Índice de temas de cierre de año 2021 y apertura de año 2022

Esta entrada consolida todas los temas relacionados con las actividades de fin e inicio de año.

1. Contabilidad.

1.1 Cierre contable y resumen de saldos.

2. Presupuesto

2.1 Cierre presupuestal y contable

2.2 Cargue de presupuesto

3. Tesorería 

3.1 Cierre y apertura de caja menor

4. Nomina 

4.1 Parametrización nuevo año

5. Compras

En el punto 2.1 de Cierre presupuestal se comenta sobre el tema de los tránsitos, pero queremos recordarles que las ordenes con saldo por ejecutar, y se tenga la certeza que no se va a recibir factura en el 2021 para terminar de saldar dicho presupuesto en tránsito, no puede ser usado con facturas del 2022, ya que dicho tránsito es del presupuesto del 2021.

Adicionalmente si necesitan realizar una orden de cualquier tipo después del 1-Ene-2022 y que por atraso no la hicieron en el 2021, ya no la podrán realizar con fecha del 2021, solo podrán causar contablemente en periodos del 2021 desde el módulo de Proveedores, pero sin referenciar ninguna Orden.

Programación de vacaciones con registro de días de suspensión

Con el fin de optimizar los procesos que conforman el módulo de nómina, hemos realizado unas mejoras en la programación de vacaciones, que mencionaremos a continuación:

Esta mejora nos va a permitir visualizar de manera eficaz el tipo de programación de vacaciones que se va a registrar, también podremos observar que en esta opción se agregó una nuevo tipo de programación llamado Suspensión de contrato, el objetivo de esta es que usted pueda observar si el contrato tiene grabada alguna novedad de suspensión; este registro es informativo, no reemplaza el ingreso de la novedad por la ruta Nomina > novedad > Incapacidades o ausencias > Inserción, solo permite consultar y visualizar si el empleado tuvo una suspensión en ese periodo.

En la opción Nomina > Novedades > Programación de vacaciones puede elegir el tipo de registro que necesite según el caso:

•    Vacaciones disfrutadas
•    Vacaciones compensadas
•    Suspensión (Registro informativo)

Para registrar la cantidad de los días de suspensión, se agregó una nueva columna llamada Días susp.

Para el caso de la programación en dinero y suspensión de contrato, no debe registrar en la columna fecha de disfrute, con respecto a la fecha inicial y final, estos campos solo deben ingresarlos a aquellos contratos que se les vaya a registrar una vacación disfrutada.

Esta nueva mejora le permitirá tener la información de las novedades de suspensión a la mano cuando requiera realizar una programación de vacaciones, recuerde revisar las programación anteriormente registradas, para consultar debe llamar por la lupa, digitar el número del contrato y ahí le aparecerá toda la información. 

 

RETENCION EN LA FUENTE POR INDEMNIZACION EN LIQUIDACION FINAL DE CONTRATO

La liquidación de contrato final se le agrego una nueva funcionalidad, como lo es el cálculo de retención en la fuente por indemnización; para poder configurarlo en el sistema se debe dirigir a la siguiente ruta: NOMINA>ADMINISTRACION> VARIABLES> DE LA LIQUIDACION, y nos ubicamos en el primer botón que es Con respecto a las variables generales

Previamente se debió haber creado el concepto de retención por indemnización en definición de conceptos.

Luego se puede liquidar el contrato en la ruta: NOMINA>LIQUIDACION>LIQUIDACION FINAL> DE CONTRATO DE TRABAJO

La indemnización de retención en la fuente se calculará si el ingreso del empleado en el mes de retiro supera los 204 UVT.

Primero se debe calcular el devengo de la indemnización presionando el botón INDEMNIZACION para que posteriormente el sistema calcule de forma automática la retención en la fuente de indemnización. 

MEJORAR EL MANEJO DE CIFRAS EN CENTAVOS EN LAS REQ VS ORDENES

Actualmente en el sistema se están manejando decimales tanto en las requisiciones como en los procesos de selección, los cuales están provocando inconvenientes en las firmas presupuestales y en sus respectivas órdenes.

Este desarrollo permite al usuario manejar o no decimales en dichos procesos.

La parametrización se realiza en la siguiente opción:

GESTIÓN DE COMPRAS > ADMINISTRACIÓN > PARAMETROS GENERALES

 

En esta opción se añadió un nuevo campo llamado REDONDEAR RQ PS ORD, el cual vemos en la imagen, en el recuadro rojo.

Para un mejor control de la información, dicho campo se manejará con una lista de valores, la cual obliga al usuario a solo escoger y colocar la información que ahí se le suministre.

Es aquí donde el usuario le indica al sistema si su proceso de compras llevará Cero dígitos, Un digito o Dos dígitos dependiendo de su criterio.

