Manual de Información Exógena: Parámetros

La Información Exógena (en adelante IE) son los informes requeridos por la DIAN sobre las operaciones contables realizadas por las Cámaras sobre sus clientes, proveedores y usuarios.

El submódulo de IE tiene como objetivo automatizar la generación de los documentos excel requeridos a partir de los registros contables guardados en el módulo de Contabilidad.

Todas las pantallas de la IE se encuentran en la ruta Contabilidad > Información Exógena

En esta primera entrada vamos a ver todos los parámetros en la administración del submódulo que se deben configurar cada año (aunque por supuesto existe la opción de copiarlos de un año para otro).

1. Literales.
Lo primero que se debe tener son los literales, estos se ingresan y editan en la opción de Contabilidad > Información Exógena > Administración > Literales

Los Literales son la división principal de la IE y por ser información legal se cargarán automáticamente en todas las Cámaras.

Para cada literal se deben especificar los siguientes parámetros:

• Valor Base: es el valor mínimo para reportar. Los valores menores se resumen en un sólo registro para el "Nit predefinido de cuantías menores".
• Nit Predefinido Exterior: Con este nit se identifican las entidades del exterior.
• Nit predefinido cuantías menores: Es el nit al que se llevan todos los valores de los conceptos que no sean superiores al Valor base.
• Por total de todos los formatos que conforman el Literal: el valor base se compara con la suma de los valores de todos los formatos-conceptos del literal.

2. Formatos y Conceptos.

Los Formatos son los documentos que se generan y se reportan, estos pertenecen a un literal y cada literal puede tener uno o más formatos. Los formatos a su vez están conformados por columnas llamadas Conceptos. Los conceptos son el resultado de la suma de las cuentas relacionadas y la resta de las cuentas de excepción.

El cargue inicial de Formatos y Conceptos también se cargará automáticamente en cada Cámara; pero las cuentas de cada concepto no, debido a que dependen directamente del Plan de cuentas de cada Cámara. Este paso implica el trabajo más largo e importante de la parametrización.

Nit predefinido: nit que usará el formato. Pueden ser: Nit informante (la Cámara), Exterior (Nit predefinido exterior del literal) y Nit (del movimiento).

• Acción principal: Operación que se realizará sobre las cuentas: sólo el crédito, sólo el débito, crédito menos débito, débito menos crédito. Esta acción no es afectado por la naturaleza de las cuentas.
• Proceso: Se refiere a si los cálculos del concepto se harán tercero a tercero (Nit) o por un sólo valor que resuma todo (Total), en este caso el nit usado es el de la Cámara.
• Por saldo: Sólo se debe activar para que los cálculos usen el saldo de las cuentas, esto es, que la operación si tenga en cuenta la naturaleza de la cuenta. El cálculo incluye el saldo inicial de las cuentas.
• Reportar: Activa o desactiva el formato y concepto para ser incluido en el literal.

Para cada concepto se deben definir cuentas relacionadas. Se debe dar clic en "Asociar cuentas" para acceder a la opción que permite definir las cuentas una a una o por grupos. A su vez para cada cuenta se debe definir la operación a realizar (por defecto toma la operación principal del concepto). Las cuentas se pueden detallar por centro de costo (si no se usa es toda la cuenta). El "Nit predefinido" lleva todos los movimientos de la cuenta al nit específicado.

La opción "Cuentas" en la parte de abajo permite buscar más cómodamente las cuentas directamente del plan de cuentas y seleccionarlas para cargarlas entre las cuentas asociadas. Note que si trae una cuenta mayor lo que indica es que el cálculo se hará sobre todas las cuentas de detalle hijas (el '%' es opcional).

La opción de "Restricción de cuentas" hace referencia a las cuentas que, aun estando incluidas en el rango de las cuentas asociadas, se deben obviar al calcular. Aquí también se puede restringir varias cuentas usando una cuenta de mayor (el '%' es opcional).

La opción de "Asociar otro Formato-Concepto" permite incluir dentro de un concepto los cálculos de otro concepto.

Cada valor informado es una nueva columna a la derecha del concepto parametrizado. Aquí se pueden incluir aun los conceptos que no se reportan.

Nuevo reporte: Ejecucion presupuestal entre periodos.

Actualmente el JSP7 cuenta con la consulta de "Ejecución presupuestal" que al igual que este nuevo reporte muestra información tales como rubro, centro de costo, fondo, nombre del rubro, presupuesto aprobado, presupuesto ejecutado,  tránsito y el porcentaje del valor ejecutado sobre el valor aprobado. La diferencia es que el nuevo reporte de "Ejecución presupuestal por periodos" muestra sólo la ejecución entre los periodos seleccionados dejando el resto de la ejecución en la columna de ejecución acumulada. Lo que es lo mismo: la ejecución acumulada es la ejecución de los otros periodos que no se incluyeron en los parámetros de búsqueda (para el caso que hayan tenido ejecución presupuestal). 

El saldo es el resultado del valor aprobado menos el ejecutado, menos la ejecución acumulada, menos el tránsito. 

El reporte está en la siguiente ruta: Presupuesto privado > Reportes > Ejecución presupuestal entre periodos. 

Al ingresar en la ruta se encontrará con la siguiente pantalla de parámetros:

Como se puede notar en la forma se deberán diligenciar los campos: empresa, año, nivel, periodo inicial, periodo final, fondo y proyecto.

El reporte que se genera será como el que se presenta a continuación:

 

Aplicar descuentos en las facturas de venta a crédito

Ya es posible aplicar descuentos en las facturas de venta a crédito que generas por el JSP7 de la siguiente manera:

Cuando tengas que generar una factura en Gestión de ventas -> Actualizaciones -> Grabación de servicios encontrarás dos columnas, Descuento y  Subtotal.

Lo que se debe hacer es que por cada servicio agregado en esta pantalla para facturar, si maneja descuento se le coloca, si no, se deja en blanco, el sistema calculará el subtotal del valor bruto menos el descuento (si maneja descuento), y luego el valor neto será calculado tomando el subtotal más el iva (si el servicio maneja iva), posteriormente, se graba y el proceso de aquí en adelante será el mismo que ya conocemos para terminar de generar la factura de venta.

Hay que aclarar que estos descuentos se aplican antes del IVA.

Para las cámaras que empiecen a usar estos descuentos pedimos total revisión al reporte de la factura, ya que para algunas se desarrolló un formato diseñado exclusivamente para ellas y es posible que se deba modificar porque el descuento no está contemplado en el reporte.

Facturas a crédito con plazos en DÍAS

A partir de hoy es posible generar las facturas de venta a crédito con periodos de cobros en días, sólo basta con ir a la ruta Cartera -> Administración -> Parámetros.

Una vez en esta forma de parámetros se dirigen a la pestaña de Periodos de cobro, y pueden proceder a crear un nuevo período de cobro colocándole el código, la descripción, el estado Activo y el número de días correspondiente a ese periodo.

Como podrá visualizar, aquellos periodos que ya estaban creados fueron convertidos a días. Una vez creado el periodo de cobro, puede asignarlo a una cuenta por cobrar nueva al momento de generarla a un cliente, y listo.

Cómo pedir soporte de manera efectiva

El objetivo de esta entrada es ofrecerte recomendaciones para que las solicitudes de soporte se hagan de manera correcta y efectiva mejorando los tiempos de respuesta. Está dirigido a ti, usuario del JSP7, que se comunica diariamente a soporte en busca de ayuda.

Lo primero que debes hacer ante un problema es intentar resolver el problema tú mismo, un mensaje en la pantalla no implica un error y la mayoría de veces el mensaje explica bien lo que pasa. Invertir unos momentos a entender el problema además ayuda a obtener un mayor dominio del sistema. Si no se te ocurre qué solución darle al problema busca ayuda con otros compañeros, dos cabezas piensan más que una y algunas veces la solución de un inconveniente no está en manos un solo usuario.

En caso de que se trate de un proceso que no conoces, el primer paso es buscar información en el blog, en él existe bastantes entradas sobre procesos organizados por módulos y temas.

Si nada de esto funciona entonces es hora de pedir ayuda a soporte. Recuerda que en cualquier momento puedes consultar los medios de comunicación con soporte dando clic en el enlace "Soporte" al lado del "Salir" del menú principal.

Lo que siempre intentamos hacer en el soporte es reproducir el escenario en dónde se presentó el problema y para esto necesitamos que la información que se nos suministre sea exacta y suficiente para abordar el caso. Esto disminuye en mucho el tiempo de investigación y el de respuesta.

