martes, 3 de julio de 2018

Actualización de versión del Sistema de Incidencias y Requerimientos


Hemos actualizado el sistema Mantis, a la versión 2.14 para estar acordes con las mejoras que este sistema nos brinda y seguir permitiendo que los usuarios del JSP7 puedan seguir reportando sus casos, en el momento que ocurran, a la mesa de ayuda de soporte del JSP7, usando su cuenta de usuario y contraseña.
El sitio en internet cambió y ahora es el siguiente:
http://mantis.aspsols.com:8081
Le saldrá la siguiente página:
  

Ingrese su Nombre de usuario que se le ha asignado y presione el botón Iniciar sesión.

Luego le saldrá la siguiente página:


Ahí deberá colocar su contraseña y presionar el botón Iniciar sesión. Si no la recuerda, puede escoger la opción ¿Olvidó su contraseña? donde le saldrá la siguiente página:


 y luego que coloque su Nombre de Usuario y su correo electrónico, le llegará un email desde el Remitente: ASP Solutions [Mantis Bug Tracker] y con Asunto [ASP Solutions[Mantis]] Reinicialización de Contraseña para que acceda al enlace que está en el contenido del mensaje y pueda colocar su nueva contraseña, para que luego ingresar al Mantis. 
Luego de haber ingresado con su cuenta, al lado del icono de persona aparece su Usuario con su nombre entre paréntesis y al lado el rol con que ingresó (ver ejemplo en la siguiente imagen). 

Para registrar un caso, se presiona el botón azul Reportar Incidencia:



Luego se despliega la pantalla para que se diligencie la información asociada al caso que se desea reportar a la mesa de ayuda de soporte:




Los campos que tienen un * a su izquierda, son campos obligatorios.

Categoría: En este campo se categoriza el caso y se debe seleccionar alguno de los siguientes valores: Incidencia Funcional (para cuando alguna opción del sistema está mostrando algún error o el sistema genera una información no esperada), Incidencia de Infraestructura (para cuando el sistema no permite o restringe el acceso, o los tiempos de respuesta a las opciones no están normales) y Requerimiento (para cuando se solicita agregar o modificar las opciones del menú de un usuario, o modificar un reporte, o solicitar una capacitación o sesión de parametrización de algún módulo que no se haya realizado desde el inicio).

Reproducibilidad: En este campo se puede seleccionar alguno de los siguientes valores: siempre (cuando el caso siempre es posible reproducir), a veces (cuando el caso bajo algunas circunstancias se reproduce y en otras no), aleatorio (cuando no hay una medida de cuando el caso se pueda reproducir), no se ha intentado, no reproducible (cuando en las condiciones del momento se generó y no es posible reproducirlo) y desconocido (cuando no se sabe si se puede reproducir).

Severidad: Este campo normalmente lo diligenciamos nosotros, ya que representa que tan complejo resulta resolver el incidente.

Prioridad: En este campo se puede seleccionar que tan prioritario es el incidente, con el fin de definir un orden de atención con respecto a los demás que se hayan reportado. Se puede seleccionar alguno de los siguientes valores: ninguna (cuando no se sabe que prioridad seleccionar), baja (cuando el incidente tiene la menor prioridad, ya que lo reportado es algo de forma), normal (cuando el incidente pueda entrar en la lista de los incidentes y sería atendido por orden de llegada), alta (cuando el incidente tiene una importancia mayor a lo normal, y se atendería antes de los de prioridad normal y baja), urgente (cuando se requiere atención urgente por encima de los demás incidentes) e inmediata (cuando el incidente impide poder trabajar con el sistema y no se tiene otra alternativa de solución).

Resumen: En este campo se debe resumir en una sola línea el título del caso que se está reportando. Este título hará parte del Asunto del email que el sistema genera al guardar el caso, junto con el número del caso que el sistema genera.

Descripción: En este campo se debe detallar todo lo referente al caso que se está registrando. Allí se pueden incluir las condiciones bajo las cuales se presenta la incidencia y/o los mensajes de error que el JSP7 despliega en su procesamiento. En los casos de requerimientos se debe detallar toda la información posible para que pueda ser analizada por nuestros funcionarios y evitar pedirle información faltante que se requiera para poder atender adecuadamente el requerimiento.

