Actualización Certificado de Ingresos y Retenciones por Renta de Trabajo y de Pensiones Año gravable 2023

 La ruta habilitada para el certificado año gravable 2023 y siguientes, es: Nómina> Reportes> Certificados>  Cert. ingr. y rete xrentas de trabajo año gvb 2023

Al ingresar en la opción se encontrará con la siguiente forma:

Cabe aclarar que para la nueva vigencia tuvo algunos cambios significativos el cual deberá entrar por la ruta anteriormente indicada y realizarle los respectivos ajustes como son:

Concepto de los ingresos

·       Se adicionó en la casilla 38 Valor del exceso de los pagos por alimentación mayores a 41 UVT, art. 387- 1 E.T

·       Se adicionó en la casilla 51 Apoyos económicos educativos financiados con recursos públicos, no reembolsables

 

Concepto de los aportes

·       Se agregó la casilla 58 Aportes a cuentas AVC

·       Se agregó la casilla 59 Ingreso laboral promedio de los últimos seis meses anteriores (numeral 4 art. 206 E.T.)

     Para esta casilla se le debe crear un nuevo grupo de conceptos y marcar los conceptos de devengos que consideren que deban incluir en el promedio.

 IMPORTANTE: Cabe aclarar que como fueron adicionadas algunas casillas, el orden en el certificado cambió, por lo tanto, es necesario realizar las respectivas modificaciones en la parametrización como son:

Pagos por honorarios, que antes se manejaba en la casilla 38, ahora lo tenemos que mover a la casilla 39 del certificado

Aportes obligatorios por salud a cargo del trabajador, que antes de manejaba en la casilla 50, ahora lo tenemos que mover a la casilla 53 del certificado

En dado caso que se deba crear grupos de conceptos, se le recomienda no eliminar anteriores ya que estos pueden ser utilizados si necesitan descargar un certificado que sea de la anterior vigencia, por lo que se le indica que mejor creen un nuevo grupo de concepto.

Parametrización de grupos de conceptos

 Los grupos de conceptos que se utilizan en estas casillas del certificado los definimos en la siguiente ruta:

Nomina > Administración > Conceptos > Definición de grupos de conceptos

Allí procede a chulear los conceptos que considere deben hacer parte del grupo. 

Luego de parametrizar esta opción, se dirige nuevamente a la ruta Nomina > Reportes > Certificados > Cert.Ingr. Y Rentas x Rentas de Trabajo y Pensiones

Al hacer Clic en “generar certificado” se encontrará con la siguiente forma:

Asociar lugares a centros de costo para el requerimiento 6

 A partir del este año 2024 se habilita el requerimiento 6 en las cuentas contables, este requerimiento identificado como LUGAR se le adicionará a las cuentas auxiliares que se les indiquen y será pedido en las transacciones contables.

Para la asignación de este nuevo requerimiento se deben parametrizar en el sistema que lugares (departamento, municipio, etc.) le será asignado al registro contable de acuerdo al centro de costo que se esté utilizando, para realizar esta parametrización es necesario dirigirse a la siguiente ruta en el ERP:

Contabilidad -> Administración -> Asociar lugares a centros de costos

Al hacer clic a la opción anterior se desplegará la siguiente pantalla:

A través de esta pantalla será posible asociar a cada centro de costo uno o varios lugares, estos lugares asociados serán mostrados en las listas de valores de las cuentas que manejen el requerimiento 6 LUGAR, y de acuerdo al centro de costo que estén usando en ese registro contable, se mostrarán los asociados previamente.

Es necesario que registren cada posibilidad de lugar al centro de costo correspondiente, basta con presionar el botón de adicionar registro y adicionar:

• El centro de costo en cuestión
• El código del lugar a asociar
• Presionar Grabar

No será posible eliminar la relación si ya fue usada en algún registro contable.

Administración del Catálogo de CPC para el requerimiento 5

A partir del este año 2024 se habilita el requerimiento 5 en las cuentas contables, este requerimiento identificado como COD_CPC se le adicionará a las cuentas auxiliares que se les indiquen y será pedido en las transacciones contables.

Para la asignación de los códigos de CPC (Clasificación Central de Productos) se cuenta con un listado estándar en todas las empresas, sin embargo hay códigos no registrados en este catálogo que alguna empresa necesita registrar, para cubrir esta necesidad se desarrolló una nueva opción en el ERP que se encuentra en la siguiente ruta:

Contabilidad -> Administración -> Administrar catálogo de CPC

Al darle clic a la opción anteriormente indicada se abrirá la siguiente pantalla:

 

Para adicionar un nuevo código de CPC bastará con hacer clic en Insertar nuevo registro en la barra izquierda y diligenciar cada campo: 

• Código del CPC
• Código del padre del CPC (Colocar el primer número del código, es decir: Si el código a ingresar es el 47815, en Padre colocar 4
• Definir si es Mayor o de Detalle, en este caso los nuevos ingresados serán detalles.
• Escribirle la descripción de este código
• Asignarle la vigencia de este catálogo, en este caso, asignar 2024.

