miércoles, 27 de febrero de 2019

Novedades XBRL 2019

En el siguiente video se explican los cambios y nuevas funcionalidades del submódulo XBRL, en  especial lo que tiene que ver con generar instancias con vigencias comparativas.


lunes, 24 de diciembre de 2018

viernes, 16 de noviembre de 2018

Auditoría en apertura y cierre de periodos contables


Actualización de Periodos contables


Sistema -> Administración -> Periodos contables .

A esta opción se le han realizado unas mejoras a nivel de control de auditoria, ya que si un periodo estaba cerrado, quien tuviera acceso a esta opción (normalmente el responsable del área Contable) podía abrirlo y cerrarlo sin restricción, pero ahora se han incluido algunas restricciones dependiendo de las condiciones de los periodos contables a manejar y trazas de auditoria de fecha, hora, estado del periodo y usuario ejecutante.

Esta opción aunque permite cerrar el periodo contable sin ningún tipo de restricción, ahora solo permite abrir el periodo únicamente si el mes no contiene comprobantes contables asentados. Solo basta con colocar el año, presionar enter y marcar el periodo a abrir o desmarcar el periodo a Cerrar.

Dependiendo la operación el sistema le preguntará al usuario si desea abrir el periodo seleccionado o cerrarlo a lo que el usuario responderá si SI o si NO:



Si el usuario desea abrir un Periodo contable que ya ha tenido movimientos el sistema no lo permitirá y le mostrará al usuario el siguiente mensaje:


En este caso deberá ir a la opción de “Actualización de periodos contables Administrativa” o dirigirse al usuario con el permiso a esta pantalla para abrir el periodo.

Actualización de Periodos contables Administrativo


Sistema -> Administración -> Periodos contables administrativo.

Esta nueva opción permite abrir y Cerrar periodos contables sin ningún tipo de restricción, pero con envío de notificaciones por email a los funcionarios que se les parametrice para que estén informados de la ejecución de las acciones sobre esta nueva opción y el registro de la traza de auditoría correspondiente. Su funcionamiento es igual a la que se tenía anteriormente, se coloca el año y se presiona Enter:


Si se desea abrir un periodo se marca la casilla correspondiente y el usuario responderá si o No a la pregunta de confirmación. Si se desea cerrar un periodo se desmarca el mes correspondiente y el usuario confirmará el proceso con un SI o un NO.

Consulta de auditoria de apertura/cierre de periodos contables


Sistema -> Consultas -> Consulta de auditoría de periodos contables.

Esta opción permite la consulta de todos las aperturas, cierres e intentos de apertura de los periodos contables, muestra el periodo de la transacción, el usuario que realizó el proceso, la fecha y hora de la transacción, el estado anterior y el estado nuevo del periodo, el estado de la transacción (si fue exitoso o si fue fallido), el nombre del usuario y la observación del proceso.


Una vez ingresada a la pantalla el usuario presiona buscar y el sistema traerá todas las transacciones registradas desde la liberación de esta actualización hasta el día de hoy ordenadas por fecha descendente, pero puede limitar la búsqueda buscando sólo por el Periodo o con un rango entre fecha inicial y fecha final o solo por un usuario en específico, pero también por la combinación de todos los campos como lo muestra la imagen anterior.


Al presionar los botones en la imagen anterior el sistema ordenará por esa columna, si se presiona una vez ordenará ascendente, si se vuelve a presionar, ordenará descendente.

Envío de correos por auditoría de periodos contables


Sistema -> Administración -> Envío de correos por auditoría de periodos .


Esta opción permite al usuario parametrizar a que personas el sistema le enviará alertas en tiempo real cuando cualquier usuario abra un periodo, cierre, o intente abrirlo y el sistema no se lo permita. Para esto es necesario que se registre el usuario del sistema, marcar SI en la casilla de “Enviar E-mail”, se escriba el correo al cual se le enviará la alerta y marque aquellas advertencias que desea que sean notificadas (abrir, cerrar y/o Fallido):




Cuando se diligencie la anterior información se presiona grabar.

martes, 3 de julio de 2018

Actualización de versión del Sistema de Incidencias y Requerimientos


Hemos actualizado el sistema Mantis, a la versión 2.14 para estar acordes con las mejoras que este sistema nos brinda y seguir permitiendo que los usuarios del JSP7 puedan seguir reportando sus casos, en el momento que ocurran, a la mesa de ayuda de soporte del JSP7, usando su cuenta de usuario y contraseña.
El sitio en internet cambió y ahora es el siguiente:
http://mantis.aspsols.com:8081
Le saldrá la siguiente página:
  

Ingrese su Nombre de usuario que se le ha asignado y presione el botón Iniciar sesión.