Pasos para reproducir: En este campo se diligencia los pasos que se realizaron, previos a la ocurrencia del incidente, incluir opción del sistema, parámetros o valores que se utilizaron en el procesamiento, ya que las pantallas de error pueden dar información valiosa, pero sin los datos que generaron dicho error, no se pudiera reproducir o tener poca información para definir que solución se pudiera establecer.

Información Adicional: En este campo se puede diligenciar cualquier información adicional importante que le pueda servir a la mesa de ayuda para atener oportunamente el caso.
Subir archivo: En este punto se puede adjuntar cualquier archivo que ilustre el incidente o requerimiento, tal como un pantallazo de lo que muestra el sistema o un documento con las indicaciones de la modificación de algún reporte, etc.

Visibilidad: Se debe dejar el caso como público para que cualquier funcionario de la mesa de ayuda lo pueda atender.

Por último, se presiona el botón (Enviar incidencia), para que quede grabado el caso con un número y nos aparezca en la lista de casos Reportadas por mí.

Casa caso maneja un estado, iniciando por “nueva”. Desde “nueva”, la incidencia pasará a ser “asignada”, "aceptada", "confirmada", "resuelta", “cerrada” o bien requerirá de más datos para poder iniciar el proceso de resolución y cierre. Cuando se requieran más datos, el caso pasará al estado “se necesitan más datos” y estando allí se señala la imposibilidad de proceder a su resolución si no se aportan más datos sobre el caso en mención. Cuando el caso se le valida que tiene toda la información y si es un caso válido para ser trabajado por la mesa de ayuda, y aceptamos que tenemos la responsabilidad de atenderlo, lo pasamos a estado “aceptada”. Luego procedemos a asignar el caso a un funcionario para que sea atendida, por lo que pasa al estado “asignada”. Cuando el funcionario que tiene asignado el caso y confirma que va trabajar en el caso, este lo pasa al estado “confirmada”. Cuando el caso pasa al estado “resuelta”, refleja que el caso se ha resuelto y se incluye una Nota donde se indica como se resolvió el caso. Un caso puede ser resuelto con una de las muchas resoluciones posibles que aparecen en una lista desplegable. Los tipos de resoluciones posibles cubren múltiples opciones: abierta, corregida, reabierta, no reproducible, no es corregible, duplicada, no es una incidencia, suspendida o no se arreglará. Desde este estado, quien reportó el caso recibirá un correo donde se le indica que su caso ha sido resuelto y que necesita que valide la solución y si está de acuerdo, estando en el caso, le cambie el estado a “cerrada”.

Estando dentro del Mantis, presionando la opción Ver Incidencias ubicado en la barra izquierda, pueden revisar las incidencias que han reportado y en qué estado se encuentran.

Luego se despliega una pantalla que le muestra la lista de incidencias y su estado, cuyos criterios de selección podrá modificar a través de distintos filtros.



En la parte superior derecha tiene un pequeño buscador de incidencias, en el que puede escribir el número de ID o identificador de la incidencia para ir directamente a consultarla.

Para facilitar la tarea de filtrado de incidencias, es posible crear un enlace asociado a un filtro o incluso guardar un tipo de filtro predeterminado. 

En la parte de abajo de cada caso se maneja un historial de los cambios que se le han realizado. Este detalla la fecha y la hora de la modificación, el nombre del usuario que realizó el cambio, el tipo de cambio y el detalle del cambio.



miércoles, 6 de junio de 2018

Cargue Masivo de Activos Fijos

Desde aquí será posible cargar activos fijos nuevos de manera masiva. Esta forma permite ingresarlos manualmente o bien cargar un archivo de Excel, diligenciando previamente la plantilla indicada. Para acceder a esta opción se debe seguir la ruta:

Activos fijos niif plenas -> actualizaciones -> cargue masivo de activos fijos


Imagen 1

Se abre la siguiente forma:


