Modificación de la Distribución Presupuestal Actualizada

Esta nueva actualización de modificar la distribución presupuestal se realiza para poder agilizar los procesos de la cámara al momento de corregir bien sea las cuentas, el valor que se le asignó a cada una de ellas (la suma de los valores de las cuentas debe dar el valor de la orden), el centro de costo, el rubro el código de planeación y el proyecto presupuestal siempre y cuando la orden no haya tenido ninguna causación; por ende se opto por incluirle a cada proceso de manera individual la opción de corregirlas; es decir las ordenes de compras, trabajo y contratos tendrán cada una su pantalla de modificación, eliminando la opción donde podían modificar todas las ordenes en un solo lugar; que se encontraba en la ruta: Gestión de compras>actualizaciones> flujo de gestión documental > modificación de la distribución presupuestal.

ELIMINADA

Cabe aclarar que se manejaría de la misma manera lo único que cambia es lo anterior comentado y las encuentras en las siguientes rutas:

Ordenes de compras: Gestión de compras>Actualizaciones>Ordenes de compras>modificación de la distribución pptal oc.

Para poder traer la información presupuestal de la orden, la opción obliga a llenar los 4 campos de búsqueda y posteriormente darle a la lupa.

Ordenes de trabajo: Gestión de compras>Actualizaciones>Ordenes de trabajo>modificación de la distribución pptal otb.

Ordenes de contrato: Gestión de compras>Actualizaciones>Ordenes de contrato>modificación de la distribución pptal octr.

En el primer recuadro es donde el usuario realiza la respectiva modificación o corrección de la distribución presupuestal, puede colocar todas las cuentas que desee siempre y cuando la suma de los valores asignado de todas estas sea igual al valor de la Orden.

En este mismo recuadro tenemos el botón VER el cual nos muestra la orden que llamamos de manera mucho más detallada en una nueva ventana.

En el segundo recuadro nos muestra la información de la distribución presupuestal actual de la orden, estos datos solo son de manera informativa y no podrán ser modificados por el usuario.

Relacionar comprobantes de causaciones a Órdenes de Pago

 El instructivo a continuación explica de que manera pueden relacionarse esas ordenes de pago de tipo general a esas causaciones que se han registrado por la contabilidad o las órdenes de pago de tipo caja menor (Cuando se ha anulado la orden de pago que genera el proceso de reembolso) a los comprobantes de causación de gastos de caja menor: 

Como relacionar causaciones a órdenes de pago

Cambio Sistema de Chat

 Cambio del sistema de mensajería instantánea en ASP Solutions

Actualización Certificado de Ingresos y Retenciones por Renta de Trabajo y de Pensiones Año gravable 2023

 La ruta habilitada para el certificado año gravable 2023 y siguientes, es: Nómina> Reportes> Certificados>  Cert. ingr. y rete xrentas de trabajo año gvb 2023

Al ingresar en la opción se encontrará con la siguiente forma:

Cabe aclarar que para la nueva vigencia tuvo algunos cambios significativos el cual deberá entrar por la ruta anteriormente indicada y realizarle los respectivos ajustes como son:

Concepto de los ingresos

·       Se adicionó en la casilla 38 Valor del exceso de los pagos por alimentación mayores a 41 UVT, art. 387- 1 E.T

·       Se adicionó en la casilla 51 Apoyos económicos educativos financiados con recursos públicos, no reembolsables

 

Concepto de los aportes

·       Se agregó la casilla 58 Aportes a cuentas AVC

·       Se agregó la casilla 59 Ingreso laboral promedio de los últimos seis meses anteriores (numeral 4 art. 206 E.T.)

     Para esta casilla se le debe crear un nuevo grupo de conceptos y marcar los conceptos de devengos que consideren que deban incluir en el promedio.

 IMPORTANTE: Cabe aclarar que como fueron adicionadas algunas casillas, el orden en el certificado cambió, por lo tanto, es necesario realizar las respectivas modificaciones en la parametrización como son:

Pagos por honorarios, que antes se manejaba en la casilla 38, ahora lo tenemos que mover a la casilla 39 del certificado

Aportes obligatorios por salud a cargo del trabajador, que antes de manejaba en la casilla 50, ahora lo tenemos que mover a la casilla 53 del certificado

En dado caso que se deba crear grupos de conceptos, se le recomienda no eliminar anteriores ya que estos pueden ser utilizados si necesitan descargar un certificado que sea de la anterior vigencia, por lo que se le indica que mejor creen un nuevo grupo de concepto.