Al reportar un problema siempre intenta responder estas preguntas:
¿Qué intentas hacer en el sistema? ¿Cuál(es) opción(es) estás usando? ¿Qué esperas que pase en el sistema y qué ocurre en su lugar? ¿Sale algún mensaje o un error? ¿Cuáles son los pasos para reproducir el problema?

Además es útil que sigas las siguientes recomendaciones:

-Llama los procesos, opciones y demás ideas por su nombre exacto.
-Identifica los casos con datos específicos (siempre y cuando sea posible).
-Organiza los hechos del caso en orden cronológico.
-Está bien que propongas soluciones o te aventures a dar un diagnóstico del problema; pero siempre será más necesario que describas los síntomas.
-Cuando consultes, se lo más explícito que puedas con tu pregunta.
-Habla y escribe en correcto español, trata de escribir de manera coherente, sin errores ortográficos y usando los signos de puntuación.
-Cuando se trate de varios problemas, envía los casos en correos separados (si es que no están relacionados) y evita la tentación de hacer preguntas de otros temas en un mismo correo.
-En el chat, no intentes resolver todos los problemas a la vez, no compliques la comunicación hablando de varios casos a la vez o del mismo caso con todos los asesores que veas conectados.

Todas estas recomendaciones aplican a cualquier medio de soporte (correo, chat, teléfono,etc.) y seguirlas garantizará que la ayuda se te pueda dar de manera oportuna y sin retrasos.

Consulta general de solicitudes por usuarios

Entre las consultas de compras la más importante de todas es la "Consulta general de solicitudes" que cuenta con el seguimiento completo de los procesos de solicitud, procesos de firmas por fuente y gestiones asociadas. En este documento se detalla cómo usar esta opción:

La ruta de la consulta es:

Al ingresar encontrará una pantalla como la que se muestra a continuación, en ella usted podrá consultar filtrando por alguna de las opciones que se muestra, por ejemplo si se escoge la opción "Todos", la forma le muestra la lista de todas las solicitudes que se han realizado, como lo refleja la imagen.

Para consultar el detalle de las solicitudes se debe oprimir el botón de la flecha azul. En esta pantalla se puede acceder al histórico del proceso dando clic en el botón "Seguimiento":

En el seguimiento se muestran los documentos o fuentes asociadas al proceso. Para la información de cada documento debe posicionarse sobre ellos: si le da clic en la flecha verde podrá ver todos los documentos adjuntos (en el repositorio) que están asociados a la fuente, si le da clic a la flecha azul podrá ver el detalle del documento como tal. 

En la forma mostrada anteriormente usted podrá encontrar las siguientes opciones

- Ver gestiones asociadas en la cual visualizará la información de los radicados que están vinculados al proceso de gestión de compras (solicitud, requisicion, orden), podrá observar el radicado, el número de documento, la fecha de recibido, el estado en que se encuentra, el tipo de gestión, el proveedor, el valor, entre otros.

- Ver recibos en donde podrá observar el recibo de mercancía asociado a la orden de compra, en esta opción encontrará información como el numero de la orden, el año, el tipo de orden, el fondo, el numero del recibo, el estado, el usuario que recibe, el valor, el numero de la solicitud, entre otros como se muestra a continuación.

- Orden de pago que le permite ver las ordenes de pago asociadas a una factura.

En el siguiente bloque de la forma se muestran las firmas de las personas que aprueban las fuentes, en la columna código le muestra el código de la firma que fue definido anteriormente en la forma definición de firmas por fuente, la columna orden indica el orden de las firmas que fue definido en la opción definición de firmas por fuente, la opción  usuario muestra el usuario que realizo la aprobación, la opción fecha de notificación que es la fecha en que se realizo el documento y  la opción fecha firma que es la fecha en que fue firmado el documento.

En el próximo bloque usuarios con notificación para la siguiente firma muestra el siguiente usuario que debe firmar según el orden de firmas que ha sido establecido:
 

 

Guía del proceso de implementación NIIF en el JSP7

A continuación de manera general se describe el paso a paso del proceso de implementación de la contabilidad Niif en el JSP7, la profundidad de cada punto puede ser aclarada con nuestro soporte:

