Mejoras en el módulo de contabilidad

En el módulo de Contabilidad específicamente en el submódulo de CONSULTAS se realizaron algunas mejoras, con el fin de facilitar la visualización de estas pantallas, una de ellas la encontramos en la siguiente ruta: Contabilidad – Consultas- Saldo por cuenta

En esta pantalla se puede observar que el campo “Mes” fue ampliado para que de esta manera se visualice el nombre del mes completo, adicional al colocar el cursor en un respectivo campo lo subraya de color amarillo mostrando así la información seleccionada y  fue resaltada la palabra “Cifras en miles” en rojo para mayor visualización por parte del usuario. Al presionar el botón “Ver movimiento para el mes” se muestra la siguiente ventana auxiliar:

Esta ventana fue redistribuida, el campo “ORD y Fondo” fueron ampliados para mejor visualización del usuario, el centro de costos y la cuenta contable fueron asignadas hacia la izquierda, asimismo se alinearon el campo de” NIT y DOC”, de igual modo los títulos que son  segmentos de la ventana que agrupan datos con relación lógica fueron resaltados en rojo.

Otra de las mejores realizadas en el submódulo de CONSULTAS, lo encontramos en la siguiente ruta: Contabilidad – Consultas – Comprobantes General

En esta pantalla la información de estado, periodo, clase y comprobante aparecerá en negrita y centrada. Al presionar el botón “Ver Comprobante” se mostrará la siguiente ventana auxiliar:

Adicionalmente se amplió la descripción del comprobante contable y del nombre de la cuenta, además el fondo del centro de costo, uso del centro del costo y fondo de la cuenta se organizó para mayor entendimiento, asimismo se agregó el nombre del elemento de la planeación y  por último se agregaron los datos del CDP (año, número y valor).

Otra de las mejores realizadas en el submódulo de CONSULTAS, lo encontramos en la siguiente ruta: Contabilidad – Consultas – Movimientos Contables

Esta pantalla fue redistribuida, los campos de requerimientos fueron colocados en la parte inferior en un recuadro para mayor organización y visualización por parte del usuario y  el cursor va resaltando el registro seleccionado

Otro de las mejores realizadas en el submódulo de CONSULTAS, lo encontramos en la siguiente ruta: Contabilidad – Consultas – Materialidad de comprobantes

Esta pantalla se redistribuyo y el cursor va resaltando el registro seleccionado, además se le agrego el nombre de la cuenta contable y el nombre del requerimiento 1.

Todas estas consultas pueden ser EXPORTADAS A EXCEL y trabajarse como una hoja de cálculo para realizar informes más elaborados, gráficos y búsquedas.

Editar registro de avance de entregable

Con respecto a la pantalla de Editar registro de Avance de Entregable, que se puede encontrar en la siguiente ruta: Planeación presupuestal- Actualizaciones- Gestiones sobre planeación aprobada- Registrar gestión de la planeación, se hicieron modificaciones y correcciones .Se realizó una mejora para la digitación de los avances de los diferentes hitos programados para cada entregable de un proyecto-elemento. Se debe tener en cuenta que el sistema compara los avances tanto a nivel del  % de avance programado del entregable vs el % de avance reportado y muestra un mensaje para que se reporte la justificación de dicho retraso. Esto también ocurre a nivel de retraso con la magnitud programada vs la magnitud reportada.

Se realizó una mejora en la pantalla, se ampliaron los campos de texto a 4000 caracteres cada uno y también el espacio disponible para visualizar y digitar los campos que se deben diligenciar para cada hito reportado. En caso de haber retraso, el sistema detecta si es por % Avance o por Magnitud y le solicitará la respectiva justificación. Se debe tener en cuenta que cuando no se cumple lo programado (Por debajo) de alguna de estas dos variables (%Avance y Magnitud) el sistema le solicitará la debida justificación para ellas.

Asimismo, se habilitó el EDITOR para cada campo que se necesita reportar. Solo debe dar DOBLECLICK sobre el campo y le saldrá el editor. Puede escribir hasta 4000 caracteres y para guardar lo digitado se le da al primer botón azul, el segundo botón azul es para salir sin guardar el contenido modificado.

Asociar Contratos con Actividades Económicas

Para dar cumplimiento a la Resolución 2012 de 2022, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social con el fin de implementar modificaciones en el archivo PILA, se ha creado en el modulo de Nomina JSP7 la pantalla de Asociar Contratos Con Actividades Económicas, que nos va a permitir relacionar los contratos de los empleados con su actividad económica.

Ubicación de la opción Asociar Contratos Con Actividades Económicas en el menú del modulo de Nomina JSP7:

Funcionalidad

Para asociar un contrato con su actividad económica, se debe ingresar a la pantalla y registrar el número del contrato del empleado a través de la lista de valores o digitando directamente el número de contrato en el campo correspondiente, de forma automática se llenara la información del numero de identificación del empleado con su nombre y también se cargara la clase de riesgo a la que pertenece el empleado, que se obtiene del centro de trabajo que esta parametrizado en la pantalla de C. Contratos del modulo de Nomina JSP7, por último se debe seleccionar el código CIIU de su lista de valores y automáticamente se obtendrá el código adicional con la descripción de la actividad economía que se ha seleccionado.

Si requieren apoyo para realizar la asociación inicial de los contratos de los empleados con su actividad económica, tenemos disponible una plantilla que pueden solicitar a través de nuestra mesa de ayuda y una vez que la hayan diligenciado, nos la pueden reenviar para nosotros realizar la carga de esta información.

Índice de temas de cierre de año 2022 y apertura de año 2023

 Esta entrada consolida todas los temas relacionados con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.

1.1 Cierre contable y resumen de saldos.

2. Presupuesto

2.1 Cierre presupuestal y contable

2.2 Cargue de presupuesto

3. Tesorería 

3.1 Cierre y apertura de caja menor

4. Nomina 

4.1 Parametrización nuevo año

En el punto 2.1 de Cierre presupuestal se comenta sobre el tema de los tránsitos, pero queremos recordarles que las ordenes con saldo por ejecutar, y se tenga la certeza que no se va a recibir factura en el 2022 para terminar de saldar dicho presupuesto en tránsito, no puede ser usado con facturas del 2023, ya que dicho tránsito es del presupuesto del 2022.

Adicionalmente si necesitan realizar una orden de cualquier tipo después del 1-Ene-2023 y que por atraso no la hicieron en el 2022, ya no la podrán realizar con fecha del 2022, solo podrán causar contablemente en periodos del 2022 desde el módulo de Proveedores, pero sin referenciar ninguna Orden.

Actualización Certificado de Ingresos Y Retenciones por Renta de Trabajo y de Pensiones.

 

El certificado de ingresos y retenciones lo encuentra directamente del JSP7, desde la siguiente ruta:

Nomina > Reportes > Certificados > Cert.Ingr. Y Rentas x Rentas de Trabajo y Pensiones

Al ingresar en la opción se encontrará con la siguiente forma:

Cabe aclarar que para la nueva vigencia tuvo algunos cambios significativos el cual deberá entrar por la ruta anteriormente indicada y realizarle los respectivos ajustes como son:

Concepto de los ingresos

Se adiciono la casilla 47 cesantías consignadas al fondo de cesantías, el cual se encontraba unida a la casilla 46 del anterior certificado.

Concepto de los aportes

En esta sección se eliminaros los registros que tenían que ver con los conceptos del COVID 19 como son: 

• La casilla 52 el cual tenia por nombre Aportes voluntarios al impuesto solidario por covid 19. 
• La casilla 56 que era la de retención por aportes obligatorios al impuesto solidarios por COVID 19.

Y en su defecto fueron reemplazados por otros conceptos que se mencionan más adelante.

IMPORTANTE:

Cabe aclarar que como fueron adicionadas y eliminadas algunas casillas, el orden en el certificado cambio, por lo tanto, es necesario realizar las respectivas modificaciones en la parametrización como son:

Aportes obligatorios por salud a cargo del trabajador, que antes se manejaba en la casilla 49 ahora lo tendremos que mover a la casilla 50 del certificado.

Así mismo Aportes obligatorios a fondo de pensión y solidaridad pensional a cargo del trabajador, que antes se manejaba en la casilla 50 ahora lo manejaremos en la casilla 51 del certificado.

De igual manera Cotizaciones voluntarias al régimen de ahorro individual con solidaridad – RAIS, que antes se manejaba en la casilla 51 ahora lo manejamos en la casilla 52 del certificado.

Es importante validar que otras casillas no mencionadas también hayan sido movidas, y deban realizar su respectivo cambio.

Se le recomienda no eliminar los grupos de conceptos anteriores ya que estos pueden ser utilizados si necesitan descargar un certificado que sea de la anterior vigencia, por lo que se le indica que mejor creen un nuevo grupo de concepto y lo diferencien en la codificación con una letra diferente, como se muestra en la imagen 1, de este manual donde la codificación termina con la letra “A” que sería la primera secuencia de los cambios en la parametrización.

Parametrización de grupos de conceptos

 Los grupos de conceptos que se utilizan en estas casillas del certificado los definimos en la siguiente ruta:

Nomina > Administración > Conceptos > Definición de grupos de conceptos

Allí procede a chulear los conceptos que considere deben hacer parte del grupo. 

Luego de parametrizar esta opción, se dirige nuevamente a la ruta Nomina > Reportes > Certificados > Cert.Ingr. Y Rentas x Rentas de Trabajo y Pensiones

Al hacer Clic en “generar certificado” se encontrará con la siguiente forma:

El certificado Generado será como el que se presenta a continuación:

Para la revisión y validación del Certificado de ingreso de retención a empleados debe generar el sgte reporte Nomina > Reportes > Reportes de liquidación > Pagos por contrato espec > Acumulado por contrato, se recomienda que al generarlo el campo estado quede en blanco para que le muestre todo lo pagado y descontado al empleado. 

Índice de temas de cierre de año 2021 y apertura de año 2022

Esta entrada consolida todas los temas relacionados con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.

1.1 Cierre contable y resumen de saldos.

2. Presupuesto

2.1 Cierre presupuestal y contable

2.2 Cargue de presupuesto

3. Tesorería 

3.1 Cierre y apertura de caja menor

4. Nomina 

4.1 Parametrización nuevo año

5. Compras

En el punto 2.1 de Cierre presupuestal se comenta sobre el tema de los tránsitos, pero queremos recordarles que las ordenes con saldo por ejecutar, y se tenga la certeza que no se va a recibir factura en el 2021 para terminar de saldar dicho presupuesto en tránsito, no puede ser usado con facturas del 2022, ya que dicho tránsito es del presupuesto del 2021.

Adicionalmente si necesitan realizar una orden de cualquier tipo después del 1-Ene-2022 y que por atraso no la hicieron en el 2021, ya no la podrán realizar con fecha del 2021, solo podrán causar contablemente en periodos del 2021 desde el módulo de Proveedores, pero sin referenciar ninguna Orden.

Programación de vacaciones con registro de días de suspensión

Con el fin de optimizar los procesos que conforman el módulo de nómina, hemos realizado unas mejoras en la programación de vacaciones, que mencionaremos a continuación:

Esta mejora nos va a permitir visualizar de manera eficaz el tipo de programación de vacaciones que se va a registrar, también podremos observar que en esta opción se agregó una nuevo tipo de programación llamado Suspensión de contrato, el objetivo de esta es que usted pueda observar si el contrato tiene grabada alguna novedad de suspensión; este registro es informativo, no reemplaza el ingreso de la novedad por la ruta Nomina > novedad > Incapacidades o ausencias > Inserción, solo permite consultar y visualizar si el empleado tuvo una suspensión en ese periodo.

En la opción Nomina > Novedades > Programación de vacaciones puede elegir el tipo de registro que necesite según el caso:

•    Vacaciones disfrutadas
•    Vacaciones compensadas
•    Suspensión (Registro informativo)

Para registrar la cantidad de los días de suspensión, se agregó una nueva columna llamada Días susp.

Para el caso de la programación en dinero y suspensión de contrato, no debe registrar en la columna fecha de disfrute, con respecto a la fecha inicial y final, estos campos solo deben ingresarlos a aquellos contratos que se les vaya a registrar una vacación disfrutada.

Esta nueva mejora le permitirá tener la información de las novedades de suspensión a la mano cuando requiera realizar una programación de vacaciones, recuerde revisar las programación anteriormente registradas, para consultar debe llamar por la lupa, digitar el número del contrato y ahí le aparecerá toda la información.