Parametrización de grupos de conceptos

 Los grupos de conceptos que se utilizan en estas casillas del certificado los definimos en la siguiente ruta:

Nomina > Administración > Conceptos > Definición de grupos de conceptos

Allí procede a chulear los conceptos que considere deben hacer parte del grupo. 

Luego de parametrizar esta opción, se dirige nuevamente a la ruta Nomina > Reportes > Certificados > Cert.Ingr. Y Rentas x Rentas de Trabajo y Pensiones

Al hacer Clic en “generar certificado” se encontrará con la siguiente forma:

Asociar lugares a centros de costo para el requerimiento 6

 A partir del este año 2024 se habilita el requerimiento 6 en las cuentas contables, este requerimiento identificado como LUGAR se le adicionará a las cuentas auxiliares que se les indiquen y será pedido en las transacciones contables.

Para la asignación de este nuevo requerimiento se deben parametrizar en el sistema que lugares (departamento, municipio, etc.) le será asignado al registro contable de acuerdo al centro de costo que se esté utilizando, para realizar esta parametrización es necesario dirigirse a la siguiente ruta en el ERP:

Contabilidad -> Administración -> Asociar lugares a centros de costos

Al hacer clic a la opción anterior se desplegará la siguiente pantalla:

A través de esta pantalla será posible asociar a cada centro de costo uno o varios lugares, estos lugares asociados serán mostrados en las listas de valores de las cuentas que manejen el requerimiento 6 LUGAR, y de acuerdo al centro de costo que estén usando en ese registro contable, se mostrarán los asociados previamente.

Es necesario que registren cada posibilidad de lugar al centro de costo correspondiente, basta con presionar el botón de adicionar registro y adicionar:

• El centro de costo en cuestión
• El código del lugar a asociar
• Presionar Grabar

No será posible eliminar la relación si ya fue usada en algún registro contable.

Administración del Catálogo de CPC para el requerimiento 5

A partir del este año 2024 se habilita el requerimiento 5 en las cuentas contables, este requerimiento identificado como COD_CPC se le adicionará a las cuentas auxiliares que se les indiquen y será pedido en las transacciones contables.

Para la asignación de los códigos de CPC (Clasificación Central de Productos) se cuenta con un listado estándar en todas las empresas, sin embargo hay códigos no registrados en este catálogo que alguna empresa necesita registrar, para cubrir esta necesidad se desarrolló una nueva opción en el ERP que se encuentra en la siguiente ruta:

Contabilidad -> Administración -> Administrar catálogo de CPC

Al darle clic a la opción anteriormente indicada se abrirá la siguiente pantalla:

 

Para adicionar un nuevo código de CPC bastará con hacer clic en Insertar nuevo registro en la barra izquierda y diligenciar cada campo: 

• Código del CPC
• Código del padre del CPC (Colocar el primer número del código, es decir: Si el código a ingresar es el 47815, en Padre colocar 4
• Definir si es Mayor o de Detalle, en este caso los nuevos ingresados serán detalles.
• Escribirle la descripción de este código
• Asignarle la vigencia de este catálogo, en este caso, asignar 2024.

Luego de lo anterior se presiona GRABAR y listo, el código registrado aparecerá en las listas de valores del requerimiento 5 CPC de las cuentas que lo requieran.

Índice de temas de cierre de año 2023 y apertura de año 2024

Esta entrada consolida todas los temas relacionados con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.

1.1 Cierre contable y resumen de saldos

2. Presupuesto

2.1 Cierre presupuestal y contable

2.2 Cargue de presupuesto

3. Tesorería 

3.1 Cierre y apertura de caja menor

4. Nomina 

4.1 Parametrización Nomina nuevo año

 

5. Compras

En el punto 2.1 de Cierre presupuestal se comenta sobre el tema de los tránsitos, pero queremos recordarles que las ordenes con saldo por ejecutar, y se tenga la certeza que no se va a recibir factura en el 2023 para terminar de saldar dicho presupuesto en tránsito, no puede ser usado con facturas del 2024, ya que dicho tránsito es del presupuesto del 2023.

Adicionalmente si necesitan realizar una orden de cualquier tipo después del 1-Ene-2024 y que por atraso no la hicieron en el 2023, ya no la podrán realizar con fecha del 2023, solo podrán causar contablemente en periodos del 2023 desde el módulo de Proveedores, pero sin referenciar ninguna Orden.