PROVEEDORES NO RESPONSABLES DE IVA QUE FACTURAN

Con el propósito de facilitar en el JSP7 la creación o actualización de Proveedores que operan como no responsables de Iva a través de este manual queremos dejar indicado la manera practica para realizarlo cuando se requiera que el Proveedor, aunque pertenezca al régimen No responsable de IVA, genere factura de venta de forma voluntaria, como si estuviera obligado a hacerlo. Es importante tener en cuenta las disposiciones tributarias establecidas de acuerdo con la norma.

Obligación de expedir factura de venta cuando operan como no responsables del IVA

Aquellas personas naturales que lleven a cabo operaciones gravadas con IVA, pero que decidan funcionar como “no responsables del IVA” enfrentarían la siguiente situación respecto a su obligación de expedir factura de venta o documento equivalente:

a. Si operan como no responsables del IVA y al mismo tiempo permanecen en el régimen ordinario del impuesto de renta, no estarían obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, según lo contemplado en el artículo 616-2 del ET. Si deciden facturar voluntariamente, podrían hacerlo expidiendo facturas de venta en papel, por computador, facturación electrónica o documentos equivalentes a factura.

b. Si operan como no responsables del IVA, pero al mismo tiempo decidieron trasladarse al régimen simple, por el solo hecho de figurar como contribuyentes del SIMPLE, quedan obligados a expedir factura electrónica con validación previa o documento equivalente. Además, si deciden expedir documentos equivalentes, pero el comprador les solicita que le cambie dicho documento por una factura electrónica, deberán poder hacerlo de forma automática.

 

Para estos casos se creó el campo tipo Check Factura voluntariamente, el cual se encuentra en la pantalla de actualización de Proveedores. Esta pequeña actualización consiste en que el proveedor, aunque pertenezca al régimen NO RESPONSABLE DE IVA, el sistema no le va a exigir que le genere documento soporte, siempre y cuando se tenga este campo Checkeado. Es decir, el usuario le indicará al sistema que este proveedor, aunque opera como no responsable de IVA, va a entregar facturas, por lo tanto, no se le va a generar Documento Soporte. Vale anotar que este campo solo se visualizará cuando se escoja el régimen NO RESPONSABLE DE IVA, en este caso, el campo tipo Check quedará habilitado para seleccionarse.

Ruta Proveedores>Administración>A. Proveedores

Generación de Documento Soporte que corresponde a un proceso de Gestión Documental

Actualmente en el JSP7 existen tres maneras de generar un documento soporte que corresponde a un proceso de gestión, es decir que se va a registrar un documento que luego va a ser causado en el módulo de Proveedores, en donde dicho documento puede o no estar vinculado con una orden de compra, contrato, trabajo o legalización.

1. La primera opción es generar el documento soporte después de iniciar el proceso de gestión, donde el sistema valida que el proveedor que se le vaya a generar dicho documento no esté obligado a emitir factura de venta, y además que el número del documento no exista como documento soporte para ese proveedor; siendo así le saldrá un aviso en la pantalla que será el siguiente:

Ese mensaje quiere decir que el número del documento que se está colocando para el ejemplo es el 334, debe ser remplazado cuando se realice la causación del proveedor, puesto que ese no es un número de cualquiera de las resoluciones que la empresa tiene vigentes para los documentos soporte, solo será uno temporal.

 

Al momento de realizar la causación de la cuenta de cobro el sistema sabrá que al colocar el proveedor y marcar el check de aplicar orden, este no está obligado a expedir facturas de venta, por lo tanto el campo  Factura no se va habilitar y estará en blanco, dando cumplimiento al numeral 5 del artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, y el numeral 5 del artículo 55 de la Resolución 00042 de 5 de mayo de 2020, el cual consiste en llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN. Esto quiere decir que al realizar todo el proceso de causación y darle guardar, el sistema le va a generar un consecutivo de documento soporte dependiendo de la resolución que tenga; ahora, ese número generado va a reemplazar el numero temporal antes colocado en el proceso anterior; adicionalmente, por temas de auditoria, el numero temporal antes colocado queda registrado en el sistema.    