Imagen 2


Los elementos que componen la grilla de la forma son:
  • Código: este será el código identificador del activo. Se tiene que depende del parámetro configurado en Administracion -> parametros, pues si en esta se chequea la numeración automática, el cargue masivo no debe diligenciar código, de lo contrario si se escribe en este campo.
  • Nombre.
  • Fecha compra.
  • Familia: se ingresa el código de una familia existente previamente en el sistema.
  • Ubicación: el código debe existir en el sistema.
  • Fondo: el código debe existir en el sistema.
  • Centro de costos: el código debe existir en el sistema.
  • Agencia: el código debe existir en el sistema.
  • Area:  el código debe existir en el sistema.
  • Responsable: el código debe existir en el sistema.
  • Custodio: el código debe existir en el sistema.
  • Proveedor: el código debe existir en el sistema.
  • Referencia.
  • Marca:  el código debe existir en el sistema.
  • Costo: el costo debe expresarse unicamente en PESOS colombianos.
  • Moneda: este campo es meramente informativo, siempre se expresa en PESO.
  • Controlado: se debe escribir S o N.
  • Venta: se refiere al campo mantener para venta. Se debe escribir S o N.
  • FOB: se refiere al campo precio FOB. Se debe escribir S o N.
  • Garantia: se refiere a si el activo tiene o no garantía. Se debe escribir S o N.
  • Entidad: se debe llenar si el activo tiene garantía, es decir si el campo anterior es S. se diligencia con el nit de la empresa que provee la garantía, la cual debe estar previamente registrada en el sistema.
  • Desde: se refiere al periodo en donde inicia la garantía. Solo se debe diligenciar si tiene.
  • Hasta: se refiere al periodo en donde finaliza la garantía. Solo se debe diligenciar si tiene.
  • Código inteligente.
  • Vida util Colgaap: se ingresa el número de meses que tiene el activo de vida util para el entorno colgaap.
  • Vida util Niif: se ingresa el número de meses que tiene el activo de vida util para el entorno niif.
  • Met depre: es el método que se utilizará para depreciar este activo. Se diligencia 1 para el método de linea recta y 2 para el método de reducción de saldos.
  • Observaciones.

Estos datos pueden ingresarse de manera manual o cargando una plantilla de Excel. Para hacer uso del cargue externo se debe hacer lo siguiente.

Se debe dar clic al botón cargar activos.
Imagen 3

Aparece la ventana del cargue y se da clic en el botón verde Cargar.
Imagen 4

Se espera que se llene la barra y desvanezca y se da clic a Procesar.

Imagen 5

Los activos se cargan en la rejilla.

Una vez están todos los activos cargados, se procede a dar clic al botón validar.

Si se encuentran errores en la información entonces aparecerá una ventana indicando los errores encontrados y el numero del registro en el que se encuentra.
Imagen 6

Si la información se valida satisfactoriamente, entonces se manda un mensaje exitoso y puede proceder a guardar.

Imagen 7

Para guardar se ejecuta con el botón de la barra de herramientas y al momento de realizar esta acción, si la numeración es automática, el sistema mostrará los códigos asignados, sino entonces dejará los que se han escrito anteriormente y en ambos casos se mostrará el mensaje de éxito.
Imagen 8


La plantilla para realizar este proceso se encuentra en la ruta

Sistema -> manuales jsp7 - erp -> archivos planos -> activos fijos en excel


Imagen 9

lunes, 30 de abril de 2018

Visualizador de Reportes

Hemos liberado una mejora en la parte de la ejecución de los Reportes, de tal forma que ahora se cuenta con un previsualizador de la salida del reporte, antes que se genere todo el reporte, para que se vaya paginando el resultado desde la primera página y se pueda navegar entre las diferentes páginas del reporte, en la medida que se van solicitando antes de llegar a la última página.
La otra mejora fue que después que se muestra la primera página, se puede escoger el formato en que se quiera descargar, ya sea PDF, EXCEL, etc., y no como antes que se definía el formato desde el llenado de los parámetros del reporte.
En cuanto a la funcionalidad para generar el reporte no cambio mucho, solo se debe dejar en blanco las opciones del formato en la ventana de parámetros.




Una vez generado se verá de la siguiente manera:


Con la flecha que está del lado derecho podrá elegir el formato de descarga del reporte.





miércoles, 14 de marzo de 2018

Instructivo para instalar Herramienta ARELLE

A continuación describimos el proceso de instalar el software ARELLE en su computador:

Nosotros hemos habilitado desde el JSP7 una opción que le permite descargar la versión del Arelle para Windows de 64bits (Si la versión de su Windows no es de 64 bits, debe descargar el instalador que le corresponda desde el sitio de Internet: http://arelle.org/download/), la cual se encuentra en el submenú ACTUALIZACIÓN del módulo XBRL en el JSP7, llamada DESCARGAR VALIDADOR – ARELLE. Abajo vemos la imagen de la parte del menú del JSP7 donde se indica la opción.


Al entrar a la opción le saldrá la siguiente ventana:


Se presiona el botón DESCARGAR AQUÍ

Le puede salir una pantalla que le indica que no puede analizar el archivo por ser un archivo de gran tamaño, por lo que puede presionar el botón Descargar de todos modos. Debido a que el archivo está comprimido con extensión .rar, debe contar con la herramienta que descomprime este tipo de archivos (WinRAR). En la siguiente imagen mostramos como descomprimir el archivo para que pueda luego ejecutar el instalador: arelle-win-x64-2017-10-20.exe 

Luego debe instalar este aplicativo como cualquier programa de Windows para su computador, siguiendo todas las indicaciones que el mismo le va indicando. Al ejecutar el archivo ejecutable le va a salir la siguiente pantalla:


Luego presione el botón por defecto. Posteriormente le aparecerá la siguiente pantalla:


Luego presione el botón por defecto (Next >). Le aparecerá la siguiente pantalla:


Al presionar el botón Install, se instalará el Arelle.
Luego que el computador comienza a instalar el software Arelle, al final le debe salir la siguiente pantalla:


Ya puede ejecutar la herramienta Arelle desde el menú de inicio de su Windows. El  

icono aparece así:

Al ejecutar el programa Arelle, le aparece la siguiente pantalla:

Para poder cargar el archivo, debe estar conectado a Internet, ya que el archivo referencia sitios de internet necesarios para completar toda la información a cargar. Desde la opción de Abrir Archivo.. (Ctrl – O) le va a pedir que seleccione el archivo XBRL que el JSP7 le generó y luego presiona el botón Abrir. En la barra inferior el programa va mostrando el estado del cargue del archivo. Debe esperar varios segundos a que termine de cargar, dependiendo de la calidad de su conexión a Internet. Luego le debe aparecer una pantalla como la siguiente:


En la parte izquierda le aparecerá la lista de los componentes del Informe, los cuales se pueden ir seleccionando, para que en la parte de la derecha salgan los valores que se generaron.


Al seleccionar, por ejemplo, el componente [210000] en la parte derecha aparecerán los valores que se trabajaron en el JSP7:


Podría ver los datos del componente seleccionado en Excel, para esto debe seleccionar cualquiera de los valores con el botón derecho del Mouse y debe escoger la opción Copiar al portapapeles y luego la opción Tabla. Ver la imagen siguiente.


Luego abra un archivo nuevo de Excel y realice la opción de Pegar de Excel. Estando ya en Excel ya pueden validar de una forma mas amigable los valores y hacer las comparaciones y cálculos que le permita validar su información generada.


jueves, 1 de febrero de 2018

Parametrizacion sub modulo XBRL


Actualmente en el sistema se encuentra un sub-modulo llamado “XBRL” en el cual se podrá generar y descargar información en el formato requerido por la Superintendencia.  

El sub modulo cuenta con 8 ventanas las cuales la mayoría se encuentran parametrizadas por tratarse de información estándar requerida por la SIC, esto según la taxonomía definida para la vigencia.