Luego le saldrá la siguiente página:


Ahí deberá colocar su contraseña y presionar el botón Iniciar sesión. Si no la recuerda, puede escoger la opción ¿Olvidó su contraseña? donde le saldrá la siguiente página:


 y luego que coloque su Nombre de Usuario y su correo electrónico, le llegará un email desde el Remitente: ASP Solutions [Mantis Bug Tracker] y con Asunto [ASP Solutions[Mantis]] Reinicialización de Contraseña para que acceda al enlace que está en el contenido del mensaje y pueda colocar su nueva contraseña, para que luego ingresar al Mantis. 
Luego de haber ingresado con su cuenta, al lado del icono de persona aparece su Usuario con su nombre entre paréntesis y al lado el rol con que ingresó (ver ejemplo en la siguiente imagen). 

Para registrar un caso, se presiona el botón azul Reportar Incidencia:



Luego se despliega la pantalla para que se diligencie la información asociada al caso que se desea reportar a la mesa de ayuda de soporte:




Los campos que tienen un * a su izquierda, son campos obligatorios.

Categoría: En este campo se categoriza el caso y se debe seleccionar alguno de los siguientes valores: Incidencia Funcional (para cuando alguna opción del sistema está mostrando algún error o el sistema genera una información no esperada), Incidencia de Infraestructura (para cuando el sistema no permite o restringe el acceso, o los tiempos de respuesta a las opciones no están normales) y Requerimiento (para cuando se solicita agregar o modificar las opciones del menú de un usuario, o modificar un reporte, o solicitar una capacitación o sesión de parametrización de algún módulo que no se haya realizado desde el inicio).

Reproducibilidad: En este campo se puede seleccionar alguno de los siguientes valores: siempre (cuando el caso siempre es posible reproducir), a veces (cuando el caso bajo algunas circunstancias se reproduce y en otras no), aleatorio (cuando no hay una medida de cuando el caso se pueda reproducir), no se ha intentado, no reproducible (cuando en las condiciones del momento se generó y no es posible reproducirlo) y desconocido (cuando no se sabe si se puede reproducir).

Severidad: Este campo normalmente lo diligenciamos nosotros, ya que representa que tan complejo resulta resolver el incidente.

Prioridad: En este campo se puede seleccionar que tan prioritario es el incidente, con el fin de definir un orden de atención con respecto a los demás que se hayan reportado. Se puede seleccionar alguno de los siguientes valores: ninguna (cuando no se sabe que prioridad seleccionar), baja (cuando el incidente tiene la menor prioridad, ya que lo reportado es algo de forma), normal (cuando el incidente pueda entrar en la lista de los incidentes y sería atendido por orden de llegada), alta (cuando el incidente tiene una importancia mayor a lo normal, y se atendería antes de los de prioridad normal y baja), urgente (cuando se requiere atención urgente por encima de los demás incidentes) e inmediata (cuando el incidente impide poder trabajar con el sistema y no se tiene otra alternativa de solución).

Resumen: En este campo se debe resumir en una sola línea el título del caso que se está reportando. Este título hará parte del Asunto del email que el sistema genera al guardar el caso, junto con el número del caso que el sistema genera.

Descripción: En este campo se debe detallar todo lo referente al caso que se está registrando. Allí se pueden incluir las condiciones bajo las cuales se presenta la incidencia y/o los mensajes de error que el JSP7 despliega en su procesamiento. En los casos de requerimientos se debe detallar toda la información posible para que pueda ser analizada por nuestros funcionarios y evitar pedirle información faltante que se requiera para poder atender adecuadamente el requerimiento.

Pasos para reproducir: En este campo se diligencia los pasos que se realizaron, previos a la ocurrencia del incidente, incluir opción del sistema, parámetros o valores que se utilizaron en el procesamiento, ya que las pantallas de error pueden dar información valiosa, pero sin los datos que generaron dicho error, no se pudiera reproducir o tener poca información para definir que solución se pudiera establecer.

Información Adicional: En este campo se puede diligenciar cualquier información adicional importante que le pueda servir a la mesa de ayuda para atener oportunamente el caso.
Subir archivo: En este punto se puede adjuntar cualquier archivo que ilustre el incidente o requerimiento, tal como un pantallazo de lo que muestra el sistema o un documento con las indicaciones de la modificación de algún reporte, etc.

Visibilidad: Se debe dejar el caso como público para que cualquier funcionario de la mesa de ayuda lo pueda atender.

Por último, se presiona el botón (Enviar incidencia), para que quede grabado el caso con un número y nos aparezca en la lista de casos Reportadas por mí.