Ya con la parametrización realizada, el resto de los cambios son totalmente transparentes para el usuario, ya que los cálculos los hace el sistema internamente, exceptuando los totales, pues estos los mostrará con decimales o redondeado dependiendo del criterio de la Cámara.

El siguiente es un ejemplo de cómo quedaría el proceso de ordenes de contrato si quitáramos los decimales en la parametrización (Cero Dígitos), redondeando los valores.

El proceso es de un contrato el cual maneja dos fondos, al momento de hacer las Ordenes de Contrato vemos que está trayendo mal los valores en las dos órdenes, quitándole un dígito a una y sumándoselo a la otra.

Ya con el desarrollo de redondeo implementado, vemos como redondea de manera correcta dicho proceso, dejando los valores como deben ser.

NOVEDADES EN NOMINA

Liquidación De Contrato:

La pantalla de liquidación de contrato final se realizaron nuevos cambios que se enumeran a continuación:

1. El campo del N° de Liquidación ahora no le va a dejar seguir con el proceso si este antes no se ha digitado, de lo contrario va a salir un mensaje como el siguiente:

2. En el botón “Prestaciones Sociales” ya no va a traer por defecto la fecha actual en la que se estuvieras realizando la liquidación del contrato, si no que este va a estar en blanco para que el usuario no se confunda y/o tenga que reescribir información. 

3. El botón de “Indemnización” se habilito para que pueda ser utilizado en la liquidación y que este esté previamente parametrizado en la ruta: NOMINA>ADMINISTRACION>VARIABLES> DE LA LIQUIDACION.

4. Si la forma de retiro está marcado “Voluntario” y se presiona el botón de “Indemnización”, el sistema no va a dejar avanzar, le saldrá un mensaje como el siguiente, debe marcarlo como retiro “Por empresa”.

5.  El botón “Deducciones” no se le habilitará si antes no han calculado los devengos del empleado, de lo contrario les saldrá un mensaje como el siguiente:

6. Se eliminó de la pantalla el botón “Ver Liquidación” porque este no intervenía en el proceso. 

Reportes en Excel

Se realizaron dos actualizaciones de informes para exportarlos a Excel, con el propósito que el usuario tenga un mejor manejo con el archivo descargado; a continuación, mostramos los dos nuevos reportes:

1.     PLANILLA DE NOMINA EN EXCEL.

En la anterior versión al exportarlo en Excel sale de esta manera

Donde se observa que trae muchas columnas en blanco y desordenadas, complicando así el filtrado y revisión por parte del usuario. 

Con la nueva opción de reporte el archivo lo va a generar en Excel de la siguiente manera:

Como se observa en la imagen anterior ya no tiene esas columnas en blanco y esta mas organizado haciendo que la revisión por parte del usuario sea más fácil de realizar.

2.     REPORTE DE SEGURIDAD SOCIAL DETALLADA EN EXCEL.

La anterior versión del reporte lo muestra de esta manera:

Donde se observa la misma condición del reporte anterior, trayendo espacios en blanco y visiblemente desordenado; como también se observa el salto de página donde vuelve a traer el título de cada columna.

Con la nueva forma se va a descargar un archivo como se muestra en la siguiente imagen:

Se observa que no trae columnas en blanco, como de igual forma no trae el salto de página que hacían la revisión un poco complicada por parte del usuario. 

Marcar notas créditos y débitos de clientes como no electrónica

Les informamos que en el enlace que se detalla a continuación, se explica la nueva opción de Marcar las notas créditos y débitos de clientes como no electrónicas, para que no aparezcan en la bandeja de salida de documentos electrónicos

Instructivo: Marcar notas de clientes como no electrónicas

Para los usuarios que en su menú no le aparezca esta opción, puede solicitarla mediante el mantis correspondiente.

Habilitar facturas de ventas para reenvío electrónico

Les informamos que en el enlace que se detalla a continuación, se explica la nueva opción de Habilitar facturas de venta para el reenvío electrónico:

Instructivo: Habilitar facturas de ventas para reenvío electrónico

Para los usuarios que en su menú no le aparezca esta opción, puede solicitarla mediante el mantis correspondiente.

PROVEEDORES NO RESPONSABLES DE IVA QUE FACTURAN

Con el propósito de facilitar en el JSP7 la creación o actualización de Proveedores que operan como no responsables de Iva a través de este manual queremos dejar indicado la manera practica para realizarlo cuando se requiera que el Proveedor, aunque pertenezca al régimen No responsable de IVA, genere factura de venta de forma voluntaria, como si estuviera obligado a hacerlo. Es importante tener en cuenta las disposiciones tributarias establecidas de acuerdo con la norma.

