Traslados entre Rubros Presupuestales

 Anteriormente la forma de traslados entre rubros presupuestales permitía hacer los traslados con una relación uno a uno, es decir, sólo se podía traspasar de un rubro a un rubro a la vez. Pero se empezaron a presentar casos en los que se requería traspasar de un rubro a varios, entonces la persona debía hacer varias operaciones lo cual hacía el trabajo muy repetitivo y tedioso.

Por ésta razón se cambió la forma de tal manera que si queremos traspasar de un rubro cierta cantidad de dinero a dos o más, pues la persona lo pueda hacer sin necesidad de hacer varias operaciones. E igual viceversa, si desea trasladar de varios a uno solo.

ACCESO A LA FORMA.
Para ingresar a la forma seguimos la ruta: Presupuesto privado → Control Presupuestal → Traslado Presupuestal.

SELECCIÓN DEL TIPO DE TRASLADO.

Al abrir la forma nos encontramos con que hay dos operaciones “Uno a Muchos” y “Muchos a Uno”, en ésta parte especificaremos que tipo de operación queremos hacer:

* Uno – Muchos: En el caso que queramos trasladar de un rubro a otro o más.

* Muchos – Uno: En el caso que queramos trasladar de varios rubros a uno.

RUBRO INICIAL.

Después de seleccionar el tipo de traslado debemos llenar los datos que corresponden al rubro del cual tomaremos el dinero a trasladar. Colocamos el proyecto y tabulamos hasta llegar al bloque del rubro. Nos daremos cuenta que los campos como la fecha, el año y el periodo se llenaran automáticamente con la tabulación.

Una vez llenado esos datos escogeremos el rubro del cual enviaremos el traslado, junto con el centro de costo y el valor a trasladar. En el ejemplo usaremos el tipo de traslado “Uno – Muchos”.

RUBRO FINAL.

Primero seleccionamos el proyecto para el rubro que recibe, luego escogemos los rubros los cuales recibirán el dinero. En el ejemplo escogimos de uno a muchos, entonces podemos pasar de uno a uno ó de uno a varios rubros.

Escogemos el rubro, centro de costo y el valor que se va a recibir. Hay que tener en cuenta que el valor debe ser completamente igual en su total al enviar y al recibir, y éste valor debe distribuirse entre los rubros seleccionados, es decir, si queremos enviar $100.000 del Rubro A al Rubro B y Rubro C, entonces debemos distribuir cuanto recibirá cada rubro y su total debe ser igual al que se está transfiriendo, por ejemplo Rubro B $60.000 y Rubro C $40.0000.

En el caso que los valores no sean iguales, al momento de grabar el sistema arrojará un mensaje parecido al siguiente:

En el caso que la operación sea “Muchos – Uno”, el proceso es igual, es decir, el total de todos los que se va a enviar debe ser igual a lo que se recibirá, ejemplo: Si el Rubro A enviará $60.000 y el Rubro B $40.000, el rubro que recibirá el dinero, Rubro C, debe ser un total de $100.000.

La forma deberá quedar parecida a la siguiente imagen:

GRABAMOS LA OPERACIÓN.

Una vez validado la información y que estemos seguros de que todo esta bien, presionamos en el botón “Grabar” de la barra de herramientas lateral.

En el caso del ejemplo estamos haciendo dos operaciones de manera simultanea, una en la que un rubro recibe $60.000 y otra en la que otro recibe $40.000. El sistema grabará dos registros de operaciones, y las identificaremos con el mensaje que nos muestra al grabar como el siguiente:

Nos damos cuenta que se generaron dos operaciones simultaneas, la número 10 y la número 11, para nuestro caso de ejemplo.

Presionamos “OK” y listo, ahí termina el proceso.

A TENER EN CUENTA.

1. Los fondos deben ser siempre iguales. El sistema lo validará y en el caso que sean diferentes mostrará un mensaje como el siguiente:

2. Verificar que el total de lo que se está enviando es igual al total de lo que se está recibiendo. Si se envían $1’000.000, se deben distribuir entre los rubros que lo recibirán (en el caso que sea de uno a muchos) y el total debe ser igual. Si se enviarán $400.000 de un rubro y $250.000 de otro, entonces el que recibe debe tener el total de estos es decir $650.000 (En el caso de muchos a uno).