Modificación de Distribución Presupuestal

Durante el proceso de compras realizamos la solicitud, hacemos la firma presupuestales, se genera la orden, se hace el registro documental y demás pasos del proceso de compras. Sin embargo, se presentan casos en los que nos damos cuenta que la distribución presupuestal se hizo mal, o simplemente queremos cambiarla. Hasta ahora esto implicaba anular todo el proceso para volver a distribuir el presupuesto.

Esta acción podía volverse un poco tediosa, porque el proceso de compras es largo. Para este caso se una nueva opción con la cual podremos editar la distribución sin necesidad de anular el proceso completo, siempre y cuando las orden asociada no tenga documentos causados.

Para acceder a ésta opción seguimos a siguiente ruta: Gestión de Compras > Actualizaciones > Flujo de Gestión Documental > Modificación de la Distribución Presupuestal.

Se nos mostrará una pantalla como la que se muestra a continuación:

En esta pantalla encontraremos tres bloques:

1. Bloque de Búsqueda: En esta parte de la forma colocaremos los datos de la orden a la cual le queremos editar la distribución. Sólo se cargarán las órdenes que (como se dijo en un principio) no estén causadas y/o estén en estados "A", "P" ó "T". Cabe resaltar que ésta opción funciona para cualquier tipo de orden (OC, OCTR, OTB). Se deben llenar todos los campos sin excepción, en dicho caso el sistema mostrará un mensaje como el siguiente:

El sistema también validará que la orden no esté causada, en cuyo caso se mostrará un mensaje como el siguiente:

2. Bloque Informativo: Una vez llenado los datos del filtro hasta el Número de Orden se nos cargará automáticamente la  distribución presupuestal actual de la orden. Este no puede ser editado. Note que si la distribución actual tiene una cuenta de PyG, se mostrará el proyecto, centro de costo y rubro de cada cuenta, de lo contrario (cuenta de balance) no lo hará.

Ej:

 

3. Bloque de Edición: En el tercer bloque es donde haremos las modificaciones que queramos, ya sea cambiar por completo la distribución, añadir cuentas, etc. Debemos tener en cuenta que el total de las cuentas que coloquemos no puede exceder el valor total de la orden, ni ser menor. Y tampoco se puede editar el valor total asignado, si esto es necesario entonces esta opción no le sirve y debe considerar volver a realizar el proceso con una nueva orden.

Si antes de modificar la distribución queremos consultar la orden para cerciorarnos de todo, lo podemos hacer mediante el botón "Ver Orden", el cual nos abrirá la forma de consulta de órdenes.

Una vez modificada la distribución simplemente le damos en grabar y el sistema actualizará el valor tránsito de las cuentas relacionadas en la distribución presupuestal.

Grabamos y finalmente nos mostrará un mensaje como el que se muestra a continuación: