Manual de Información Exógena: Parámetros

La Información Exógena (en adelante IE) son los informes requeridos por la DIAN sobre las operaciones contables realizadas por las Cámaras sobre sus clientes, proveedores y usuarios.

El submódulo de IE tiene como objetivo automatizar la generación de los documentos excel requeridos a partir de los registros contables guardados en el módulo de Contabilidad.

Todas las pantallas de la IE se encuentran en la ruta Contabilidad > Información Exógena

En esta primera entrada vamos a ver todos los parámetros en la administración del submódulo que se deben configurar cada año (aunque por supuesto existe la opción de copiarlos de un año para otro).

1. Literales.
Lo primero que se debe tener son los literales, estos se ingresan y editan en la opción de Contabilidad > Información Exógena > Administración > Literales

Los Literales son la división principal de la IE y por ser información legal se cargarán automáticamente en todas las Cámaras.

Para cada literal se deben especificar los siguientes parámetros:

• Valor Base: es el valor mínimo para reportar. Los valores menores se resumen en un sólo registro para el "Nit predefinido de cuantías menores".
• Nit Predefinido Exterior: Con este nit se identifican las entidades del exterior.
• Nit predefinido cuantías menores: Es el nit al que se llevan todos los valores de los conceptos que no sean superiores al Valor base.
• Por total de todos los formatos que conforman el Literal: el valor base se compara con la suma de los valores de todos los formatos-conceptos del literal.

2. Formatos y Conceptos.

Los Formatos son los documentos que se generan y se reportan, estos pertenecen a un literal y cada literal puede tener uno o más formatos. Los formatos a su vez están conformados por columnas llamadas Conceptos. Los conceptos son el resultado de la suma de las cuentas relacionadas y la resta de las cuentas de excepción.

El cargue inicial de Formatos y Conceptos también se cargará automáticamente en cada Cámara; pero las cuentas de cada concepto no, debido a que dependen directamente del Plan de cuentas de cada Cámara. Este paso implica el trabajo más largo e importante de la parametrización.

• Nit predefinido: nit que usará el formato. Pueden ser: Nit informante (la Cámara), Exterior (Nit predefinido exterior del literal) y Nit (del movimiento).

• Acción principal: Operación que se realizará sobre las cuentas: sólo el crédito, sólo el débito, crédito menos débito, débito menos crédito. Esta acción no es afectado por la naturaleza de las cuentas.
• Proceso: Se refiere a si los cálculos del concepto se harán tercero a tercero (Nit) o por un sólo valor que resuma todo (Total), en este caso el nit usado es el de la Cámara.
• Por saldo: Sólo se debe activar para que los cálculos usen el saldo de las cuentas, esto es, que la operación si tenga en cuenta la naturaleza de la cuenta. El cálculo incluye el saldo inicial de las cuentas.
• Reportar: Activa o desactiva el formato y concepto para ser incluido en el literal.

Para cada concepto se deben definir cuentas relacionadas. Se debe dar clic en "Asociar cuentas" para acceder a la opción que permite definir las cuentas una a una o por grupos. A su vez para cada cuenta se debe definir la operación a realizar (por defecto toma la operación principal del concepto). Las cuentas se pueden detallar por centro de costo (si no se usa es toda la cuenta). El "Nit predefinido" lleva todos los movimientos de la cuenta al nit específicado.

La opción "Cuentas" en la parte de abajo permite buscar más cómodamente las cuentas directamente del plan de cuentas y seleccionarlas para cargarlas entre las cuentas asociadas. Note que si trae una cuenta mayor lo que indica es que el cálculo se hará sobre todas las cuentas de detalle hijas (el '%' es opcional).

La opción de "Restricción de cuentas" hace referencia a las cuentas que, aun estando incluidas en el rango de las cuentas asociadas, se deben obviar al calcular. Aquí también se puede restringir varias cuentas usando una cuenta de mayor (el '%' es opcional).

La opción de "Asociar otro Formato-Concepto" permite incluir dentro de un concepto los cálculos de otro concepto.

Cada valor informado es una nueva columna a la derecha del concepto parametrizado. Aquí se pueden incluir aun los conceptos que no se reportan.