Índice de temas de cierre de año 2023 y apertura de año 2024

Esta entrada consolida todas los temas relacionados con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.

1.1 Cierre contable y resumen de saldos

2. Presupuesto

2.1 Cierre presupuestal y contable

2.2 Cargue de presupuesto

3. Tesorería 

3.1 Cierre y apertura de caja menor

4. Nomina 

4.1 Parametrización Nomina nuevo año

 

5. Compras

En el punto 2.1 de Cierre presupuestal se comenta sobre el tema de los tránsitos, pero queremos recordarles que las ordenes con saldo por ejecutar, y se tenga la certeza que no se va a recibir factura en el 2023 para terminar de saldar dicho presupuesto en tránsito, no puede ser usado con facturas del 2024, ya que dicho tránsito es del presupuesto del 2023.

Adicionalmente si necesitan realizar una orden de cualquier tipo después del 1-Ene-2024 y que por atraso no la hicieron en el 2023, ya no la podrán realizar con fecha del 2023, solo podrán causar contablemente en periodos del 2023 desde el módulo de Proveedores, pero sin referenciar ninguna Orden.

Restricción de operaciones presupuestales en periodos contables cerrados

 A partir de hoy ya no será posible realizar las operaciones de adición, reducción y traslados presupuestales en las fechas que se encuentren dentro de los periodos contables que ya estén cerrados, por ejemplo:

Si a periodo de hoy septiembre del 2023 se requiere hacer un traslado presupuestal con fecha de febrero del 2023 anteriormente podría ir a la ruta de la operación a realizar y hacía el proceso si ningún impedimento, ahora si ese periodo se encuentra cerrado no podrá hacer ninguna operación debido a esta nueva restricción que se ha aplicado.

Para realizarla es necesario que la persona que controla la apertura y cierre de periodos contables habilite ese periodo a través de la ruta ya conocida: "SISTEMA -> ADMINISTRACIÓN -> PERIODOS CONTABLES ADMINISTRATIVO", y una vez abierto el periodo en cuestión ya no habrá restricción.

Esta validación entra en vigencia a partir de hoy y busca advertir sobre la posibilidad que hay de realizar operaciones presupuestales en cualquier periodo del año vigente o anterior sin esta restricción.

Modificación en generación de ordenes de pago de nómina

En el modulo de nómina se implementó una actualización para que las ordenes de pago las puedan generar de diferentes maneras. 

En el siguiente enlace se puede observar un instructivo de la nueva actualización que se realizó en la Generación de ordenes de pago de nómina 

 INSTRUCTIVO: MODIFICACIÓN EN GENERACIÓN DE ORDENES DE PAGO DE NÓMINA

Actualización: Interfaz contable multiproyectos presupuestales

Actualmente para realizar un proceso que genera interfaz contable, se debe colocar el proyecto presupuestal en la pantalla principal (Egresos, Causaciones de facturas de proveedor, recibos de caja de tesorería, recibos de caja de cartera, notas bancarias, etc.) para que este proyecto se adicione para toda la interfaz contable y de esta manera todos sus registros dependan de ese único proyecto, eso hoy cambió:

Ya es posible en la interfaz contable diligenciar en un mismo comprobante diferentes rubros presupuestales que tengan registrados, el proceso inicial sigue siendo el mismo: en la pantalla principal (Egresos, Causaciones de facturas de proveedor, recibos de caja de tesorería, recibos de caja de cartera, notas bancarias, etc.) del proceso se va a colocar un proyecto presupuestal, el que siempre utilicen o cualquier otro, al momento de dar grabar notaremos que el proyecto presupuestal ya no se va a visualizar arriba como antes lo hacía, si no que ahora lo encontraremos abajo a nivel de cada registro como lo indica la siguiente imagen:

Hay que aclarar que cuando la contabilización se arma por primera vez, de manera automática el proyecto presupuestal asignado en la pantalla anterior a la interfaz será asignado a cada registro del comprobante, si el usuario adiciona una nueva cuenta a la interfaz, debe adicionarle a ese registro su propio proyecto presupuestal (Si maneja presupuesto), de lo contrario el nuevo registro quedará sin proyecto y rubro presupuestal y de ser una cuenta de PyG, el sistema hará la respectiva validación de que esos registros no se le han asignado su respectivo proyecto y rubro.

Si lo que va es a modificar un registro, fácilmente se coloca en ese registro, y en el proyecto presupuestal del mismo registro se le da F9 y se escoge el proyecto que se quiere, cambiando así el rubro que necesita de acuerdo a ese proyecto escogido.

Nuevo Campo Tipo de Empleado en la pantalla de C. CONTRATOS del Modulo de Nomina JSP7

 Con el fin de mejorar la organización de la información de los contratos en el modulo de Nomina, se ha agregado un nuevo campo llamado Tipo de Empleado, en el que se podrá seleccionar de manera informativa, a que categoría pertenecen cada uno de los contratos de los funcionarios que conforman la nomina de su empresa. A continuación se ilustran las opciones de tipos de empleados que se pueden seleccionar:

Como lo muestra la imagen, las opciones que se pueden seleccionar son las siguientes:

v  Empleado

v  Practicante

v  Pensionado

v  Docente Catedrático

La selección del tipo de empleado para cada contrato debe hacerse a criterio, teniendo en cuenta la categoría a la que pertenezca cada funcionario dentro de su organización.

 

Esta clasificación en los contratos de los empleados es de carácter informativa y NO va a tener ninguna afectación en los procesos que se generan en el modulo de Nomina.

