Actualmente en el sistema se encuentra un sub-modulo llamado “XBRL” en el cual se podrá generar y descargar información en el formato requerido por la Superintendencia.
El sub modulo cuenta con 8 ventanas las cuales la mayoría se encuentran parametrizadas por tratarse de información estándar requerida por la SIC, esto según la taxonomía definida para la vigencia.
1. Contabilidad > XBRL > Admin XBRL > Tipos datos taxonomía
La versión de la taxonomía será el identificador de una taxonomía en un determinado periodo, normalmente será la identificación anual; pero note que de ser necesario podrían crearse varias versiones de un año o incluso periodos más cortos como semestres, trimestres, etc. Por cada versión se generará una sola instancia del XBRL (un solo archivo).
En esta ventana se definen los tipos de datos que se van a manejar y su respectiva descripción. Estos datos son cargados por nosotros, es decir esta ventana no debe parametrizarse ni modificarse.
2. Contabilidad> XBRL> Admin XBRL> Componentes taxonomía
Al igual que la anterior esta ventana ya se encuentra parametrizada según lo requerido por la SIC. Aquí se definen los componentes, cada componente corresponde a una fila en el reporte a generar. Los componentes se definen como jerarquía, del mismo modo que un plan de cuentas.
Cada componente debe estar definido en un origen, este nos indica de qué manera vamos a traer la información del sistema, el origen cual puede ser no aplica, grupo de cuentas, función del sistema o digitado. Se define también el tipo de dato que vamos a traer (definidos en la ventana anterior) dependiendo el origen seleccionado y se establecen unas referencias que corresponden a normas internacionales que corresponde a cada componente.
3. Contabilidad> XBRL> Admin XBRL> Propiedades componentes
Esta ventana también se encontrará parametrizada, no se debe mover nada en ella puesto que es la ventana base para armar el archivo en formato XBRL.
4. Contabilidad> XBRL> Admin XBRL> Contextos
Los contextos se entienden como columnas en la información que se generará, se especifican fechas y fondos, de los cuales se tomara la información a reportar. Esta ventana al igual que las anteriores ya se encuentra parametrizada.
5. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Relación componentes - información del sistema.
Esta ventana se encarga de relacionar cada uno de los componentes (registros) con los contextos disponibles existentes (ventana 4) y con el origen de información (ventana 2); el campo “nombre origen” variará de acuerdo al origen parametrizado de la siguiente manera:
· Si un componente está parametrizado con el origen “Función”, el campo “nombre origen” habilitará una lista de valores con funciones en donde el usuario podrá elegir una para traer la información correspondiente.
· Si el componente está parametrizado con el origen “grupo de cuenta”, el campo “nombre origen” habilitará una lista de valores con los grupos de cuentas ya creados para que el usuario escoja la fuente de valores para ese componente. Además el botón ori se habilitará para que al presionarlo se despliegue la ventana d grupos de cuentas en donde se podrá editar un grupo ya existente o crear uno nuevo.
· Si el componente está parametrizado con el origen “Digitado”, se habilitará el botón Ori que al presionarlo desplegará la ventana de “componente textos digitados” en donde el usuario podrá ingresar toda la información de texto que corresponda a este componente.
6. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Edición de componentes de texto
En esta ventana el usuario registra el texto digitado que solicita el componente, esto incluye informes financieros, políticas contables de la compañía y tablas desde Excel. Aunque este campo soporta añadir imágenes, no es una práctica recomendable pues puede aumentar excesivamente el tamaño del documento.
7. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Instanciar taxonomía por componente.
En esta ventana es donde podemos validar la información generada por componente y contexto. En la imagen 1 se evidencian los contextos cuando el origen es función o digitado. Para el caso de función el sistema traerá el valor que corresponda en el formato indicado, y para el caso de digitado se reflejaran caracteres que representan los textos o tablas digitados en la ventana 6.
En la imagen 2 se evidencia el valor que corresponde a los contextos cuando el origen es de grupo de cuentas. el contexto y grupo de cuentas es el asignado en la ventana 5.
Para validar la información es posible bajar esta ventana a Excel en el icono de la barra lateral izquierda.
En esta ventana encontrará dos botones en la parte de abajo, un botón para "calcular todos los componentes" que están en pantalla y otro para "calcular valor de componente" este último se refiere a uno en especifico, en este caso se debe situar en el componente que desee calcular y darle clic al botón. esta ventana además le permite modificar valores para el caso que lo desee pero debe tener en cuenta que si vuelve a calcular todos los componentes le borrara la modificación que hizo manual y le traerá el calculo del sistema de acuerdo al origen agregado.
Para validar la información es posible bajar esta ventana a Excel en el icono de la barra lateral izquierda.
8. Contabilidad> XBRL> Actualizaciones> Generar y descargar XBRL
Esta ventana es la que se encarga de generar el archivo XBRL con toda la información, solo se escoge la versión y se da clic en el botón “generar y descargar”, el archivo descargado será el que se envía a la SIC.
Recomendaciones
Se recomienda revisar el plan de cuentas, las cuentas deben estar bien definidas en su naturaleza y el tipo de cuenta (corriente, no corriente o no aplica) esto porque los grupos de cuentas trabajan con estos aspectos de las cuentas para tomar el saldo.
