Modificar periodos de cobro a cuentas por cobrar

En muchos casos el periodo de cobro de una empresa a un cliente puede variar en algún momento por acuerdos generados, y no era posible modificarlo en el JSP7 sin la ayuda de soporte. A partir de hoy puede ser modificado a través de una opción en:

Cartera -> Actualizaciones -> Modificar periodo de cobro a cuentas x cobrar.

Al ingresar a esta opción se mostrará una ventana como la que se encuentra debajo de este texto, en donde el usuario digitará: la agencia, el cliente y la cuenta por cobrar a modificar.

una vez seleccionada la cuenta, el sistema mostrará: el tipo de cartera, la moneda y el periodo de cobro que actualmente tiene, en el recuadro: "Ingrese el nuevo periodo de cobro de la cuenta por cobrar" el usuario seleccionará de una lista de valores los periodos de cobros parametrizados, se elige el que se desee y se presiona el botón "Modificar". Un mensaje le confirmará al usuario que el proceso fue exitoso, las facturas generadas a partir de ese momento tomarán el cambio en la fecha de vencimiento.

Nota: Por cada modificación que se realice, el sistema guardará un registro de auditoria del usuario que lo realizó, la fecha realizada, el periodo modificado, el plazo anterior y el plazo nuevo.

Reportes de Análisis de Compras

Los reportes de análisis de compras permiten obtener información resumida sobre los procesos de solicitudes y los flujos de gestiones del workflow. Estos reportes son:

• Solicitudes por estado del proceso.
• Tiempo de firmas.
• Tiempo promedio de proceso de gestión.
• Tiempo promedio de cada firma.

Estas opciones las encontramos en la siguiente ruta: Gestión de Compras > Informes > I. Análisis

1. Solicitudes por estado del proceso.

Este reporte muestra un listado de las solicitudes grabadas entre dos fechas y ordenadas por el estado en el que se encuentra el proceso. Nos servirá para tener una visión general de todas las solicitudes para saber su avance.

Para generarlo accedemos a la opción descrita en la Fig1. Nos mostrará una ventana de parámetros en la cual colocaremos el rango de fechas que deseamos consultar como lo muestra la Fig2.

Luego presionamos el botón ejecutar y nos mostrará el reporte tal cual lo muestra la Fig3.

2. Tiempo de firmas.

Este reporte muestra cuánto ha tardado en hacerse cada firma del proceso de firmas de una solicitud específica. Sirve para saber quién y cuánto tiempo tardó en cada firma.

Para generarlo accedemos a la opción descrita en la Fig1. Nos pedirá la empresa, el año y el número de solicitud como se muestra en la Fig4.

Ejecutamos el reporte y nos mostrará uno como el de la Fig5.

3. Tiempo promedio de cada firma.

Este reporte muestra por año el promedio de tiempo que tardan en firmarse todas las firmas parametrizadas en compras. Sirve para detectar cuellos de botella en los procesos de solicitud.

Para generarlo accedemos a la opción descrita en la Fig1. Nos pedirá la empresa y el año como se muestra en la Fig6.

Ejecutamos el reporte y nos mostrará uno como el de la Fig7.

4. Tiempo promedio de proceso de gestión.

Muestra para un año el promedio de tiempo que pasa una gestión en un estado en cada instancia para todos los tipos de gestión. Nos sirve para detectar los cuellos de botella en los flujos de gestión y reconocer cuáles son los tipos de gestión que pueden mejorarse.

Para generarlo accedemos a la opción descrita en la Fig1. Nos pedirá la empresa y el año como se muestra en la Fig8.

Ejecutamos el reporte y nos mostrará uno como el de la Fig9.

Corregir observaciones en facturas de venta

Es normal que una vez se ha generado una factura de venta a un cliente, sea necesario modificar su descripción por cualquier motivo, debido a que no es posible reversar el documento por los diferentes pasos que se realizan para generarla, se creó la opción:

Gestión de ventas -> Actualizaciones -> Modificar conceptos de facturas

Esta opción mostrará una ventana en donde se digitará: la agencia, el periodo y el número de la factura cuyo concepto será modificado; presionamos el botón traer datos:

La consulta mostrará los datos de la factura, lo único que el sistema permitirá editar será el último campo grande que dice: "Digite la nueva descripción"; en este campo el usuario podrá digitar la nueva descripción, después de esto presionará "Actualizar concepto", y listo.

Nota: Por cada modificación que se realice, el sistema guardará un registro de auditoria del usuario que lo realizó, la fecha realizada, el documento modificado y guardará la antigua y la nueva descripción.

Traslados entre Rubros Presupuestales

 Anteriormente la forma de traslados entre rubros presupuestales permitía hacer los traslados con una relación uno a uno, es decir, sólo se podía traspasar de un rubro a un rubro a la vez. Pero se empezaron a presentar casos en los que se requería traspasar de un rubro a varios, entonces la persona debía hacer varias operaciones lo cual hacía el trabajo muy repetitivo y tedioso.

Por ésta razón se cambió la forma de tal manera que si queremos traspasar de un rubro cierta cantidad de dinero a dos o más, pues la persona lo pueda hacer sin necesidad de hacer varias operaciones. E igual viceversa, si desea trasladar de varios a uno solo.

ACCESO A LA FORMA.
Para ingresar a la forma seguimos la ruta: Presupuesto privado → Control Presupuestal → Traslado Presupuestal.

SELECCIÓN DEL TIPO DE TRASLADO.

