1.
Cierre
presupuestal
El cierre
presupuestal consiste en resolver qué se hace con los saldos por ejecutar en el
presupuesto. Esto incluye las siguientes alternativas: causar todas las
facturas de proveedores pendientes del año,
la anulación e interrupción de órdenes del módulo de compras que ya no
se vayan a pagar en la vigencia actual, y/o el traslado de valores a cuentas de
balance mediante notas contables (tipo provisiones) para los rubros que se
requieran tanto de gastos como de ingreso.
Este proceso debe
empezar por una revisión del estado de los rubros y centros de costo con saldo desde
la pantalla de Control de cierre presupuestal
(Presupuesto > control presupuestal
> Control de cierre presupuestal).
1.1. Causación de facturas de proveedores
faltantes.
El primer paso
implica reducir todos los rubros de egresos por medio de la causación de todos
los documentos por pagar del año, esto reduce los saldos al máximo dejando sólo
valores que no se usarán en la vigencia.
En el caso que
se necesite pagar en el 2016 facturas que no llegan en el 2015, sino con fecha
de 2016, se deben realizar notas contables en el periodo 2015 que provisionen
el gasto del 2015 faltante contra una cuenta de provisión en el balance y así
se ejecuta el rubro presupuestado, pasando dicha provisión para el 2016, para
que cuando llegue la factura, no se cause contra el gasto del 2016, sino contra
la cuenta que se provisionó en el 2015
1.2. Cierre de tránsito
Este paso sólo
aplica para cámaras que usen el módulo de compras y hayan grabado órdenes de
compra, trabajo, contrato y legalización.
El primer paso
es determinar cuáles son las órdenes con saldo por pagar porque estas son las
que aún tienen un valor apropiado (tránsito). Estas órdenes tiene estado “A” o
“P”. Dependiendo de su estado se debe proceder de una manera diferente:
a. Estado
“A”: Estas órdenes son las que se grabaron y no tiene recibos (Mercancía/Satisfacción).
Se deben anular para liberar el
tránsito. Las rutas de la anulación de órdenes en el JSP7 son:
-Gestión de compras > Actualizaciones >
Órdenes de compra > Anulación de
órdenes de compra.
- Gestión de compras > Actualizaciones
> Órdenes de trabajo > Anulación
de órdenes de trabajo.
- Gestión de compras > Actualizaciones
> Órdenes de contrato > Anulación
de órdenes de contrato.
- Gestión de compras > Actualizaciones
> Órdenes de legalización > Anulación
de órdenes de legalización.
La opción de
anulación de las órdenes permite la anulación en lote:
b. Estado
“P”: Estas órdenes recibieron un recibo Parcial.
Deben Interrumpirse para liberar el
valor restante.
Se recomienda que
los listados de órdenes se consulten en las opciones de consulta de órdenes y
que se separen por fondos.
1.3. Cierre de saldos
Una vez que
sólo queden valores presupuestados a principio de año sin ejecutar se debe decidir
qué se hará con estos valores:
a.
Reducirlos:
esto es aplicar una reducción sobre el presupuesto con la opción que existe en Presupuesto > control presupuestal > Reducción Presupuestal.
b.
Causarlos
contablemente: en notas contables se pasan los saldos que se necesiten de
los gastos y los ingresos a cuentas de balance, ver ejemplo para los gastos en
párrafo 1.1.
Descargar los Saldos
a Excel: esta alternativa permite
pasar los valores de los rubros con saldo a un Excel para analizarlos y determinar
cuáles registros se van a incluir en el presupuesto del siguiente año. Para
ello se usa la pantalla de Control de
cierre presupuestal (Presupuesto >
control presupuestal > Control de
cierre presupuestal). Al seleccionar el proyecto presupuestal, el año y
el fondo, el sistema trae la combinación de rubros y centros de costo con saldo diferente de cero. Estos registros
se pueden exportar a Excel cuando se presiona el botón Descargar Saldos. Luego de depurar el Excel con solo los rubros que
se trasladarán al año siguiente, estos registros se deben sumar al presupuesto
normal del año siguiente que se cargará por la opción que existe en Presupuesto Privado> Control Presupuestal
> Grabación de Presupuesto Anual.
El botón de “Cons. General Presupuesto” muestra
todos los datos relacionados al rubro y centro de costos seleccionado; “Reducción presupuestal” toma el rubro y
centro de costo actuales y los lleva a la forma de Reducción presupuestal para
realizar la operación y “Descargar Saldos”
genera un Excel con todos los registros.
2.
Cierre
Contable
2.1. Preparar el cierre
Este proceso
se desarrolla luego de que todas las operaciones contables del año se realizan
y se ha causado y pagado todo.
Se debe
empezar abriendo los periodos 13 y 15 del año. Esto se hace en la opción Sistemas > Administración > Periodos contables.
El periodo 13
se utiliza para guardar el comprobante de cierre para las cuentas de ingresos y
gastos, y el periodo 15 es donde se resumen los saldos de todas las cuentas
para que puedan ser referenciados en los reportes del siguiente año.
2.2. Cierre contable
En el proceso
cierre contable se generan los comprobantes de cierre de cuentas (por terceros
y centros de costo), esto es, llevar a cero los saldos de las cuentas 4 y 5.
Para realizar
el proceso es necesario parametrizar las cuentas de cierre en la opción Contabilidad > Administración >
Parámetros generales > Cuentas
comprobante de cierre.
Estas cuentas son
las que se usarán para cuadrar el comprobante de cierre según el resultado del
ejercicio: pérdida sin los gastos son mayores a los ingresos y utilidades si
los gastos fueron menores a los ingresos. Note que hay dos cuentas para cada
fondo.
Con estos
parámetros listos se procede a realizar el comprobante de cierre contable en la
ruta:
Contabilidad > Procesos > Cpte de cierre por terceros y centros de
costo
El comprobante
se genera desde el módulo de contabilidad por lo que puede ser reversado y
editado.
2.3. Resumen de saldos
Este proceso
carga los saldos finales de la vigencia actual (iniciales de la siguiente) en
el periodo 15. Este proceso es importante para poder tener en el siguiente año
los saldos correctos en los reportes.
La ruta es: Contabilidad > Procesos > Resumen/revisión de saldos
3.
Problemas
conocidos.
Los problemas
se dividen según su gravedad entre los que se pueden resolver con operaciones
en el sistema y los que requieren asistencia de soporte técnico de ASP
Solutions.
3.1. Operaciones en el sistema:
a.
Orden en estado “A” pero con anticipo pagado:
debe resolverse administrativamente causando alguna factura y generando la
orden o anulando el egreso del anticipo, no aprobando la orden de pago y
anulando el anticipo.
3.2. Con necesidad de soporte técnico. Estos
casos deben reportarse a ASP Solutions para ser resueltos por el área técnica:
a.
Al anular la orden dice que no tiene proceso
asociado.
b.
Tránsito negativo: se puede intentar
solucionarlo con traslados de tránsitos.
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