Casa caso maneja un estado, iniciando por “nueva”. Desde “nueva”, la incidencia pasará a ser “asignada”, "aceptada", "confirmada", "resuelta", “cerrada” o bien requerirá de más datos para poder iniciar el proceso de resolución y cierre. Cuando se requieran más datos, el caso pasará al estado “se necesitan más datos” y estando allí se señala la imposibilidad de proceder a su resolución si no se aportan más datos sobre el caso en mención. Cuando el caso se le valida que tiene toda la información y si es un caso válido para ser trabajado por la mesa de ayuda, y aceptamos que tenemos la responsabilidad de atenderlo, lo pasamos a estado “aceptada”. Luego procedemos a asignar el caso a un funcionario para que sea atendida, por lo que pasa al estado “asignada”. Cuando el funcionario que tiene asignado el caso y confirma que va trabajar en el caso, este lo pasa al estado “confirmada”. Cuando el caso pasa al estado “resuelta”, refleja que el caso se ha resuelto y se incluye una Nota donde se indica como se resolvió el caso. Un caso puede ser resuelto con una de las muchas resoluciones posibles que aparecen en una lista desplegable. Los tipos de resoluciones posibles cubren múltiples opciones: abierta, corregida, reabierta, no reproducible, no es corregible, duplicada, no es una incidencia, suspendida o no se arreglará. Desde este estado, quien reportó el caso recibirá un correo donde se le indica que su caso ha sido resuelto y que necesita que valide la solución y si está de acuerdo, estando en el caso, le cambie el estado a “cerrada”.

Estando dentro del Mantis, presionando la opción Ver Incidencias ubicado en la barra izquierda, pueden revisar las incidencias que han reportado y en qué estado se encuentran.

Luego se despliega una pantalla que le muestra la lista de incidencias y su estado, cuyos criterios de selección podrá modificar a través de distintos filtros.



En la parte superior derecha tiene un pequeño buscador de incidencias, en el que puede escribir el número de ID o identificador de la incidencia para ir directamente a consultarla.

Para facilitar la tarea de filtrado de incidencias, es posible crear un enlace asociado a un filtro o incluso guardar un tipo de filtro predeterminado. 

En la parte de abajo de cada caso se maneja un historial de los cambios que se le han realizado. Este detalla la fecha y la hora de la modificación, el nombre del usuario que realizó el cambio, el tipo de cambio y el detalle del cambio.



miércoles, 6 de junio de 2018

Cargue Masivo de Activos Fijos

Desde aquí será posible cargar activos fijos nuevos de manera masiva. Esta forma permite ingresarlos manualmente o bien cargar un archivo de Excel, diligenciando previamente la plantilla indicada. Para acceder a esta opción se debe seguir la ruta:

Activos fijos niif plenas -> actualizaciones -> cargue masivo de activos fijos


Imagen 1

Se abre la siguiente forma:


Imagen 2


Los elementos que componen la grilla de la forma son:
  • Código: este será el código identificador del activo. Se tiene que depende del parámetro configurado en Administracion -> parametros, pues si en esta se chequea la numeración automática, el cargue masivo no debe diligenciar código, de lo contrario si se escribe en este campo.
  • Nombre.
  • Fecha compra.
  • Familia: se ingresa el código de una familia existente previamente en el sistema.
  • Ubicación: el código debe existir en el sistema.
  • Fondo: el código debe existir en el sistema.
  • Centro de costos: el código debe existir en el sistema.
  • Agencia: el código debe existir en el sistema.
  • Area:  el código debe existir en el sistema.
  • Responsable: el código debe existir en el sistema.
  • Custodio: el código debe existir en el sistema.
  • Proveedor: el código debe existir en el sistema.
  • Referencia.
  • Marca:  el código debe existir en el sistema.
  • Costo: el costo debe expresarse unicamente en PESOS colombianos.
  • Moneda: este campo es meramente informativo, siempre se expresa en PESO.
  • Controlado: se debe escribir S o N.
  • Venta: se refiere al campo mantener para venta. Se debe escribir S o N.
  • FOB: se refiere al campo precio FOB. Se debe escribir S o N.
  • Garantia: se refiere a si el activo tiene o no garantía. Se debe escribir S o N.
  • Entidad: se debe llenar si el activo tiene garantía, es decir si el campo anterior es S. se diligencia con el nit de la empresa que provee la garantía, la cual debe estar previamente registrada en el sistema.
  • Desde: se refiere al periodo en donde inicia la garantía. Solo se debe diligenciar si tiene.
  • Hasta: se refiere al periodo en donde finaliza la garantía. Solo se debe diligenciar si tiene.
  • Código inteligente.
  • Vida util Colgaap: se ingresa el número de meses que tiene el activo de vida util para el entorno colgaap.
  • Vida util Niif: se ingresa el número de meses que tiene el activo de vida util para el entorno niif.
  • Met depre: es el método que se utilizará para depreciar este activo. Se diligencia 1 para el método de linea recta y 2 para el método de reducción de saldos.
  • Observaciones.

