Recomendación: No editar cuentas de la causación de órdenes

Durante la causación de una factura o cuenta de cobro de una orden el sistema es capaz de traer automáticamente todas las cuentas involucradas: gastos, cuentas por pagar, impuestos, etc. Estas cuentas dependen de diversos parámetros e información propia de los procesos.

En el caso de las cuentas de gasto(*), estas cuentas son traídas de la distribución presupuestal de la orden. Esta distribución presupuestal se define durante la generación de la orden y tiene la información de las cuentas, centros de costo y rubros que se usarán. A su vez esta distribución se basa en la información suministrada en la firma presupuestal de la solicitud o requisición, la diferencia es que en la distribución presupuestal también tiene la información de los valores por los que se causará cada cuenta/rubro. Basado en el porcentaje de aporte de cada cuenta es que el sistema calcula el valor que tendrá en la causación usando como base el valor del documento. Por ejemplo, supongamos una orden con la siguiente distribución:

Cuenta C. Costo Rubro Valor
51950101 0800-0001 519501 $2'000.000
24080301 0800-0001 NA $1'000.000

Si llega una factura por valor de $1'200.000 entonces la causación traerá la siguiente información:

Cuenta C. Costo Rubro Valor
51950101 0800-0001 519501 $800.000
24080301 0800-0001 NA $400.000

Cuando la orden se genera ocurre la apropiación presupuestal basada en los valores de la distribución, esto es, el valor en tránsito es el valor que se espera que se gaste y este no debe ser modificado. Por tanto o quitar o agregar o cambiar las cuentas o cambiar su valor en la causación constituyen una mala práctica que debe ser evitada.

En cualquier caso en que sea necesario ejecutar cuentas o centros de costo diferentes a los de la distribución presupuestal la corrección siempre debe hacerse en una nota contable aparte. La única excepción a esto es que todas las cuentas de la distribución no manejen presupuesto (por ejemplo, las cuentas 28 que no tienen tránsito).

Una buena manera de garantizar que no se hagan cambios en la causación es editar las plantillas para que la cuenta de gastos que es variable sea además fija (no modificable).

Evitar esta mala práctica garantiza que las órdenes se puedan pagar sin problemas hasta el final y que luego no se tengan que realizar investigaciones verificando las causaciones de un rubro cuyo tránsito no tiene suficiente saldo para las órdenes que faltan por pagar.

(*) también pueden ser cuentas de activos, en general son las cuentas que se debitan en la causación.