Al abrir la forma nos encontramos con que hay dos operaciones “Uno a Muchos” y “Muchos a Uno”, en ésta parte especificaremos que tipo de operación queremos hacer:

* Uno – Muchos: En el caso que queramos trasladar de un rubro a otro o más.

* Muchos – Uno: En el caso que queramos trasladar de varios rubros a uno.

RUBRO INICIAL.

Después de seleccionar el tipo de traslado debemos llenar los datos que corresponden al rubro del cual tomaremos el dinero a trasladar. Colocamos el proyecto y tabulamos hasta llegar al bloque del rubro. Nos daremos cuenta que los campos como la fecha, el año y el periodo se llenaran automáticamente con la tabulación.

Una vez llenado esos datos escogeremos el rubro del cual enviaremos el traslado, junto con el centro de costo y el valor a trasladar. En el ejemplo usaremos el tipo de traslado “Uno – Muchos”.

RUBRO FINAL.

Primero seleccionamos el proyecto para el rubro que recibe, luego escogemos los rubros los cuales recibirán el dinero. En el ejemplo escogimos de uno a muchos, entonces podemos pasar de uno a uno ó de uno a varios rubros.

Escogemos el rubro, centro de costo y el valor que se va a recibir. Hay que tener en cuenta que el valor debe ser completamente igual en su total al enviar y al recibir, y éste valor debe distribuirse entre los rubros seleccionados, es decir, si queremos enviar $100.000 del Rubro A al Rubro B y Rubro C, entonces debemos distribuir cuanto recibirá cada rubro y su total debe ser igual al que se está transfiriendo, por ejemplo Rubro B $60.000 y Rubro C $40.0000.

En el caso que los valores no sean iguales, al momento de grabar el sistema arrojará un mensaje parecido al siguiente:

En el caso que la operación sea “Muchos – Uno”, el proceso es igual, es decir, el total de todos los que se va a enviar debe ser igual a lo que se recibirá, ejemplo: Si el Rubro A enviará $60.000 y el Rubro B $40.000, el rubro que recibirá el dinero, Rubro C, debe ser un total de $100.000.

La forma deberá quedar parecida a la siguiente imagen:

GRABAMOS LA OPERACIÓN.

Una vez validado la información y que estemos seguros de que todo esta bien, presionamos en el botón “Grabar” de la barra de herramientas lateral.

En el caso del ejemplo estamos haciendo dos operaciones de manera simultanea, una en la que un rubro recibe $60.000 y otra en la que otro recibe $40.000. El sistema grabará dos registros de operaciones, y las identificaremos con el mensaje que nos muestra al grabar como el siguiente:

Nos damos cuenta que se generaron dos operaciones simultaneas, la número 10 y la número 11, para nuestro caso de ejemplo.

Presionamos “OK” y listo, ahí termina el proceso.

A TENER EN CUENTA.

1. Los fondos deben ser siempre iguales. El sistema lo validará y en el caso que sean diferentes mostrará un mensaje como el siguiente:

2. Verificar que el total de lo que se está enviando es igual al total de lo que se está recibiendo. Si se envían $1’000.000, se deben distribuir entre los rubros que lo recibirán (en el caso que sea de uno a muchos) y el total debe ser igual. Si se enviarán $400.000 de un rubro y $250.000 de otro, entonces el que recibe debe tener el total de estos es decir $650.000 (En el caso de muchos a uno).

Cambio Caja Menor: Asignar Rubros a Cuentas con Relación Correlativa

Hay cámaras que utilizan una relación correlativa entre cuentas contables y rubros, es decir, las cuentas pueden tener asociadas más de un rubro. Al momento de generar el comprobante contable de caja menor, estas cuentas quedaban sin un rubro asociado, ya que el sistema al encontrar varios rubros, no sabe cuál asignarle y lo deja vacío.

Ahora, en la opción de Generación de comprobate de caja menor, se ha añadido un botón para que cuando se presenten éstos casos, podamos asignarle el rubro deseado y el comprobante contable quede bien generado.

El proceso para la grabación del comprobante será tal cual lo conocemos, llenamos los campos y procedemos a generar el comprobante con el botón "Genera Cpte Contable Reembolso".

Luego de llenar los datos y presionar el botón para generar el comprobante, nos mostrará un mensaje como el que se mostrará a continuación:

Este mensaje aparecerá en el caso que alguno de los vales que estamos asociando tengan varios rubros afectando una misma cuenta. Note que de presentarse este caso el comprobante no podrá asentarse inmediatamente.

Presionamos en "OK" y nos mostrará un mensaje para decirnos que la operación se realizó con éxito y que grabemos para confirmar todo.

Presionamos "OK" y nos mostrará un mensaje con los datos del comprobante generado con su orden de pago asociada, número de comprobante,clase y periodo.

Solo nos queda grabar, pero antes de hacerlo debemos asignarle los rubros a aquellos vales que generaron conflicto, en el caso de nuestro ejemplo fueron 3. Para poder verlos, saber cuales son y poder asignarles sus respectivos rubros; nos vamos al botón que está en la parte inferior derecha llamado "Asigna Rubro".

Al presionar el botón, nos mostrará una ventana con la información de los vales que tienen conflicto, y al final el campo rubro. Nos posicionamos en dicho campo y utilizamos la lista de ayuda con F9, y para cada registro nos mostrará los rubros que están asociados a su cuenta respectiva(*). Escogemos el rubro que queremos utilizar y presionamos en aceptar.

Una vez seleccionados los rubros y le demos "Aceptar" ya podremos presionar en el botón "Grabar" de la barra lateral izquierda.

(*) los rubros que muestra están basados en la relación correlativa de presupuesto.