Auditoría en apertura y cierre de periodos contables

Actualización de Periodos contables

Sistema -> Administración -> Periodos contables .

A esta opción se le han realizado unas mejoras a nivel de control de auditoria, ya que si un periodo estaba cerrado, quien tuviera acceso a esta opción (normalmente el responsable del área Contable) podía abrirlo y cerrarlo sin restricción, pero ahora se han incluido algunas restricciones dependiendo de las condiciones de los periodos contables a manejar y trazas de auditoria de fecha, hora, estado del periodo y usuario ejecutante.

Esta opción aunque permite cerrar el periodo contable sin ningún tipo de restricción, ahora solo permite abrir el periodo únicamente si el mes no contiene comprobantes contables asentados. Solo basta con colocar el año, presionar enter y marcar el periodo a abrir o desmarcar el periodo a Cerrar.

Dependiendo la operación el sistema le preguntará al usuario si desea abrir el periodo seleccionado o cerrarlo a lo que el usuario responderá si SI o si NO:

Si el usuario desea abrir un Periodo contable que ya ha tenido movimientos el sistema no lo permitirá y le mostrará al usuario el siguiente mensaje:

En este caso deberá ir a la opción de “Actualización de periodos contables Administrativa” o dirigirse al usuario con el permiso a esta pantalla para abrir el periodo.

Actualización de Periodos contables Administrativo

Sistema -> Administración -> Periodos contables administrativo.

Esta nueva opción permite abrir y Cerrar periodos contables sin ningún tipo de restricción, pero con envío de notificaciones por email a los funcionarios que se les parametrice para que estén informados de la ejecución de las acciones sobre esta nueva opción y el registro de la traza de auditoría correspondiente. Su funcionamiento es igual a la que se tenía anteriormente, se coloca el año y se presiona Enter:

Si se desea abrir un periodo se marca la casilla correspondiente y el usuario responderá si o No a la pregunta de confirmación. Si se desea cerrar un periodo se desmarca el mes correspondiente y el usuario confirmará el proceso con un SI o un NO.

Consulta de auditoria de apertura/cierre de periodos contables

Sistema -> Consultas -> Consulta de auditoría de periodos contables.

Esta opción permite la consulta de todos las aperturas, cierres e intentos de apertura de los periodos contables, muestra el periodo de la transacción, el usuario que realizó el proceso, la fecha y hora de la transacción, el estado anterior y el estado nuevo del periodo, el estado de la transacción (si fue exitoso o si fue fallido), el nombre del usuario y la observación del proceso.

Una vez ingresada a la pantalla el usuario presiona buscar y el sistema traerá todas las transacciones registradas desde la liberación de esta actualización hasta el día de hoy ordenadas por fecha descendente, pero puede limitar la búsqueda buscando sólo por el Periodo o con un rango entre fecha inicial y fecha final o solo por un usuario en específico, pero también por la combinación de todos los campos como lo muestra la imagen anterior.

Al presionar los botones en la imagen anterior el sistema ordenará por esa columna, si se presiona una vez ordenará ascendente, si se vuelve a presionar, ordenará descendente.

Envío de correos por auditoría de periodos contables

Sistema -> Administración -> Envío de correos por auditoría de periodos .

Esta opción permite al usuario parametrizar a que personas el sistema le enviará alertas en tiempo real cuando cualquier usuario abra un periodo, cierre, o intente abrirlo y el sistema no se lo permita. Para esto es necesario que se registre el usuario del sistema, marcar SI en la casilla de “Enviar E-mail”, se escriba el correo al cual se le enviará la alerta y marque aquellas advertencias que desea que sean notificadas (abrir, cerrar y/o Fallido):

Cuando se diligencie la anterior información se presiona grabar.