2. La segunda opción es crear el documento soporte en el mismo momento que se este realizando el proceso de gestión; en esta opción solo se dejará el campo de N Doc en blanco, se procede a diligenciar los demás campos y al momento de darle grabar, el sistema validará que el campo del código del documento este vacío y este procederá a realizarle el documento soporte de inmediato.

 

Si la cámara maneja más de una resolución como se muestra en el ejemplo deberán escoger cual resolución van a utilizar, donde el campo código de resolución se habilitará.

 

3.     La tercera opción es realizar el documento soporte antes del radicado.

Donde el número que se coloca debe ser del consecutivo del documento soporte previamente realizado en la ruta: PROVEEDORES>ACTUALIZACIONES>GRABACION DE DOCUMENTOS> DOCUMENTO SOPORTE.

Ya en la causación el sistema le va a traer el número de documento soporte al colocar el proveedor cuando le marca el check de Aplicar Orden, donde este de igual forma no va aparecer habilitado para cambiar el campo Factura, y a diferencia de la primera opción de realizar documento soporte este no le va a generar un consecutivo al darle grabar porque ya fue realizado previamente al proceso de gestión.

Con esto se finaliza los procesos para realizar documento soporte que vienen de procesos de gestión de documentos.

Índice de temas de cierre de año 2020 y apertura de año 2021

 Esta entrada consolida todas los temas relacionados con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.
1.1. Cierre contable y resumen de saldos.

2. Presupuesto.
2.1. Cierre presupuestal.
2.2. Cargue de presupuesto.

3. Tesorería.
3.1. Cierre y apertura de caja menor.

4. Nómina.
4.1. Parametrización nuevo año.

5. Compras

En el punto 2.1 de Cierre presupuestal se comenta sobre el tema de los tránsitos, pero queremos recordarles que las ordenes con saldo por ejecutar, y se tenga la certeza que no se va a recibir factura en el 2020 para terminar de saldar dicho presupuesto en tránsito, no puede ser usado con facturas del 2021, ya que dicho tránsito es del presupuesto del 2020.

Adicionalmente si necesitan realizar una orden de cualquier tipo después del 1-Ene-2021 y que por atraso no la hicieron en el 2020, ya no la podrán realizar con fecha del 2020, solo podrán causar contablemente en periodos del 2020 desde el módulo de Proveedores, pero sin referenciar ninguna Orden.

Generación de Documento Soporte desde la Grabación de Comprobante

 

Les informamos que en el enlace que se detalla a continuación, se incluyen las modificaciones de la pantalla de Grabación de Comprobante Contable para poder manejar el Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar con base en la resolución de la DIAN 000042 del 5 de mayo de 2020, específicamente en su artículo 55.

También se entrega una nueva opción que permite consultar los Documentos Soporte.

Instructivo Generación Documento Soporte en Grabación de Comprobante

Para los usuarios que en su menú no le aparecen dichas opciones, pueden solicitarlas mediante el mantis correspondiente.

Uso en Caja Menor del Documento Soporte

 Les informamos que en el enlace que se detalla a continuación, se incluyen las modificaciones de las opciones del manejo de Caja Menor en el JSP7 para poder manejar el Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar con base en la resolución de la DIAN 000042 del 5 de mayo de 2020, específicamente en su artículo 55.

Instructivo Uso de Documento Soporte en Caja Menor

Para los usuarios que en su menú no le aparecen dichas opciones, pueden solicitarlas mediante el mantis correspondiente.

Opciones adicionales para el manejo del Documento Soporte

Les informamos que en el enlace que se detalla a continuación, se incluyen 2 nuevas opciones en el JSP7 para poder manejar el Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar con base en la resolución de la DIAN 000042 del 5 de mayo de 2020, específicamente en su artículo 55.

Instructivo adicional para Documento Soporte

Para los usuarios que en su menú no le aparecen dichas opciones, pueden solicitarlas mediante el mantis correspondiente.

Documento Soporte para los proveedores no obligados a facturar

Les informamos que en el enlace que se detalla a continuación, se detallan las actividades y opciones que en el JSP7 se han habilitado para poder generar el Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar con base en la resolución de la DIAN 000042 del 5 de mayo de 2020, específicamente en su artículo 55.

Manejo en el JSP7 del Documento Soporte

Para los usuarios que en su menú no le aparecen dichas opciones, pueden solicitarlas mediante el mantis correspondiente.