Asociar lugares a centros de costo para el requerimiento 6

 A partir del este año 2024 se habilita el requerimiento 6 en las cuentas contables, este requerimiento identificado como LUGAR se le adicionará a las cuentas auxiliares que se les indiquen y será pedido en las transacciones contables.

Para la asignación de este nuevo requerimiento se deben parametrizar en el sistema que lugares (departamento, municipio, etc.) le será asignado al registro contable de acuerdo al centro de costo que se esté utilizando, para realizar esta parametrización es necesario dirigirse a la siguiente ruta en el ERP:

Contabilidad -> Administración -> Asociar lugares a centros de costos

Al hacer clic a la opción anterior se desplegará la siguiente pantalla:

A través de esta pantalla será posible asociar a cada centro de costo uno o varios lugares, estos lugares asociados serán mostrados en las listas de valores de las cuentas que manejen el requerimiento 6 LUGAR, y de acuerdo al centro de costo que estén usando en ese registro contable, se mostrarán los asociados previamente.

Es necesario que registren cada posibilidad de lugar al centro de costo correspondiente, basta con presionar el botón de adicionar registro y adicionar:

• El centro de costo en cuestión
• El código del lugar a asociar
• Presionar Grabar

No será posible eliminar la relación si ya fue usada en algún registro contable.

Administración del Catálogo de CPC para el requerimiento 5

A partir del este año 2024 se habilita el requerimiento 5 en las cuentas contables, este requerimiento identificado como COD_CPC se le adicionará a las cuentas auxiliares que se les indiquen y será pedido en las transacciones contables.

Para la asignación de los códigos de CPC (Clasificación Central de Productos) se cuenta con un listado estándar en todas las empresas, sin embargo hay códigos no registrados en este catálogo que alguna empresa necesita registrar, para cubrir esta necesidad se desarrolló una nueva opción en el ERP que se encuentra en la siguiente ruta:

Contabilidad -> Administración -> Administrar catálogo de CPC

Al darle clic a la opción anteriormente indicada se abrirá la siguiente pantalla:

 

Para adicionar un nuevo código de CPC bastará con hacer clic en Insertar nuevo registro en la barra izquierda y diligenciar cada campo: 

• Código del CPC
• Código del padre del CPC (Colocar el primer número del código, es decir: Si el código a ingresar es el 47815, en Padre colocar 4
• Definir si es Mayor o de Detalle, en este caso los nuevos ingresados serán detalles.
• Escribirle la descripción de este código
• Asignarle la vigencia de este catálogo, en este caso, asignar 2024.

Luego de lo anterior se presiona GRABAR y listo, el código registrado aparecerá en las listas de valores del requerimiento 5 CPC de las cuentas que lo requieran.

Índice de temas de cierre de año 2023 y apertura de año 2024

Esta entrada consolida todas los temas relacionados con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.

1.1 Cierre contable y resumen de saldos

2. Presupuesto

2.1 Cierre presupuestal y contable

2.2 Cargue de presupuesto

3. Tesorería 

3.1 Cierre y apertura de caja menor

4. Nomina 

4.1 Parametrización Nomina nuevo año

 

5. Compras

En el punto 2.1 de Cierre presupuestal se comenta sobre el tema de los tránsitos, pero queremos recordarles que las ordenes con saldo por ejecutar, y se tenga la certeza que no se va a recibir factura en el 2023 para terminar de saldar dicho presupuesto en tránsito, no puede ser usado con facturas del 2024, ya que dicho tránsito es del presupuesto del 2023.

Adicionalmente si necesitan realizar una orden de cualquier tipo después del 1-Ene-2024 y que por atraso no la hicieron en el 2023, ya no la podrán realizar con fecha del 2023, solo podrán causar contablemente en periodos del 2023 desde el módulo de Proveedores, pero sin referenciar ninguna Orden.

