Recomendación: Cuentas contables asociadas a tipo de adquisición

En un proceso de solicitud existe siempre un paso en el que se especifican las cuentas contables que se verán afectadas por la operación. A este paso en el sistema se le conoce como la Firma Presupuestal pues además de la contabilidad se verifica la disponibilidad de los rubros. Sin embargo, en algunos casos elegir las cuentas entre todo el plan de cuentas no resulta una buena práctica (que además podría llevar a errores). Por tanto y para facilitar el trabajo, antes de la firma presupuestal el proceso se va filtrando a través de dos parametrizaciones: los Tipos de Adquisición(*) y la Relación de Familias de artículos a Cuentas contables(**).

Los tipos de adquisición se ingresan en la grabación de solicitudes y existen para que el usuario pueda identificar su requerimiento sin necesitar de conocer el detalle contable y sin conocer nada de artículos de almacén. Como se puede ver en la siguiente imagen, para cada tipo de adquisición se agregan cuentas padre:

En este sentido la relación entre tipos de adquisición y las cuentas mayores es una equivalencia que funciona como un filtro para que las cuentas en la firma presupuestal no se escojan de todo el plan de cuentas sino sólo de los hijos de las cuentas mayores asociadas. Por ejemplo, si al tipo de adquisición "20" se le asocia las cuentas "5195" y "5135", las cuentas contables que saldrán en la firma presupuestal serán las hijas detalle de estas dos cuentas "Diversos" y "Servicios".

Por tanto es inteligente que las cuentas mayores no se escojan tan arriba del plan de cuentas pues mientras más arriba se empieza a apuntar a más cuentas. Es importante considerar no dejar asociadas cuentas de nivel 1, 2 y 3, sino 4 y de ser posible 5 y 6 solamente. Para esto por ejemplo, se pueden crear más tipos de adquisición. Por ejemplo, en el caso del tipo de adquisición "20", en lugar de usar 2 cuentas mayores se puede crear un nuevo tipo de adquisición que tome uno de las dos.

(*) Gestión de compras > Administración > Tipos de compra
(**) Almacén > Administración > Asociación de cuentas a artículos.