para simplificar el proceso y generar interfaz contable en un mismo procedimiento si así se desea. Para esto accedemos a la ruta:

ACTIVOS FIJOS NIIF PLENAS -> ACTUALIZACIONES -> MEJORAS / DESMEJORAS DE ACTIVOS
 

   

                                                                       Imagen 1

                                                                  

Una vez ingresamos, encontramos la siguiente pantalla:

   

                                                                          Imagen 2

Para hacer una mejora o desmejora a un activo hacemos lo siguiente:

Lo primero es escoger nuestro activo, para esto nos situamos sobre el campo Activo y con la tecla F9 abrimos la lista de valores que nos traerá una lista para escoger, una vez hayamos escogido, presionamos la tecla Enter para que el sistema nos muestre toda la información pertinente.

   

                                                                              Imagen 3

El sistema nos mostrará toda la información referente al activo, esto es nombre, familia, agencia, área, fondo, centro de costos y para cada entorno especifica la fecha de compra, costo histórico, depreciación acumulada y saldo en libro. Verificamos que todo lo mostrado esté completo y correcto para proceder a diligenciar la mejora o desmejora.

Para realizar la mejora nos vamos al apartado Mejora y llenamos los datos solicitados, estos son, una descripción, la opción de mejora o desmejora y el valor por el cual se realizará la operación como se muestra a continuación.

      

                                                                         Imagen 3

Para generar interfaz contable se marca la opción Generar interfaz contable y de esta manera el sistema generará los comprobantes que esta operación genera, para esto debemos escoger una clase de comprobante en la parte inferior y llenar las cuentas necesarias para cada entorno haciendo uso de la lista de valores con F9. Los valores débito y crédito se llenan automáticamente cuando se le da Enter en el campo valor del apartado Mejora. Si no marcamos aquí, entonces solo se hará la mejora o desmejora sin originar comprobantes.

                                                                           Imagen 4

Una vez verificamos que todos los datos estén completos y correctos, damos clic al botón guardar de la barra de herramientas de la izquierda y nos aparecerá el siguiente mensaje.
                                                             

                                   

Imagen 5

Y si hemos decidido generar interfaz contable, adicional vemos:

  

Imagen 6