Obligación de expedir factura de venta cuando operan como no responsables del IVA

Aquellas personas naturales que lleven a cabo operaciones gravadas con IVA, pero que decidan funcionar como “no responsables del IVA” enfrentarían la siguiente situación respecto a su obligación de expedir factura de venta o documento equivalente:

a. Si operan como no responsables del IVA y al mismo tiempo permanecen en el régimen ordinario del impuesto de renta, no estarían obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, según lo contemplado en el artículo 616-2 del ET. Si deciden facturar voluntariamente, podrían hacerlo expidiendo facturas de venta en papel, por computador, facturación electrónica o documentos equivalentes a factura.

b. Si operan como no responsables del IVA, pero al mismo tiempo decidieron trasladarse al régimen simple, por el solo hecho de figurar como contribuyentes del SIMPLE, quedan obligados a expedir factura electrónica con validación previa o documento equivalente. Además, si deciden expedir documentos equivalentes, pero el comprador les solicita que le cambie dicho documento por una factura electrónica, deberán poder hacerlo de forma automática.

 

Para estos casos se creó el campo tipo Check Factura voluntariamente, el cual se encuentra en la pantalla de actualización de Proveedores. Esta pequeña actualización consiste en que el proveedor, aunque pertenezca al régimen NO RESPONSABLE DE IVA, el sistema no le va a exigir que le genere documento soporte, siempre y cuando se tenga este campo Checkeado. Es decir, el usuario le indicará al sistema que este proveedor, aunque opera como no responsable de IVA, va a entregar facturas, por lo tanto, no se le va a generar Documento Soporte. Vale anotar que este campo solo se visualizará cuando se escoja el régimen NO RESPONSABLE DE IVA, en este caso, el campo tipo Check quedará habilitado para seleccionarse.

Ruta Proveedores>Administración>A. Proveedores

Generación de Documento Soporte que corresponde a un proceso de Gestión Documental

Actualmente en el JSP7 existen tres maneras de generar un documento soporte que corresponde a un proceso de gestión, es decir que se va a registrar un documento que luego va a ser causado en el módulo de Proveedores, en donde dicho documento puede o no estar vinculado con una orden de compra, contrato, trabajo o legalización.

1. La primera opción es generar el documento soporte después de iniciar el proceso de gestión, donde el sistema valida que el proveedor que se le vaya a generar dicho documento no esté obligado a emitir factura de venta, y además que el número del documento no exista como documento soporte para ese proveedor; siendo así le saldrá un aviso en la pantalla que será el siguiente:

Ese mensaje quiere decir que el número del documento que se está colocando para el ejemplo es el 334, debe ser remplazado cuando se realice la causación del proveedor, puesto que ese no es un número de cualquiera de las resoluciones que la empresa tiene vigentes para los documentos soporte, solo será uno temporal.

 

Al momento de realizar la causación de la cuenta de cobro el sistema sabrá que al colocar el proveedor y marcar el check de aplicar orden, este no está obligado a expedir facturas de venta, por lo tanto el campo  Factura no se va habilitar y estará en blanco, dando cumplimiento al numeral 5 del artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, y el numeral 5 del artículo 55 de la Resolución 00042 de 5 de mayo de 2020, el cual consiste en llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN. Esto quiere decir que al realizar todo el proceso de causación y darle guardar, el sistema le va a generar un consecutivo de documento soporte dependiendo de la resolución que tenga; ahora, ese número generado va a reemplazar el numero temporal antes colocado en el proceso anterior; adicionalmente, por temas de auditoria, el numero temporal antes colocado queda registrado en el sistema.    

2. La segunda opción es crear el documento soporte en el mismo momento que se este realizando el proceso de gestión; en esta opción solo se dejará el campo de N Doc en blanco, se procede a diligenciar los demás campos y al momento de darle grabar, el sistema validará que el campo del código del documento este vacío y este procederá a realizarle el documento soporte de inmediato.

 

Si la cámara maneja más de una resolución como se muestra en el ejemplo deberán escoger cual resolución van a utilizar, donde el campo código de resolución se habilitará.

 

3.     La tercera opción es realizar el documento soporte antes del radicado.

Donde el número que se coloca debe ser del consecutivo del documento soporte previamente realizado en la ruta: PROVEEDORES>ACTUALIZACIONES>GRABACION DE DOCUMENTOS> DOCUMENTO SOPORTE.

Ya en la causación el sistema le va a traer el número de documento soporte al colocar el proveedor cuando le marca el check de Aplicar Orden, donde este de igual forma no va aparecer habilitado para cambiar el campo Factura, y a diferencia de la primera opción de realizar documento soporte este no le va a generar un consecutivo al darle grabar porque ya fue realizado previamente al proceso de gestión.

Con esto se finaliza los procesos para realizar documento soporte que vienen de procesos de gestión de documentos.