1. Contabilidad > XBRL > Admin XBRL > Tipos datos taxonomía


La versión de la taxonomía será el identificador de una taxonomía en un determinado periodo, normalmente será la identificación anual; pero note que de ser necesario podrían crearse varias versiones de un año o incluso periodos más cortos como semestres, trimestres, etc. Por cada versión se generará una sola instancia del XBRL (un solo archivo).

En esta ventana se definen los tipos de datos que se van a manejar y su respectiva descripción. Estos datos son cargados por nosotros, es decir esta ventana no debe parametrizarse ni modificarse. 

2. Contabilidad> XBRL> Admin XBRL> Componentes taxonomía


Al igual que la anterior esta ventana ya se encuentra parametrizada según lo requerido por la SIC. Aquí se definen los componentes, cada componente corresponde a una fila en el reporte a generar. Los componentes se definen como jerarquía, del mismo modo que un plan de cuentas.

Cada componente debe estar definido en un origen, este nos indica de qué manera vamos a traer la información del sistema, el origen cual puede ser no aplica, grupo de cuentas, función del sistema o digitado. Se define también el tipo de dato que vamos a traer (definidos en la ventana anterior) dependiendo el origen seleccionado y se establecen unas referencias que corresponden a normas internacionales que corresponde a cada componente. 

3. Contabilidad> XBRL> Admin XBRL> Propiedades componentes


Esta ventana también se encontrará parametrizada, no se debe mover nada en ella puesto que es la ventana base para armar el archivo en formato XBRL.

4. Contabilidad> XBRL> Admin XBRL> Contextos


Los contextos se entienden como columnas en la información que se generará, se especifican fechas y fondos, de los cuales se tomara la información a reportar. Esta ventana al igual que las anteriores ya se encuentra parametrizada.  

5. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Relación componentes - información del sistema. 



Esta ventana se encarga de relacionar cada uno de los componentes (registros) con los contextos disponibles existentes (ventana 4) y con el origen de información (ventana 2); el campo “nombre origen” variará de acuerdo al origen parametrizado de la siguiente manera:

   · Si un componente está parametrizado con el origen “Función”, el campo “nombre origen” habilitará una lista de valores con funciones en donde el usuario podrá elegir una para traer la información correspondiente.

   · Si el componente está parametrizado con el origen “grupo de cuenta”, el campo “nombre origen” habilitará una lista de valores con los grupos de cuentas ya creados para que el usuario escoja la fuente de valores para ese componente. Además el botón ori se habilitará para que al presionarlo se despliegue la ventana d grupos de cuentas en donde se podrá editar un grupo ya existente o crear uno nuevo.

     · Si el componente está parametrizado con el origen “Digitado”, se habilitará el botón Ori que al presionarlo desplegará la ventana de “componente textos digitados” en donde el usuario podrá ingresar toda la información de texto que corresponda a este componente.

6. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Edición de componentes de texto


En esta ventana el usuario registra el texto digitado que solicita el componente, esto incluye informes financieros, políticas contables de la compañía y tablas desde Excel. Aunque este campo soporta añadir imágenes, no es una práctica recomendable pues puede aumentar excesivamente el tamaño del documento.

7. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Instanciar taxonomía por componente. 



En esta ventana es donde podemos validar la información generada por componente y contexto. En la imagen 1 se evidencian los contextos cuando el origen es función o digitado. Para el caso de función el sistema traerá el valor que corresponda en el formato indicado, y para el caso de digitado se reflejaran caracteres que representan los textos o tablas digitados en la ventana 6.

En la imagen 2 se evidencia el valor que corresponde a los contextos cuando el origen es de grupo de cuentas. el contexto y grupo de cuentas es el asignado en la ventana 5.


En esta ventana encontrará dos botones en la parte de abajo, un botón para "calcular todos los componentes" que están en pantalla y otro para "calcular valor de componente" este último se refiere a uno en especifico, en este caso se debe situar en el componente que desee calcular y darle clic al botón. esta ventana además le permite modificar valores para el caso que lo desee pero debe tener en cuenta que si vuelve a calcular todos los componentes le borrara la modificación que hizo manual y le traerá el calculo del sistema de acuerdo al origen agregado.