Actualización de la nueva resolución tributaria

 En diciembre fue sancionada la ley 2277 13 dic del 2022 la cual entra en vigencia a partir de enero del 2023, se puede observar que se modificaron algunos numerales de la retención en la fuente de salarios.

Capítulo 1

Esta reforma indica que los ingresos laborales se limitan a 790 UVT anuales, el cual al ser divido entre 12 meses da un total de 65.83 UVT, esto es a criterio de cada Camara, si eligen colocar el valor con o sin decimales.

Capítulo 1

Las deducciones tales como: Dependientes, medicinas prepagadas, intereses de viviendas y las rentas exentas, como: Ahorros a cuentas AFC, fondo de pensión voluntario y la renta del 25%, no podrán exceder el 40% ni este podrá superar los 1.340 UVT anuales, al ser divididos entre 12 meses da un total de 111.66 UVT, esto es a criterio de cada Camara, si eligen colocar el valor con o sin decimales.

La parametrización del cambio explicado anteriormente, se realiza en la siguiente ruta: Nomina> Administración> Variables> Del sistema

En la opción “Con respecto a la empresa” deben agregar la información actualizada, es importante que lo realicen en el año 2023 y proceden a guardar.

Por último, en el sistema se habilitó el reporte en donde pueden observar la revisión de la retención en la fuente de esta ley, en la siguiente ruta: Nomina> Reportes> Reportes de liquidación> Revisión de retención el la fuente ley 2277.

Mejoras en el módulo de contabilidad

En el módulo de Contabilidad específicamente en el submódulo de CONSULTAS se realizaron algunas mejoras, con el fin de facilitar la visualización de estas pantallas, una de ellas la encontramos en la siguiente ruta: Contabilidad – Consultas- Saldo por cuenta

En esta pantalla se puede observar que el campo “Mes” fue ampliado para que de esta manera se visualice el nombre del mes completo, adicional al colocar el cursor en un respectivo campo lo subraya de color amarillo mostrando así la información seleccionada y  fue resaltada la palabra “Cifras en miles” en rojo para mayor visualización por parte del usuario. Al presionar el botón “Ver movimiento para el mes” se muestra la siguiente ventana auxiliar:

Esta ventana fue redistribuida, el campo “ORD y Fondo” fueron ampliados para mejor visualización del usuario, el centro de costos y la cuenta contable fueron asignadas hacia la izquierda, asimismo se alinearon el campo de” NIT y DOC”, de igual modo los títulos que son  segmentos de la ventana que agrupan datos con relación lógica fueron resaltados en rojo.

Otra de las mejores realizadas en el submódulo de CONSULTAS, lo encontramos en la siguiente ruta: Contabilidad – Consultas – Comprobantes General

En esta pantalla la información de estado, periodo, clase y comprobante aparecerá en negrita y centrada. Al presionar el botón “Ver Comprobante” se mostrará la siguiente ventana auxiliar:

Adicionalmente se amplió la descripción del comprobante contable y del nombre de la cuenta, además el fondo del centro de costo, uso del centro del costo y fondo de la cuenta se organizó para mayor entendimiento, asimismo se agregó el nombre del elemento de la planeación y  por último se agregaron los datos del CDP (año, número y valor).

Otra de las mejores realizadas en el submódulo de CONSULTAS, lo encontramos en la siguiente ruta: Contabilidad – Consultas – Movimientos Contables

Esta pantalla fue redistribuida, los campos de requerimientos fueron colocados en la parte inferior en un recuadro para mayor organización y visualización por parte del usuario y  el cursor va resaltando el registro seleccionado

Otro de las mejores realizadas en el submódulo de CONSULTAS, lo encontramos en la siguiente ruta: Contabilidad – Consultas – Materialidad de comprobantes

Esta pantalla se redistribuyo y el cursor va resaltando el registro seleccionado, además se le agrego el nombre de la cuenta contable y el nombre del requerimiento 1.

Todas estas consultas pueden ser EXPORTADAS A EXCEL y trabajarse como una hoja de cálculo para realizar informes más elaborados, gráficos y búsquedas.

Editar registro de avance de entregable

Con respecto a la pantalla de Editar registro de Avance de Entregable, que se puede encontrar en la siguiente ruta: Planeación presupuestal- Actualizaciones- Gestiones sobre planeación aprobada- Registrar gestión de la planeación, se hicieron modificaciones y correcciones .Se realizó una mejora para la digitación de los avances de los diferentes hitos programados para cada entregable de un proyecto-elemento. Se debe tener en cuenta que el sistema compara los avances tanto a nivel del  % de avance programado del entregable vs el % de avance reportado y muestra un mensaje para que se reporte la justificación de dicho retraso. Esto también ocurre a nivel de retraso con la magnitud programada vs la magnitud reportada.

Se realizó una mejora en la pantalla, se ampliaron los campos de texto a 4000 caracteres cada uno y también el espacio disponible para visualizar y digitar los campos que se deben diligenciar para cada hito reportado. En caso de haber retraso, el sistema detecta si es por % Avance o por Magnitud y le solicitará la respectiva justificación. Se debe tener en cuenta que cuando no se cumple lo programado (Por debajo) de alguna de estas dos variables (%Avance y Magnitud) el sistema le solicitará la debida justificación para ellas.

Asimismo, se habilitó el EDITOR para cada campo que se necesita reportar. Solo debe dar DOBLECLICK sobre el campo y le saldrá el editor. Puede escribir hasta 4000 caracteres y para guardar lo digitado se le da al primer botón azul, el segundo botón azul es para salir sin guardar el contenido modificado.