1. En la opción Niif -> Administración -> Niif plan de cuentas tabular, El usuario de la cámara debe completar el Puc que confecámaras inicialmente cargó, es un PUC a nivel de mayores en donde cada cámara registrará sus auxiliares o sus sub-grupos de cuentas según la necesite.
2. En Niif -> Administración -> Niif Homologa cuentas, El usuario se encargará de relacionar la cuenta colgaap y la respectiva cuenta Niif que se alimentará a partir de la primera, teniendo presente que las cuentas aquí relacionadas deben ser cuentas auxiliares, del mismo fondo y deben tener los mismos requerimientos, es decir si en Colgaap la cuenta maneja solo Nit, la cuenta que la homologue debe manejar también sólo NIT.
3. En este punto con la ayuda de Soporte se generará un Excel de saldos iniciales, este Excel exportará la cuenta Colgaap, el saldo de esa cuenta al periodo seleccionado y su respectiva cuenta Niif, la idea es retroalimentar con el usuario y asegurarse de que todas las cuentas que ahí tengan saldos tengan su respectiva homologación de lo contrario el comprobante estará descuadrado.
4. Cuándo se valide dicho Excel, el equipo de soporte procederá a cargarlo, y posteriormente a esto a asentarlo, si existe algún problema por validación se estará validando con el usuario así que el punto 3 y el punto 4 podrían repetirse n veces.
5. Cuando se asiente el comprobante de saldos iniciales, el usuario en Contabilidad -> Administración -> Parámetros generales - >Clases de comprobantes, deberá crear dos clases de comprobantes uno para ajustes por convergencia y otros para re-clasificación por convergencia.
6. El usuario deberá crear los n comprobantes de ajuste y reclasificación para lograr llevar la contabilidad Niif al ESFA en la opción de Niif -> Actualizaciones -> Niif grabación de comprobantes.
7. Una vez el usuario llegue hasta el ESFA,  se hará el proceso de resumen de saldos en el módulo de la contabilidad: Niif -> procesos -> Resumen y revisión de saldos, para llevar los saldos Niif al periodo 15 del año 2014.
8. En este punto la cámara empezará a re-procesar por mes y por clases contables el año 2015, por la ruta: Niif -> Actualizaciones -> Procesos -> Re-procesamiento de comprobantes Colgaap - Niif.
9. Al terminar de re-procesar el usuario debe hacer los ajustes mes a mes de las cuentas que no estarán en Niif o las que deben ir en otras según la política Niif de la cámara.

Para tener en cuenta

El punto 8 y 9 pueden combinarse, es decir, el usuario puede reprocesar todo el año y luego hacer las revisiones o trabajar de la forma: mes procesado, mes que se revisa y se ajusta para pasar al siguiente.

Los comprobantes de Depreciación no deberían ser reprocesados ya que el módulo de los activos fijos generará sus propios comprobantes en esta contabilidad, así que el módulo de los activos fijos en Niif deberá ser ajustado para las cámaras que aún no lo tengan.

Para las cámaras que tengan en una misma clase contable las depreciaciones y las amortizaciones, una vez que se hace el reprocesamiento contable NIIF de cada mes, antes de depreciar por el módulo de activos fijos bajo NIIF, deben anular los comprobantes NIIF de su clase para no generar una doble contabilización en NIIF (la de COLGAAP y la de NIIF).

IMPORTANTE: El Jsp7 les proporciona a las cámaras de comercio las herramientas para poder armar la contabilidad Niif tomando como base la contabilidad Colgaap, les facilita la homologación de cuentas y el proceso de reprocesar, pero hay que ser consientes de que esta facilidad no hace el 100% del trabajo, hay que ser consientes de que después de este reprocesamiento, las cámaras deben revisar, hacer ajustes y quitar registros que no tienen porque ir a la contabilidad Niif, Por ejemplo: Puede que de un comprobante Colgaap de 10 registros, sea reprocesado a Niif, por homologación generará en Niif un comprobante de 10 registros, pero de esos 10 solo 8 aplican a esta contabilidad, así que es la cámara quien debe reversar el comprobante, editarlo, quitar ese par de partidas y volver a asentarlo.

Los 2 registros que deben eliminarse dentro del comprobante corresponden a los que se ajustaron en la elaboración de la hoja de trabajo del ESFA. En consecuencia, los pasos a seguir son:

• Identificar en el ESFA (planilla / hoja de trabajo) los ajustes realizados a nivel de cuenta auxiliar.
• Identificar los comprobantes NIIF por número, clase y periodo que incluyen el movimiento de las cuentas que se ajustaron en el ESFA.
• Editar dichos comprobantes, eliminando los registros mencionados.