Para validar la información es posible bajar esta ventana a Excel en el icono de la barra lateral izquierda.

8. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Generar y descargar XBRL


Esta ventana es la que se encarga de generar el archivo XBRL con toda la información, solo se escoge la versión y se da clic en el botón “generar y descargar”, el archivo descargado será el que se envía a la SIC. 


Recomendaciones

Se recomienda revisar el plan de cuentas, las cuentas deben estar bien definidas en su naturaleza y el tipo de cuenta (corriente, no corriente o no aplica) esto porque los grupos de cuentas trabajan con estos aspectos de las cuentas para tomar el saldo. 


lunes, 15 de enero de 2018

Avalúo / Deterioro de activos fijos

Para aplicarle a un activo fijo un avalúo o un deterioro se debe ir a la siguiente ruta:

-> Activos fijos Niif plenas -> Actualizaciones -> Deterioro / avalúo de activos 


se visualizará la siguiente ventana:


En el campo Activo, presionaremos f9 y en la lista de valores escogeremos el activo fijo al cual le aplicaremos el proceso, una vez escogido presionamos Enter y el sistema llenará la información de ese bien: el fondo, la familia, la fecha de compra, la vida útil, el centro de costo, valor residual, costo histórico, depreciación acumulada, saldo en libros.


Después de escoger el activo y verificar su información, el sistema navegará al siguiente bloque, en donde se escribirá el valor del avalúo o deterioro, la fecha de aplicación (se debe tener en cuenta que el activo no debe estar depreciado para el periodo en donde de aplique el proceso), el proyecto presupuestal que afectará (diligenciar siempre este campo aunque no se afecte cuenta de gasto) y la clase del comprobante contable que se generará:


Como se muestra en la imagen anterior, si este proceso hace que la vida útil del activo varíe, se debe marcar el check que dice "Asignarle nueva vida útil a este activo a partir de la fecha del avalúo", inmediatamente se habilitará el campo respectivo para que digite la nueva vida útil, sea mayor o menor a la actual.

A continuación el sistema distribuirá los valores en débitos y créditos dependiendo el historial de este activo es decir: primero, se mostrará la eliminación de la depreciación acumulada, esto ocurre porque al avaluar o deteriorar el activo, será como un nuevo inicio del mismo  a partir de la fecha del proceso, se visualizará lo siguiente:


El sistema debitará de la depreciación acumulada y acreditará al costo del activo, es aquí en donde el usuario en el campo cuenta deberá incluir las cuentas respectivas para esta contabilización.

El siguiente bloque mostrará la aplicación del avalúo/deterioro al costo del activo: Como se muestra el ejemplo, si el avalúo es mayor al saldo en libros, el sistema debitará la diferencia del avalúo menos el saldo en libros al costo del activo y acreditará al superávit de re-evaluación, en donde el usuario tendrá que digitar las cuentas correspondientes:


(El campo avalúo aplicado lleva el control del valor del superávit o deterioro que tiene ese activo: en la imagen anterior muestra que el activo ya tenía 3 millones en el superávit y con el nuevo avalúo quedaría en 6,4 millones).

Si por el contrario, el avalúo es menor al costo el libros, en este caso sería un deterioro, y el sistema acreditará del costo del activo la diferencia entre el valor del deterioro menos el saldo en libros, al superávit de re-evaluación le restará lo que tenga disponible, y si el valor sobrepasa la disponibilidad del superávit, lo llevará al gasto por deterioro como muestra la siguiente imagen:


El campo avalúo aplicado llevará el control del valor aplicado por cada activo, es decir, en el ejemplo anterior vemos que se muestra en negativo lo que quiere decir que sobrepasó la disponibilidad en el superávit por ese activo y el valor ahí en negativo lo llevará al gasto por deterioro.

Después de todo lo anterior se debe dar guardar y si pasa las validaciones del sistema, aplicará el proceso y mostrará un mensaje confirmando la transacción realizada: