Presupuesto: Sobre los tránsitos negativos

Algunas veces al consultar el estado de un rubro se puede encontrar que tiene un tránsito negativo. Esto no se trata de un error del sistema sino del producto de malas prácticas al momento de contabilizar facturas, como por ejemplo, incluir cuentas de gasto a las contabilizaciones de facturas con orden (muy común en los primeros meses del año 2015). Este documento explica cómo consultar los valores apartados y los ejecutados del rubro para analizar si el saldo negativo es correcto.

Hay que recordar que el tránsito es la suma de todos los valores apartados por las órdenes que usaron un rubro concreto menos todas las ejecuciones que se hayan hecho a esas órdenes.

1-Consultar las apropiaciones: Para saber cuál es el valor apartado por las órdenes se usa la Consulta General de Presupuesto(*), se consulta por rubro y centro de costos y se da clic en el botón "Ver órdenes":

Es importante ubicarse en el registro del rubro detalle para que salgan las órdenes que buscamos. La consulta que se abre muestra los valores apropiados y ejecutados:

Es importante hacer notar que la consulta trae todas las órdenes pero para el cálculo se le debe descontar el valor de las órdenes anuladas y rechazadas (estados X y C respectivamente) a la suma del valor total.

2-Ahora se consulta la ejecución por órdenes del rubro. Esto se hace en la consulta de Ejecución por rubro entre periodos(**):

Es importante marcar que sólo se tengan en cuenta los movimientos de tipo orden. El total se debe restar a la apropiación calculada anteriormente. En el ejemplo de las pantallas el valor total de las órdenes es $21'977.240; pero se le deben descontar $120.000 por las órdenes anuladas y rechazadas, lo que da un valor apropiado de $21'857.240; por último si a este valor se descuentan los $16'192.671 de la ejecución por órdenes se obtienen los $5'664.569 que aparecen en la primera consulta como el tránsito.

Cuando el valor de las ejecuciones supera a la apropiación es necesario barrer los movimientos de esta pantalla para poder determinar en cuál comprobante se realizaron cambios de rubros o centros de costos. Este inconveniente se puede resolver de diversas formas, siendo las dos más comunes el Traslado de tránsito presupuestal y la causación parcial por notas. El Traslado de tránsito presupuestal es la opción más recomendable pero es necesario saber cuál rubro se ejecutó en lugar del correcto. La causación parcial por notas es la opción usada cuando no se pueda determinar el o los comprobantes con el problema, e implica causar algunos valores por contabilidad (de manera que no afecten el tránsito).

(*) Presupuesto > Consultas > Consulta general de presupuesto
(**) Presupuesto > Consultas > Ejecución por rubro entre periodos