Luego de lo anterior se presiona GRABAR y listo, el código registrado aparecerá en las listas de valores del requerimiento 5 CPC de las cuentas que lo requieran.

Índice de temas de cierre de año 2023 y apertura de año 2024

Esta entrada consolida todas los temas relacionados con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.

1.1 Cierre contable y resumen de saldos

2. Presupuesto

2.1 Cierre presupuestal y contable

2.2 Cargue de presupuesto

3. Tesorería 

3.1 Cierre y apertura de caja menor

4. Nomina 

4.1 Parametrización Nomina nuevo año

 

5. Compras

En el punto 2.1 de Cierre presupuestal se comenta sobre el tema de los tránsitos, pero queremos recordarles que las ordenes con saldo por ejecutar, y se tenga la certeza que no se va a recibir factura en el 2023 para terminar de saldar dicho presupuesto en tránsito, no puede ser usado con facturas del 2024, ya que dicho tránsito es del presupuesto del 2023.

Adicionalmente si necesitan realizar una orden de cualquier tipo después del 1-Ene-2024 y que por atraso no la hicieron en el 2023, ya no la podrán realizar con fecha del 2023, solo podrán causar contablemente en periodos del 2023 desde el módulo de Proveedores, pero sin referenciar ninguna Orden.

Restricción de operaciones presupuestales en periodos contables cerrados

 A partir de hoy ya no será posible realizar las operaciones de adición, reducción y traslados presupuestales en las fechas que se encuentren dentro de los periodos contables que ya estén cerrados, por ejemplo:

Si a periodo de hoy septiembre del 2023 se requiere hacer un traslado presupuestal con fecha de febrero del 2023 anteriormente podría ir a la ruta de la operación a realizar y hacía el proceso si ningún impedimento, ahora si ese periodo se encuentra cerrado no podrá hacer ninguna operación debido a esta nueva restricción que se ha aplicado.

Para realizarla es necesario que la persona que controla la apertura y cierre de periodos contables habilite ese periodo a través de la ruta ya conocida: "SISTEMA -> ADMINISTRACIÓN -> PERIODOS CONTABLES ADMINISTRATIVO", y una vez abierto el periodo en cuestión ya no habrá restricción.

Esta validación entra en vigencia a partir de hoy y busca advertir sobre la posibilidad que hay de realizar operaciones presupuestales en cualquier periodo del año vigente o anterior sin esta restricción.

Modificación en generación de ordenes de pago de nómina

En el modulo de nómina se implementó una actualización para que las ordenes de pago las puedan generar de diferentes maneras. 

En el siguiente enlace se puede observar un instructivo de la nueva actualización que se realizó en la Generación de ordenes de pago de nómina 

 INSTRUCTIVO: MODIFICACIÓN EN GENERACIÓN DE ORDENES DE PAGO DE NÓMINA

Actualización: Interfaz contable multiproyectos presupuestales

Actualmente para realizar un proceso que genera interfaz contable, se debe colocar el proyecto presupuestal en la pantalla principal (Egresos, Causaciones de facturas de proveedor, recibos de caja de tesorería, recibos de caja de cartera, notas bancarias, etc.) para que este proyecto se adicione para toda la interfaz contable y de esta manera todos sus registros dependan de ese único proyecto, eso hoy cambió:

Ya es posible en la interfaz contable diligenciar en un mismo comprobante diferentes rubros presupuestales que tengan registrados, el proceso inicial sigue siendo el mismo: en la pantalla principal (Egresos, Causaciones de facturas de proveedor, recibos de caja de tesorería, recibos de caja de cartera, notas bancarias, etc.) del proceso se va a colocar un proyecto presupuestal, el que siempre utilicen o cualquier otro, al momento de dar grabar notaremos que el proyecto presupuestal ya no se va a visualizar arriba como antes lo hacía, si no que ahora lo encontraremos abajo a nivel de cada registro como lo indica la siguiente imagen:

Hay que aclarar que cuando la contabilización se arma por primera vez, de manera automática el proyecto presupuestal asignado en la pantalla anterior a la interfaz será asignado a cada registro del comprobante, si el usuario adiciona una nueva cuenta a la interfaz, debe adicionarle a ese registro su propio proyecto presupuestal (Si maneja presupuesto), de lo contrario el nuevo registro quedará sin proyecto y rubro presupuestal y de ser una cuenta de PyG, el sistema hará la respectiva validación de que esos registros no se le han asignado su respectivo proyecto y rubro.

Si lo que va es a modificar un registro, fácilmente se coloca en ese registro, y en el proyecto presupuestal del mismo registro se le da F9 y se escoge el proyecto que se quiere, cambiando así el rubro que necesita de acuerdo a ese proyecto escogido.