Estos datos pueden ingresarse de manera manual o cargando una plantilla de Excel. Para hacer uso del cargue externo se debe hacer lo siguiente.

Se debe dar clic al botón cargar activos.
Imagen 3

Aparece la ventana del cargue y se da clic en el botón verde Cargar.
Imagen 4

Se espera que se llene la barra y desvanezca y se da clic a Procesar.

Imagen 5

Los activos se cargan en la rejilla.

Una vez están todos los activos cargados, se procede a dar clic al botón validar.

Si se encuentran errores en la información entonces aparecerá una ventana indicando los errores encontrados y el numero del registro en el que se encuentra.
Imagen 6

Si la información se valida satisfactoriamente, entonces se manda un mensaje exitoso y puede proceder a guardar.

Imagen 7

Para guardar se ejecuta con el botón de la barra de herramientas y al momento de realizar esta acción, si la numeración es automática, el sistema mostrará los códigos asignados, sino entonces dejará los que se han escrito anteriormente y en ambos casos se mostrará el mensaje de éxito.
Imagen 8


La plantilla para realizar este proceso se encuentra en la ruta

Sistema -> manuales jsp7 - erp -> archivos planos -> activos fijos en excel


Imagen 9

miércoles, 14 de marzo de 2018

Instructivo para instalar Herramienta ARELLE

A continuación describimos el proceso de instalar el software ARELLE en su computador:

Nosotros hemos habilitado desde el JSP7 una opción que le permite descargar la versión del Arelle para Windows de 64bits (Si la versión de su Windows no es de 64 bits, debe descargar el instalador que le corresponda desde el sitio de Internet: http://arelle.org/download/), la cual se encuentra en el submenú ACTUALIZACIÓN del módulo XBRL en el JSP7, llamada DESCARGAR VALIDADOR – ARELLE. Abajo vemos la imagen de la parte del menú del JSP7 donde se indica la opción.


Al entrar a la opción le saldrá la siguiente ventana:


Se presiona el botón DESCARGAR AQUÍ

Le puede salir una pantalla que le indica que no puede analizar el archivo por ser un archivo de gran tamaño, por lo que puede presionar el botón Descargar de todos modos. Debido a que el archivo está comprimido con extensión .rar, debe contar con la herramienta que descomprime este tipo de archivos (WinRAR). En la siguiente imagen mostramos como descomprimir el archivo para que pueda luego ejecutar el instalador: arelle-win-x64-2017-10-20.exe 

Luego debe instalar este aplicativo como cualquier programa de Windows para su computador, siguiendo todas las indicaciones que el mismo le va indicando. Al ejecutar el archivo ejecutable le va a salir la siguiente pantalla:


Luego presione el botón por defecto. Posteriormente le aparecerá la siguiente pantalla:


Luego presione el botón por defecto (Next >). Le aparecerá la siguiente pantalla:


Al presionar el botón Install, se instalará el Arelle.
Luego que el computador comienza a instalar el software Arelle, al final le debe salir la siguiente pantalla:


Ya puede ejecutar la herramienta Arelle desde el menú de inicio de su Windows. El  

icono aparece así:

Al ejecutar el programa Arelle, le aparece la siguiente pantalla:

Para poder cargar el archivo, debe estar conectado a Internet, ya que el archivo referencia sitios de internet necesarios para completar toda la información a cargar. Desde la opción de Abrir Archivo.. (Ctrl – O) le va a pedir que seleccione el archivo XBRL que el JSP7 le generó y luego presiona el botón Abrir. En la barra inferior el programa va mostrando el estado del cargue del archivo. Debe esperar varios segundos a que termine de cargar, dependiendo de la calidad de su conexión a Internet. Luego le debe aparecer una pantalla como la siguiente:


En la parte izquierda le aparecerá la lista de los componentes del Informe, los cuales se pueden ir seleccionando, para que en la parte de la derecha salgan los valores que se generaron.


Al seleccionar, por ejemplo, el componente [210000] en la parte derecha aparecerán los valores que se trabajaron en el JSP7:


Podría ver los datos del componente seleccionado en Excel, para esto debe seleccionar cualquiera de los valores con el botón derecho del Mouse y debe escoger la opción Copiar al portapapeles y luego la opción Tabla. Ver la imagen siguiente.


Luego abra un archivo nuevo de Excel y realice la opción de Pegar de Excel. Estando ya en Excel ya pueden validar de una forma mas amigable los valores y hacer las comparaciones y cálculos que le permita validar su información generada.