Restricción de operaciones presupuestales en periodos contables cerrados

 A partir de hoy ya no será posible realizar las operaciones de adición, reducción y traslados presupuestales en las fechas que se encuentren dentro de los periodos contables que ya estén cerrados, por ejemplo:

Si a periodo de hoy septiembre del 2023 se requiere hacer un traslado presupuestal con fecha de febrero del 2023 anteriormente podría ir a la ruta de la operación a realizar y hacía el proceso si ningún impedimento, ahora si ese periodo se encuentra cerrado no podrá hacer ninguna operación debido a esta nueva restricción que se ha aplicado.

Para realizarla es necesario que la persona que controla la apertura y cierre de periodos contables habilite ese periodo a través de la ruta ya conocida: "SISTEMA -> ADMINISTRACIÓN -> PERIODOS CONTABLES ADMINISTRATIVO", y una vez abierto el periodo en cuestión ya no habrá restricción.

Esta validación entra en vigencia a partir de hoy y busca advertir sobre la posibilidad que hay de realizar operaciones presupuestales en cualquier periodo del año vigente o anterior sin esta restricción.

Modificación en generación de ordenes de pago de nómina

En el modulo de nómina se implementó una actualización para que las ordenes de pago las puedan generar de diferentes maneras. 

En el siguiente enlace se puede observar un instructivo de la nueva actualización que se realizó en la Generación de ordenes de pago de nómina 

 INSTRUCTIVO: MODIFICACIÓN EN GENERACIÓN DE ORDENES DE PAGO DE NÓMINA

Actualización: Interfaz contable multiproyectos presupuestales

Actualmente para realizar un proceso que genera interfaz contable, se debe colocar el proyecto presupuestal en la pantalla principal (Egresos, Causaciones de facturas de proveedor, recibos de caja de tesorería, recibos de caja de cartera, notas bancarias, etc.) para que este proyecto se adicione para toda la interfaz contable y de esta manera todos sus registros dependan de ese único proyecto, eso hoy cambió:

Ya es posible en la interfaz contable diligenciar en un mismo comprobante diferentes rubros presupuestales que tengan registrados, el proceso inicial sigue siendo el mismo: en la pantalla principal (Egresos, Causaciones de facturas de proveedor, recibos de caja de tesorería, recibos de caja de cartera, notas bancarias, etc.) del proceso se va a colocar un proyecto presupuestal, el que siempre utilicen o cualquier otro, al momento de dar grabar notaremos que el proyecto presupuestal ya no se va a visualizar arriba como antes lo hacía, si no que ahora lo encontraremos abajo a nivel de cada registro como lo indica la siguiente imagen:

Hay que aclarar que cuando la contabilización se arma por primera vez, de manera automática el proyecto presupuestal asignado en la pantalla anterior a la interfaz será asignado a cada registro del comprobante, si el usuario adiciona una nueva cuenta a la interfaz, debe adicionarle a ese registro su propio proyecto presupuestal (Si maneja presupuesto), de lo contrario el nuevo registro quedará sin proyecto y rubro presupuestal y de ser una cuenta de PyG, el sistema hará la respectiva validación de que esos registros no se le han asignado su respectivo proyecto y rubro.

Si lo que va es a modificar un registro, fácilmente se coloca en ese registro, y en el proyecto presupuestal del mismo registro se le da F9 y se escoge el proyecto que se quiere, cambiando así el rubro que necesita de acuerdo a ese proyecto escogido.

Nuevo Campo Tipo de Empleado en la pantalla de C. CONTRATOS del Modulo de Nomina JSP7

 Con el fin de mejorar la organización de la información de los contratos en el modulo de Nomina, se ha agregado un nuevo campo llamado Tipo de Empleado, en el que se podrá seleccionar de manera informativa, a que categoría pertenecen cada uno de los contratos de los funcionarios que conforman la nomina de su empresa. A continuación se ilustran las opciones de tipos de empleados que se pueden seleccionar:

Como lo muestra la imagen, las opciones que se pueden seleccionar son las siguientes:

v  Empleado

v  Practicante

v  Pensionado

v  Docente Catedrático

La selección del tipo de empleado para cada contrato debe hacerse a criterio, teniendo en cuenta la categoría a la que pertenezca cada funcionario dentro de su organización.

 

Esta clasificación en los contratos de los empleados es de carácter informativa y NO va a tener ninguna afectación en los procesos que se generan en el modulo de Nomina.